Карта покупки (также сокращенно PCard , P-Card или ProCard ) — это форма платежной карты компании , которая позволяет приобретать товары и услуги без использования традиционного процесса покупки. В Великобритании закупочные карты обычно называют закупочными картами.
Карты для покупок обычно выдаются сотрудникам, которые должны следовать политике и процедурам своей организации, связанным с использованием P-Card, включая проверку и утверждение транзакций в соответствии с установленным графиком (не реже одного раза в месяц). Организация может реализовать различные элементы управления для каждой P-Card; например, лимит на одну покупку в долларах, месячный лимит, ограничения кода категории продавца (MCC) и так далее. Кроме того, деятельность владельца карты P-Card должна периодически проверяться кем-то, независимым от владельца карты.
Регулярные проверки должны быть частью текущих усилий организации по управлению программой Карты Покупок. Ее успеху или, наоборот, стагнации могут способствовать самые разные факторы. Существуют общие ловушки программы P-card, которых следует избегать, с целью разработки стратегий успеха, которые могут поставить (или удержать) программу на правильном пути. [1]
В последние годы использование карт для закупок резко возросло, и многие государственные организации теперь используют их для устранения «бюрократизма» и снижения затрат. [2] Например, в 2001 году у Министерства обороны (DOD) было 230 000 держателей карт с ежегодными расходами в размере 6,1 миллиарда долларов. [3] Организации обычно используют покупательские карты для покупки товаров и услуг с низкой стоимостью, поскольку они предлагают механизм для выполнения этих транзакций со значительно меньшими затратами, чем традиционные методы.
Существует множество программных решений, помогающих управлять карточными программами покупок, в частности электронными выписками, которые компании-эмитенты предоставляют вместо традиционных счетов-фактур.
Организации начали использовать покупательские карты в качестве стратегической формы оплаты кредиторской задолженности (A/P) в дополнение к традиционным крупномасштабным малодолларовым транзакциям. Организации заменяют чеки закупочными картами и автоматизируют оплату поставщику. Это одно из самых быстрорастущих применений покупки карт. Согласно результатам сравнительного исследования покупательных карт 2005 г. (Palmer and Gupta, 2007), [4] транзакции с традиционными покупательскими картами на сумму менее 2000 долларов США выросли на 1,4% с 2003 по 2005 год. . Транзакции A/P попадают в этот диапазон и могут достигать сотен тысяч долларов.