| Часть серии по |
| Бухгалтерский учет |
|---|
 |
Кредиторская задолженность ( AP ) - это деньги, которые компания должна своим поставщикам, которые показаны как обязательства на балансе компании . Он отличается от векселей к оплате , которые представляют собой долги, образованные официальными юридическими документами. [1]
Обзор [ править ]
Кредиторская задолженность записывается во вспомогательной бухгалтерской книге "Счета к оплате" в момент подтверждения счета на оплату. Подтвержденный или подтвержденный означает, что счет утвержден к оплате и был зарегистрирован в Главной книге или вспомогательной книге AP как непогашенное или открытое обязательство, поскольку он не был оплачен. Кредиторская задолженность часто подразделяется на Торговую кредиторскую задолженность, кредиторскую задолженность за покупку физических товаров, которая учитывается в инвентарных запасах, и кредиторскую задолженность по расходам, кредиторскую задолженность за покупку товаров или услуг, которые относятся на расходы. Распространенными примерами кредиторской задолженности являются реклама, путешествия, развлечения, канцелярские товары и коммунальные услуги. AP - это форма кредита, которую поставщики предлагают своим клиентам, позволяя им платить за продукт илиобслуживание после того, как оно уже было получено. Поставщики предлагают различные условия оплаты счета. Условия оплаты могут включать предложение скидки при оплате счета в течение определенного количества дней. Например, 2%, условия Net 30 означают, что плательщик вычтет 2% из счета, если оплата будет произведена в течение 30 дней. Если оплата производится в 31 день, то выплачивается полная сумма. Это также обозначается как 2/10 Net 30. [2]
В домохозяйствах кредиторская задолженность обычно представляет собой счета от электрической компании , телефонной компании, кабельного телевидения или спутниковой антенны , подписки на газеты и других подобных регулярных услуг. Домовладельцы обычно отслеживают и платят ежемесячно вручную, используя чеки, кредитные карты или интернет-банкинг. В бизнесе обычно существует гораздо более широкий спектр услуг в файле AP, и бухгалтеры или бухгалтеры обычно используют бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания движения денег по этому обязательству.счета, когда они получают счета и из него, когда они производят платежи. Все чаще крупные фирмы используют специализированные решения по автоматизации счетов к оплате (обычно называемые ePayables) для автоматизации бумажных и ручных элементов обработки счетов-фактур организации.
Обычно поставщик отправляет продукт, выставляет счет и забирает оплату позже. Это цикл конвертации денежных средств или период времени, в течение которого поставщик уже заплатил за сырье, но не получил взамен от конечного потребителя.
Когда счет-фактура получен покупателем, он сопоставляется с отборочным листом и заказом на поставку , и, если все в порядке, счет-фактура оплачивается. Это называется трехсторонним матчем. [3] Трехстороннее совпадение может замедлить процесс оплаты, поэтому метод может быть изменен. Например, трехстороннее сопоставление может быть ограничено только счетами на крупную сумму, или сопоставление автоматически утверждается, если полученное количество находится в пределах определенного процента от суммы, разрешенной в заказе на поставку. [4]Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов обрабатывает процесс сопоставления по-разному в зависимости от бизнес-правил, установленных во время создания рабочего процесса. Самый простой случай - это двустороннее сопоставление самого счета-фактуры и заказа на поставку.
Внутренний контроль [ править ]
Обычно используются различные проверки против злоупотреблений для предотвращения хищений со стороны сотрудников кредиторской задолженности. Разделение обязанностей - это общий контроль. В странах, где оплата чеками является обычным явлением, почти все компании имеют процесс младшего сотрудника и распечатывают чек, а старший сотрудник проверяет и подписывает чек. Часто бухгалтерское программное обеспечение ограничивает выполнение каждым сотрудником только возложенных на него функций, так что ни один сотрудник - даже контролер - не может в одиночку произвести платеж.
Некоторые компании также разделяют функции добавления новых поставщиков и ввода ваучеров. Это делает невозможным для сотрудника добавить себя в качестве продавца и затем выписать себе чек, не вступая в сговор с другим сотрудником. Этот файл называется основным файлом поставщика. Это хранилище всей важной информации о поставщиках компании. Когда дело доходит до оплаты счетов, это ориентир для кредиторской задолженности. [5]
Кроме того, большинство компаний требуют второй подписи на чеках, сумма которых превышает установленный порог.
Персонал по счетам к оплате должен следить за поддельными счетами. В отсутствие системы заказов на закупку первой линией защиты является утверждающий менеджер. Тем не менее, персонал AP должен быть знаком с несколькими типичными проблемами, такими как грабежи « Желтых страниц », в которых мошеннические операторы предлагают разместить рекламу. Логотип «ходячие пальцы» никогда не был зарегистрирован как торговая марка, и существует множество различных каталогов в стиле «Желтых страниц», большинство из которых имеют небольшое распространение. Согласно статье в « Практике работодателей Американской ассоциации заработной платы зимой 2000 года », "Продавцы могут присылать документы, похожие на счета-фактуры, но мелким шрифтом они заявляют, что" это не счет ". Это может быть плата за размещение в каталоге или рекламу. В последнее время некоторые компании начали отправлять то, что выглядит как чек со скидкой или возмещением. ; по сути, это регистрация на услуги, которая активируется при возврате документа с подписью ".
В кредиторской задолженности простая ошибка может привести к большой переплате. Типичный пример - это повторяющиеся счета-фактуры. Счет-фактура может быть временно потерян или все еще находится в статусе утверждения, когда поставщики звонят, чтобы узнать статус его платежа. После того, как сотрудник AP найдет его и обнаружит, что он не был оплачен, поставщик отправляет дубликат счета; тем временем оригинал счета появляется и оплачивается. Затем приходит дубликат счета-фактуры, который также непреднамеренно оплачивается, возможно, по немного другому счету.
Аудит кредиторской задолженности [ править ]
Аудиторы часто обращают внимание на наличие утвержденных счетов-фактур, отчетов о расходах и другой подтверждающей документации для подтверждения сокращенных проверок. Наличие подтверждения или выписки от поставщика является разумным доказательством существования счета. Нередко некоторая часть этой документации теряется или неправильно оформляется к моменту проведения аудита. В таких ситуациях аудитор может принять решение о расширении размера выборки.
Аудиторы обычно составляют структуру просроченной кредиторской задолженности для лучшего понимания непогашенной задолженности за определенные периоды (30, 60, 90 дней и т. Д.). Такие структуры помогают правильно представить бухгалтерский баланс на конец финансового года. [6]
Автоматизация [ править ]
Счета к оплате [1] или автоматизация AP - это постоянные усилия многих компаний по оптимизации бизнес-процессов своих отделов кредиторской задолженности. Основная ответственность отдела кредиторской задолженности заключается в обработке и проверке транзакций между компанией и ее поставщиками. Другими словами, работа отдела кредиторской задолженности состоит в том, чтобы убедиться, что все неоплаченные счета от их поставщиков утверждены, обработаны и оплачены. Обработка счета включает запись важных данных из счета и ввод их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После этого счета должны пройти через соответствующий бизнес-процесс компании, чтобы быть оплаченными. [7]
Этот процесс прост, но может стать очень обременительным, особенно если у компании очень большое количество счетов-фактур. Эта проблема усугубляется, когда счета-фактуры, требующие обработки, находятся на бумаге. Это может привести к потере счетов, человеческой ошибке при вводе данных и дублированию счетов. Эти и другие проблемы приводят к высокой стоимости одного счета-фактуры. Целью автоматизации отдела счетов к оплате является оптимизация процесса выставления счетов, устранение потенциальных ошибок, связанных с человеческим фактором, и снижение стоимости счета-фактуры [8]
Некоторые из наиболее распространенных решений автоматизации AP включают в себя выставление электронных счетов , сканирование и рабочий процесс, онлайн-отслеживание, возможности отчетности, пользовательские интерфейсы электронных счетов, сети поставщиков, платежные услуги и аналитику расходов для всех счетов. [9]
Электронное выставление счетовможет быть очень полезным инструментом для отдела AP. Электронное выставление счетов позволяет поставщикам отправлять счета через Интернет и автоматически направлять и обрабатывать эти счета. Поскольку получение и представление счета-фактуры происходит почти сразу, счета-фактуры оплачиваются раньше; следовательно, время и деньги, необходимые для обработки этих счетов, значительно сокращаются. (Financial Operations Networks, 2008) В этих решениях обычно участвует сторонняя компания, которая предоставляет и поддерживает приложение, которое позволяет поставщику отправлять электронный счет своему клиенту для немедленного направления, утверждения и оплаты. Эти приложения связаны с базами данных, которые архивируют информацию о транзакциях между торговыми партнерами. (Банк США, Скотт Хессе, 2010 г.) Счета-фактуры можно отправлять разными способами, включая EDI ,CSV- или XML- файлы, PDF-файлы или онлайн-шаблоны счетов. Поскольку электронное выставление счетов включает в себя так много различных технологий и вариантов входа, это зонтичная категория для любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты. [10]
Системы планирования ресурсов предприятия обычно используют программное обеспечение для предоставления предприятиям интегрированных услуг по управлению бизнес-процессами. [11]
История [ править ]
С середины 1960-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных между своими торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первые системы электронного обмена данными . Эти системы были уникальными для соответствующей компании, которая их разработала, а это означает, что их было трудно развернуть в большом количестве корпораций. Признавая это, Аккредитованный комитет по стандартам X12 - организация по стандартизации под эгидой ANSI - подготовилась к стандартизации процессов EDI. Это привело к тому, что сегодня известно как стандарт ANSI X12 EDI . [12]
Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами в течение почти 3 десятилетий. 1990-е годы пришли с развитием интернет-технологий. Начали появляться компании, предлагающие более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом с функциями, которые обслуживали как поставщиков, так и клиентов. Эти новые веб-приложения позволяли отправлять индивидуальные счета-фактуры в режиме онлайн, а также загружать файлы EDI. Наряду с другими методами загрузки файлов, включая CSV и XML. Эти услуги позволяют поставщикам выставлять счета своим клиентам для согласования и утверждения через удобное веб-приложение. Поставщики также могут видеть историю всех счетов-фактур, которые они отправили своему клиенту, не имея прямого доступа к системам клиентов.Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов. Заказчик может регулировать эту служебную информацию, чтобы контролировать объем транзакционной информации, доступной продавцу. (Например, даты платежа или информация о чеке).[13]
По мере того, как компании переходят в цифровую эру, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов для автоматизации своих отделов кредиторской задолженности. Некоторые даже считают, что в ближайшем будущем это станет отраслевым стандартом. Согласно отчету, подготовленному командой GXS в 2013 году, Европа принимает правительственное законодательство, побуждающее компании применять методы электронного выставления счетов. В Соединенных Штатах пока нет такого законодательства, но они признают ценность этой технологии. По оценкам Казначейства США, внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве снизит расходы на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год. [14]
С ростом доступности роботизированных решений компании еще больше стремятся улучшить процессы в AP. Применяя сквозную роботизированную автоматизацию процессов или RPA к своему отделу кредиторской задолженности, организации могут повысить скорость и точность обработки счетов при одновременном снижении операционных расходов. [15] Некоторые организации сообщают, что, внедрив RPA, им удалось почти полностью исключить вмешательство человека в процесс AP, тем самым сэкономив от 65% до 75% времени, которое ранее тратилось на ручную обработку. [16]
См. Также [ править ]
 | Найдите информацию о кредиторской задолженности в Викисловаре, бесплатном словаре. |
- Список тем бухгалтерского учета
- Задолженность на счетах
- Платежная ведомость
- Читатель счетов
- Ссылка на кредитора
Ссылки [ править ]
- ^ Иглы, Belverd E .; Пауэрс, Мэриан; Кроссон, Сьюзен В. (23 февраля 2010 г.). Финансовый и управленческий учет. - Белверд Э. Нидлз, Мэриан Пауэрс, Сьюзен В. Кроссон - Google Boeken . ISBN 978-1439037805. Проверено 29 ноября 2013 .
- ^ «Что означает 2/10 net 30? Сделайте досрочные выплаты реальностью» . Типалти . 2018-02-09 . Проверено 24 августа 2018 .
- ^ Шеффер, Мэри С. (2007). Руководство для контролеров и финансовых директоров по счетам к оплате . Джон Вили и сыновья . ISBN 978-0-471-78589-7.
- ^ «Процесс утверждения счета» . Бухгалтерские инструменты . Проверено 29 ноября 2013 .
- ^ Шеффер, Мэри С. (2006). Счета к оплате и закон Сарбейнса Оксли: усиление внутреннего контроля . Джон Вили и сыновья . ISBN 0-471-78588-1.
- ^ Элмор, Кристофер (2011). 8 ловушек автоматизации расчетов с поставщиками . NC: CreateSpace. п. 198. ISBN 978-1-4610-3996-9.
- ^ Инструменты бухгалтерского учета. (2013). Контроль кредиторской задолженности. Получено из инструментов бухгалтерского учета: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls
- ↑ Абердинская группа: Скотт Пезза, wj (2010, октябрь). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство для покупателя по оптимизации расчетов с поставщиками, стр. 4. Получено с сайта www.adp.com: « Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) 23 января 2014 года . Проверено 14 июня 2013 . CS1 maint: archived copy as title (link)
- ^ Aberdeen Group: Скотт Pezza, В. к. (2010, октябрь). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство покупателя по оптимизации кредиторской задолженности, стр. 8. Получено из ADP: «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) 23 января 2014 года . Проверено 14 июня 2013 . CS1 maint: archived copy as title (link)
- ^ tieto. (2009). Будущее электронного выставления счетов, Стр. 5. Получено из digitdoc: « Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) 21.10.2012 . Проверено 17 июня 2013 . CS1 maint: archived copy as title (link)
- ^ Мэйс, Кирилл; Дайер, Джон (1 октября 2015 г.). «Автоматизация расчетов с кредиторской и дебиторской задолженностью для МСБ». Международный журнал бизнес-исследований . 15 (3): 37–54. DOI : 10,18374 / IJBR-пункт 15-3.4 .
- ^ Хилл, MG (nd). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf Архивировано 9 марта 2014 г. на Wayback Machine
- ^ GXS. (2013). Краткая история. Получено из основ электронного выставления счетов: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
- ^ Бруно Кох, Г. (2013, апрель). Электронное выставление счетов / Электронный биллинг. Получено с GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf
- ^ «Статья: Роботизированная автоматизация процессов в счетах к оплате - завтра уже сегодня» . wns.com . Проверено 29 июля 2016 .
- ^ «Стратегическое видение КПМГ на рынке снабжения 2016» . 2016-04-13. Cite journal requires
|journal=(help)
