Жизненный цикл записей
Жизненный цикл документов в делопроизводстве относится к следующим этапам «жизненного цикла» документов: от их создания до сохранения (в архиве) или уничтожения. Хотя существуют различные модели жизненного цикла записей, все они предусматривают создание или получение, использование и распоряжение. [2]
Фаза управления записями жизненного цикла записей состоит из создания, классификации, обслуживания и удаления. Создание происходит при поступлении информации в виде записей. Записи или их информация классифицируется в некоторой логической системе. Поскольку записи используются, они требуют обслуживания. Утилизация включает в себя уничтожение или передачу в архив для дальнейшего использования.
Затем следует вторая, архивная фаза, состоящая из отбора или получения записей архивом, описания записей в описях, помощи в поиске и т.п., а также сохранения записей или, возможно, информации в записи. Исследователи и ученые могут продолжать ссылаться и использовать информацию, содержащуюся в записях.
В 1930-х годах Эммет Лихи из Национального архива США играл центральную роль в разработке программы для определения жизненного цикла документов от создания и использования до возможного уничтожения или архивирования. [3] Ричард Бернер из Вашингтонского университета предложил единую цель управления записями и архивами: «ответственное использование и управление записями, ведущее либо к санкционированному уничтожению, либо к архивному сохранению и управлению». [4]
Профессии управления записями и архивами, хотя и разные, безусловно, работают для достижения одной и той же цели: эффективного управления записанной информацией на всех этапах континуума, от создания до уничтожения. Эффективное управление записанной информацией (то, что Бернер называет «ответственным использованием и администрированием документации») требует постоянного взаимодействия между менеджером документации и архивариусом, чтобы:
Важный более поздний вклад был сделан Фрэнком Апвардом и его разработкой модели Records Continuum .
