Основные функции Microsoft Exchange: обработка и пересылка почтовых сообщений, совместный доступ к календарям и задачам, поддержка мобильных устройств и веб-доступ, интеграция с системами голосовых сообщений (начиная с Exchange 2007), поддержка систем обмена мгновенными сообщениями (поддержка удалена с версии Exchange 2003).
Exchange Server тесно интегрирован с Active Directory: большая часть пользовательских данных хранится в Active Directory (связь учётных записей пользователей и почтовых ящиков, списки контактов). Отдельно от Active Directory хранятся только сами почтовые ящики (в связи с существенным размером). Благодаря механизму репликации Active Directory в случае использования нескольких серверов Microsoft Exchange Server сохраняется актуальность данных на всех серверах. Также «автоматически» поддерживается иерархическая система доверительных отношений между доменами.
Microsoft Exchange Server, до версии 2003, при установке дополняет стандартный инструмент архивации Windows — NTBackup — поддержкой хранилищ Exchange. Если есть необходимость резервного копирования/ восстановления не только почтовых хранилищ, но и персональных почтовых ящиков, то можно использовать инструменты резервного копирования сторонних производителей, например Symantec Backup Exec, или штатную функцию «Restore-Mailbox». В Microsoft Windows Server 2008 инструмент NTBackup отсутствует, а его аналог непригоден для архивации баз данных Exchange, вместо этого Microsoft рекомендует использовать для резервного копирования почтовых баз данных Exchange, а также служебной информации Active Directory — серверное приложение Microsoft System Center Data Protection Manager (Microsoft SC DPM), либо альтернативные решения одобренных вендоров. Ситуация была исправлена с выходом Service Pack 2 для Exchange 2007, в этом выпуске существуют компоненты для архивирования разделов с базами Exchange в среде Windows Server 2008.
Кроме этого, Microsoft также публикует список серверных приложений для архивации[2], производства компаний-партнеров, для архивации хранилищ Exchange Server. Резервное копирование хранилищ в «пофайловом виде», только при условии отключения хранилищ на время резервного копирования — крайне не рекомендуется. Механизм теневого копирования поддерживается, и возможность его применения зависит от выбранного продукта для архивации.