Протоколы , также известные как протоколы собрания (сокращенно MoM ), протоколы или, неофициально, заметки , представляют собой мгновенный письменный отчет о собрании или слушании . Обычно они описывают события собрания и могут включать список участников, изложение вопросов, рассмотренных участниками, и соответствующие ответы или решения по этим вопросам.
Этимология [ править ]
Название «минуты», возможно, происходит от латинской фразы minuta scriptura (буквально «мелкое письмо»), означающей «грубые записи». [1]
Создание [ править ]
Протокол может быть составлен во время собрания машинисткой или судебным репортером , который может использовать стенографические записи, а затем подготовить протокол и затем выдать его участникам. В качестве альтернативы, собрание может быть записано на аудио , видео или назначенный или неофициально назначенный секретарь группы может делать записи, а протоколы готовятся позже. Многие государственные учреждения используют программное обеспечение для записи минут для записи и подготовки всех минут в режиме реального времени .
Цель [ править ]
Протокол - это официальный письменный протокол собраний организации или группы. Они не являются протоколами этих судебных заседаний. Использование правил Роберта Приказа новой редакции (RONR), протокол должен содержать в основном запись о том , что было сделано на встрече, а не то , что говорит членами. [2] [3] [4] Организация может иметь свои собственные правила относительно содержания протокола.
Для большинства организаций или групп важно, чтобы протоколы были краткими и включали только краткое изложение решений. [2] дословный отчет (стенограмма) , как правило , не полезно. Если этого не требуют правила организации, резюме обсуждений на собрании не является ни необходимым, ни уместным. [2]
Протоколы определенных групп, таких как корпоративный совет директоров , должны храниться в файлах и являются важными юридическими документами. [5] [6] [7] Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов той же организации. [8] Также отдельно могут храниться протоколы исполнительных заседаний . [9] Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя могут быть сделаны менее формальные записи. [10] Для комитетов официальными записями являются отчеты, представленные их головному органу.
Форматировать [ редактировать ]
Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие правила. [11] [12] [13] Правила порядка Роберта содержат образец протокола. [14]
Как правило, протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, правления), и может также включать место, дату, список присутствующих людей и время, когда председатель созвал собрание по порядку. [15]
Поскольку основная функция протокола - записывать принятые решения, должны быть включены все официальные решения. Если официальное предложение предложено и поддержано, то (независимо от того, будет ли оно принято) это записывается. [16] Также может быть включен подсчет голосов . [17] Часть протокола, посвященная обычному движению, может просто отмечать, что конкретное движение было «продвинуто Анной и принято». Не обязательно указывать имя человека, который секундирует движение. [16] Если включен подсчет голосов, достаточно записать количество людей, проголосовавших за и против предложения [17], но просьбы участников записать свои голоса поименно могут быть разрешены. Если решение принимаетпоименное голосование , затем все отдельные голоса записываются поименно . [17] Если это сделано по общему согласию без официального голосования, то этот факт может быть зафиксирован.
Протокол может заканчиваться отметкой о времени, когда собрание было отложено. [18] [19]
Протоколы иногда представляются ответственным за них лицом (часто секретарем) на следующем собрании для рассмотрения. Традиционная заключительная фраза - «С уважением» (хотя это уже не является обычным явлением), за которой следует подпись офицера, его или ее напечатанное (или напечатанное) имя и его или ее титул. [19] [20]
Обычно одним из первых пунктов в рабочем порядке или повестке дня собрания является чтение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы соглашаются (обычно по единодушному согласию ), что письменный протокол отражает то, что произошло на предыдущем собрании, то они утверждаются, и факт их одобрения фиксируется в протоколе текущего собрания. [21] Если есть существенные ошибки или упущения, протокол может быть изменен и повторно представлен позднее. Незначительные изменения могут быть внесены немедленно, используя обычные процедуры внесения поправок , и измененный протокол может быть утвержден «с поправками». [21]Обычно целесообразно рассылать черновики протокола всем членам до собрания, чтобы собрание не откладывалось из-за чтения проекта. [19]
См. Также [ править ]
- Дневник
- Вестник
Ссылки [ править ]
Цитаты [ править ]
- ^ «Минуты» . etymonline.com . Проверено 15 июня 2019 .
- ^ a b c «Часто задаваемые вопросы о RONR (Вопрос 15)» . Официальный веб-сайт правил Роберта . Ассоциация правил Роберта . Проверено 15 декабря 2015 .
- ^ Роберт 2011 , стр. 468
- ^ Роберт III 2011 , стр. 146
- ^ «Важность корпоративных протоколов» . Inc.com . Inc. 13 июня 2000 . Проверено 16 декабря 2015 .
- ^ «Руководство по внутренним доходам - 4.35.2 Методы аудита деловой прибыли» . Irs.gov . Служба внутренних доходов . 5 мая 2006 года архивации с оригинала на 22 декабря 2015 года . Проверено 16 декабря 2015 .
- ^ Карнс, Дэвид. «Как составлять корпоративные протоколы» . LegalZoom.com . LegalZoom . Проверено 16 декабря 2015 .
- ^ Роберт 2011 , стр. 460
- ^ Роберт 2011 , стр. 96
- ^ Роберт III 2011 , стр. 162
- ^ Сильвестр, Нэнси. «Как записывать и вести протокол собрания» . Нэнси Сильвестр, Массачусетс, PRP, CPP-T. Архивировано из оригинального 20 февраля 2015 года . Проверено 16 декабря 2015 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
- ↑ Бойня, Джим. «Протокол статьи» . Парламентарий и консультант по парламентским процедурам . Джим Слотер . Проверено 16 декабря 2015 .
- ^ Дженнингс, К. Алан. «Протокол собрания по правилам Роберта» . Для чайников . Джон Вили и сыновья . Проверено 16 декабря 2015 .
- ^ Роберт 2011 , стр. 472-473
- ^ Роберт III 2011 , стр. 147
- ^ a b Роберт III 2011 , стр. 148
- ^ a b c Роберт III 2011 , стр. 149
- ^ Роберт 2011 , стр. 470
- ^ a b c Роберт III 2011 , стр. 150
- ^ Роберт 2011 , стр. 471
- ^ a b «Часто задаваемые вопросы о RONR (Вопрос 16)» . Официальный веб-сайт правил Роберта . Ассоциация правил Роберта . Проверено 15 декабря 2015 .
Источники [ править ]
- Роберт, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные правила порядка Роберта (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82020-5.
- Роберт III, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные краткие правила порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82019-9.
Дальнейшее чтение [ править ]
- Американский институт парламентариев (2014). Полное руководство по протоколам . Американский институт парламентариев. Архивировано из оригинала на 2016-10-14 . Проверено 1 марта 2016 .
- Национальная ассоциация парламентариев (2009 г.). Пути к профессиональному мастерству - что было сделано на встрече: путеводитель по протоколам . Независимость, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев. ISBN 9781884048562.
- Мина, Эли (2004). Руководство Мины по минутам . Ванкувер (Канада): Eli Mina Consulting. ISBN 978-0973442809.