 | Эта статья требует дополнительных ссылок для проверки . ( февраль 2010 г. ) ( Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения ) |
Сравнение документов , также известное как красная черта или blacklining , представляет собой процесс , с помощью которого компьютера изменение определены между двумя версиями одного и тем же документом для целей редактирования документов и обзора. Сравнение документов - обычная задача в юридической и финансовой сферах.
Процесс сравнения документов на основе программного обеспечения сравнивает справочный документ с целевым документом и создает третий документ, который указывает (с помощью цветного выделения или различных характеристик шрифта) информацию (текст, графика, формулы и т. Д.), Которая была добавлена в или удаляется из справочного документа для создания целевого документа.
Общие форматы документов для сравнения включают документы текстовых редакторов (например, Microsoft Word ), электронные таблицы , презентации (например, PowerPoint ) и документы в формате Portable Document Format (PDF).
Обзор [ править ]
В самом широком определении сравнение документов может относиться к любому действию маркировки изменений, сделанных между двумя версиями одного и того же документа, и представления этих изменений в третьем документе через графический интерфейс пользователя (GUI). Существует несколько вариантов типов изменений, регистрируемых в процессе сравнения документов. Некоторые программы ограничивают сравнение только текстом и содержимым таблиц в текстовых документах, в то время как другие регистрируют изменения, внесенные в электронные таблицы и презентации, а также изменения, внесенные в версии документов PDF. Также существуют определенные программы, которые сравнивают изменения, внесенные в такие объекты, как JPEG , TIFF , BMP , изображения PNG, встроенные в документы, и простые текстовые файлы.
Решения для сравнения документов отмечают изменения, внесенные в следующие типы документов:
| Документы для обработки текстов | Текст в абзацах и в текстовых полях; пули и нумерация; таблицы содержания; прикладные стили; элементы дизайна и верстки; таблицы, включая добавления и удаления строк; встроенные объекты ; вставленные изображения. |
| Таблицы | Значения; формулы; добавления и удаления строк и столбцов, примененные стили; элементы дизайна и верстки. |
| Презентаций | Текст, таблица, изображение и другие изменения. |
| PDF-документы | Текст, таблица, изображение и другие изменения. |
Поставщики программного обеспечения для сравнения документов часто представляют формы сравниваемого документа в отдельных окнах графического интерфейса пользователя . Каждое окно содержит следующие элементы, и различные окна отображаются на одном или нескольких мониторах компьютера:
- оригинальный документ
- измененный документ
- документ с пометкой (или сравнением), и
- список изменений, внесенных между версиями документа.
Представление изменений, сделанных между версиями документа, также традиционно настраивается. Хотя стандартное отображение удалений с подчеркиванием красным цветом и добавлений с подчеркиванием синим по-прежнему используется во многих продуктах для сравнения документов, некоторые программы позволяют пользователям настраивать представление изменений в документе с пометкой / сравнением. Юристы по контрактам в США обычно показывают удаления как зачеркнутый красный текст (красный текст с линией, перечеркивающей удаляемые слова), а дополнения - с красным подчеркиванием.
История [ править ]
Сравнение документов перед персональным компьютером [ править ]
До появления персональных компьютеров сравнение документов предполагало печать двух версий одного документа и подробный анализ этих бумажных копий на предмет изменений и исправлений версии. В этот процесс были включены потенциальная возможность человеческой ошибки и огромные административные затраты, необходимые для этого трудного процесса. Линейкой и красной ручкой рисовали зачеркиваемые линии удаленного текста и двойное подчеркивание вставленного текста. Термин «красная линия» появился из-за использования красной ручки в исходной / текущей версии. Когда документ был помещен в копировальный аппарат, копии получались черными, отсюда и термин «черная линия». [1]
Сравнение документов первого поколения [ править ]
С появлением персональных компьютеров и повсеместного распространения программного обеспечения для обработки текстов возникла необходимость найти способ управлять изменениями, внесенными в версии документов, совместно используемые через диск, а затем по электронной почте. Важность снижения рисков, связанных с потенциальными изменениями документов, стала важной по мере увеличения объема совместного использования документов и редакций. Первые программные решения для сравнения документов первого поколения обеспечивали надежную проверку документов, проверку всего текста в двух документах на предмет изменений, а затем представление этих изменений в третьей версии для пометок / сравнения.
Сравнение документов второго поколения [ править ]
По мере изменения и развития документов менялись и решения для сравнения документов. Второе поколение документов начало использовать таблицы для управления множеством макетов документов. Многие решения для сравнения документов затрудняли сравнение таблиц в версиях документов. Эти решения сначала преобразовали таблицы в текстовые массивы, а затем сравнили созданные массивы. Во многих случаях со стороны программного обеспечения не проводилась должная проверка; пользователи не будут проинформированы о разделах, которые не были успешно сравнены. Во втором поколении также была представлена опция Microsoft Track Changes. С помощью функции «Отслеживать изменения» все изменения, внесенные в документы, фиксировались и сохранялись внутри документа.Недостатки в функциональности отслеживания изменений могли сделать документы непригодными для использования, и некоторые предложения для сравнения снова столкнулись с трудностями при управлении сложным процессом сравнения в среде отслеживания изменений.
Сравнение документов третьего поколения [ править ]
До появления технологий третьего поколения в организациях было обычным делом использовать несколько документов для одного продукта. Основной документ с различными подтверждающими документами будет использоваться для представления и обмена необходимой информацией. Однако третье поколение документов (особенно Microsoft Word) позволяло представлять несколько типов информации в одном документе. Составные документы могут включать текст, таблицы и различные стили, а также могут включать ряд встроенных объектов, таких как Excel , Visio , ChemDraw и SmartDraw.объекты и вставленные изображения различных типов (включая jpg, tiff, bmp и gif). Хотя это усовершенствование значительно повысило полезность документов, оно добавило совершенно новый уровень риска для организаций, которым необходимо полностью понимать изменения, внесенные в версии документов. В большинстве программ для сравнения документов еще не предусмотрены механизмы снижения риска, связанного с изменениями внутри встроенных объектов. Программа, которая может сравнивать изменения, внесенные во встроенные объекты, обеспечивает сравнение изображений между пикселями и сравнение на уровне ячеек встроенных электронных таблиц Excel и другие изменения, внесенные в эти сложные, составные документы.
Актуальность для бизнеса [ править ]
Сравнение документов обеспечивает метод проверки качества . Частные лица и организации могут гарантировать, что запрошенные изменения были должным образом интегрированы в документы. Кроме того, сравнение документов гарантирует, что не было внесено никаких неоправданных изменений.
Сравнение документов в юридической отрасли [ править ]
Юристы и юристы регулярно обмениваются документами с адвокатом противной стороны. Поскольку документы, созданные в этой бизнес-вертикали, могут иметь обязательную силу для клиентов любой из сторон, важно, чтобы риски, связанные с изменениями, были полностью снижены. Если адвокат противоположной стороны вносит изменение, которое не обнаруживается адвокатом, такое изменение может негативно повлиять на клиента адвоката, и адвокат может нести ответственность за причиненный ущерб.
Сравнение документов в банковском деле, финансах и бухгалтерском учете [ править ]
Профессионалы банковского дела, финансов и бухгалтерского учета обрабатывают большие объемы данных в электронных таблицах. Поскольку одно изменение значения или формулы может повлиять на значительный объем данных, эти специалисты считают сравнение документов (например, сравнение двух версий электронной таблицы MS Excel) чрезвычайно полезным для обеспечения точности управления изменениями документов.
Креативный медиа-менеджмент и публикация [ править ]
Специалисты этих отраслей регулярно работают с несколькими версиями одного документа. Программное обеспечение для сравнения документов помогает этим профессионалам обеспечить приемлемую интеграцию всех изменений в последние версии и дает им возможность быстро понять изменения, внесенные при редактировании и управлении версиями документов, с которыми они работают.
См. Также [ править ]
- Сравнение файлов
Ссылки [ править ]
- ^ Дайан Маккалоу - бывший секретарь по правовым вопросам, личный опыт
- Кеннеди, Деннис М .; Мигелл, Том (2008). Руководство юриста по инструментам и технологиям для совместной работы: разумные способы совместной работы . Американская ассоциация адвокатов. ISBN 978-1-59031-979-6.
- Хайзер, Джей (2005). Признайте риски неконтролируемых электронных таблиц . Gartner.
Внешние ссылки [ править ]
- [1]
- «Смена-Про Премьер» . Litera Microsystems . Проверено 25 апреля 2019 .
- «Дом» . Черная линия . Проверено 25 апреля 2019 .
