Лицо, ответственное за предоставление различных видов административной помощи, называется помощником по административным вопросам ( помощником администратора ) или иногда также специалистом по административной поддержке . [1] [2] [3]
Должностные обязанности [ править ]
Помощники администраторов выполняют канцелярские обязанности почти во всех отраслях. Некоторые помощники по административным вопросам, например, в юридической отрасли, могут быть более специализированными, чем другие. Большинство обязанностей помощника по административным вопросам связаны с управлением и распространением информации в офисе. Обычно это включает в себя ответ на телефонные звонки, создание заметок и ведение файлов. Административные помощники также могут отвечать за отправку и получение корреспонденции, а также за приветствие клиентов и клиентов. [4]
Бухгалтерия
Помощникам администраторов в некоторых офисах может быть поручено отслеживать и регистрировать расходы. Обязанности могут варьироваться от создания таблиц до отчетности о расходах офис-менеджеру. Таким образом, от некоторых помощников по административным вопросам может потребоваться знание программного обеспечения для бухгалтерского учета, такого как Microsoft Excel .
Планирование и составление графиков
Планирование мероприятий, таких как заседания совета директоров и обеды, также может входить в обязанности помощников администратора. Для этого может потребоваться изучить цены поставщиков или узнать о доступности участников. Другие обязанности могут включать планирование встреч и подготовку презентационных материалов.
Документация
Помощники администраторов также могут помогать сотрудникам с документацией. Помимо хранения, организации и управления файлами, помощникам может потребоваться печатать, редактировать и корректировать документы. Некоторым помощникам может потребоваться диктовать или записывать протоколы собраний.
Специализированные рабочие обязанности [ править ]
От административных помощников в некоторых областях могут потребоваться обширные профессиональные знания. Соответственно, обязанности этих помощников могут быть более специализированными. Например, помощникам по юридическим и административным вопросам может потребоваться глубокое понимание юридической терминологии и процедур, а помощникам врачей может потребоваться хорошо разбираться в отношениях со страховыми компаниями и чтении медицинских отчетов.
С этой точки зрения их также называют специалистами по административной поддержке.
Информация о перспективах занятости и заработной плате [ править ]
По данным Бюро статистики труда США (BLS), средний рост занятости секретарей и административных помощников в 2012-2022 гг. Ожидался на 12% . По данным BLS, генеральные секретари и административные помощники, не являющиеся юридическими, медицинскими или исполнительными секретарями, в 2018 году получали среднюю годовую заработную плату в размере 52 840 долларов США.
- Обеспечение обслуживания клиентов
- Управление инвентаризацией активов и материалов, поиск поставщиков (продавцов) и отправка счетов-фактур
- Планирование и координация встреч и презентаций, интервью, мероприятий и других подобных мероприятий * Отправка и получение почты и пакетов
- Отправка факсов и электронных писем
- Управление документами и файлами
- Отправка и получение документов для компании
- Отвечая на звонок
- Помощь в различных повседневных операциях
- Использование различных офисных машин, таких как копировальные аппараты и компьютеры.
- Приветствие гостей и посетителей
Ожидания работодателя [ править ]
Работодатели ищут работников, обладающих знаниями, сочетанием навыков, личных качеств и взглядов. Они включают:
- Хорошо организованный
- Вежливый
- Надежный
- Сильная рабочая этика
- Продуктивность
- Профессионализм
- Навыки решения проблем и критического мышления
- Хорошие технические, межличностные и коммуникативные навыки
- Ориентация на клиента
- Осмотрительность
- Многозадачность
- Умение работать в команде и сотрудничать [5]
- Тайм-менеджмент
- тактика
Ссылки [ править ]
- ^ "Информация о работе административного помощника | Национальная служба занятости" . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27 . Проверено 8 декабря 2013 .
- ^ «Найдите работу на CareerBuilder.com» . Msn.careerbuilder.com. 2010-12-13. Архивировано из оригинала на 2013-11-09 . Проверено 8 декабря 2013 .
- ^ «Как пройти собеседование: Административный помощник | Monster.com» . Hiring.monster.com. 2013-09-30 . Проверено 8 декабря 2013 .
- ^ «Секретари и административные помощники: Руководство по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 2012-03-29 . Проверено 8 декабря 2013 .
- ^ Административный профессионал Фултон-Калкинс Рэнкин Шумак