Управление записями (англ. Records Management) — управление документами организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя формирование документов в делопроизводстве, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях — архивное хранение).
Документ (record) может быть представлен на материальном носителе (бумага, микрофиша, микрофильм) или в цифровом виде (файлы на магнитной ленте, компакт-диске, на винчестере и т.д.). Это могут быть свидетельства о рождении, рентгеновские снимки, документы, базы данных, прикладные данные или электронная почта. Управление документами, в первую очередь, сосредоточено на материалах о деятельности организации, и, как правило, применяется в соответствии с юридической ценностью документов, а не их физической формой. Документы, отличаются от файлов наличием реквизитов (исх.№, наименование организации, наличие подписи руководства, печати и т.п.). Хранению обычно подлежат документы с реквизитами, выходящими из процесса делопроизводства и по срокам хранения (в соответствии с номенклатурой) подпадающие в разряд временного или постоянного хранения.
Раньше определение «управление записями» использовалось как обозначение управления теми записями, которые уже вышли из повседневного использования, но срок хранения которых еще не истек — «полу-актуальные», «неактивные», часто хранящиеся в подвале или вне предприятия. Более современное использование этого понятия включает в себя весь жизненный цикл записи — от точки создания до окончательного уничтожения.
Стандарт ISO 15489:2001 определяет управление записями как «область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, хранением, использованием и уничтожением записей, включая процесс сбора и ведения данных о деятельности и сделках предприятия в форме записи».
ISO определяет запись как «информацию, созданную, полученную и хранимую, в качестве свидетельства или информации, организацией или человеком в соответствии с юридическими обязательствами или ведением бизнеса».
Международный совет архивов (International Council on Archives (ICA)) определяет запись как «записанную информацию, подготовленную или полученнуюя в процессе начинания, проведения и завершения корпоративной или индивидуальной деятельности, включающую содержание, контекст и структуру, достаточные для предоставления доказательств деятельности». Ключевое слово в определениях — свидетельство. Проще говоря, запись может быть определена как «свидетельство события».