Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску

Архивирование электронной почты - это действие по сохранению и обеспечению доступности для поиска всей электронной почты, отправляемой или отправляемой физическому лицу. Решения для архивирования электронной почты захватывают содержимое электронной почты либо непосредственно из самого почтового приложения, либо во время транспортировки. Затем сообщения обычно сохраняются на магнитном диске и индексируются, чтобы упростить поиск в будущем. Помимо простого накопления сообщений электронной почты, эти приложения индексируют и обеспечивают быстрый доступ с возможностью поиска к архивированным сообщениям независимо от пользователей системы, используя несколько различных технических методов реализации. Причины, по которым компания может выбрать решение для архивирования электронной почты, включают защиту критически важных данных, соблюдение требований применимых нормативных требований к хранению и надзору, а также для целей электронного обнаружения. Предполагается, что электронное письморынок архивирования вырастет с почти 2,1 миллиарда долларов в 2009 году до более 5,1 миллиарда долларов в 2013 году [1].

Определение [ править ]

Архивирование электронной почты - это автоматизированный процесс сохранения и защиты всех входящих и исходящих сообщений электронной почты (а также вложений и метаданных), чтобы к ним можно было получить доступ позже, если возникнет такая необходимость. Преимущества архивирования электронной почты включают восстановление утерянных или случайно удаленных писем, ускоренное реагирование на аудит, сохранение интеллектуальной собственности, содержащейся в деловой электронной почте и ее вложениях, и «обнаружение электронных данных» в случае судебного разбирательства или внутреннего расследования (что произошло, когда, кто сказал какие).

Обзор [ править ]

Архивирование электронной почты - это процесс сбора, сохранения и обеспечения возможности поиска всего трафика электронной почты, поступающего и исходящего от конкретного лица, организации или службы. Решения для архивирования электронной почты захватывают содержимое электронной почты либо непосредственно с самого почтового сервера (ведение журнала), либо во время передачи сообщения. Затем архив электронной почты можно хранить на магнитной ленте, дисковых массивах или, чаще всего, в облаке. Независимо от расположения архива электронной почты, он индексируется, чтобы ускорить поиск в будущем, и большинство поставщиков архивов предоставляют пользовательский интерфейс поиска для упрощения построения запроса.

Помимо электронной почты, вложений и связанных метаданных , некоторые приложения для архивирования электронной почты могут также архивировать дополнительные аспекты почтового ящика, включая общие папки, файлы .pst , календари, контакты, заметки, мгновенные сообщения и контекст.

Цели [ править ]

У предприятий или конечных пользователей есть много стимулов инвестировать в решение для архивирования электронной почты, в том числе:

  • Сохранение данных
  • Защита интеллектуальной собственности
  • Соответствие нормативным требованиям
  • Судебные разбирательства и юридическое открытие
  • Резервное копирование электронной почты и аварийное восстановление
  • Система обмена сообщениями и оптимизация хранилища
  • Мониторинг внутреннего и внешнего содержимого электронной почты
  • Управление записями (политики хранения электронной почты)
  • Непрерывность бизнеса и электронной почты

Соответствие нормативным требованиям [ править ]

По мере того как предприятия любого размера все больше полагаются на электронную почту, ценность этого контента для бизнеса также растет. Для защиты этой все более ценной информации ( интеллектуальной собственности ) были приняты многочисленные стандарты и правила, требующие защиты и хранения записей, а также своевременного ответа на юридические (открытие) и информационные (FOIA) запросы. [2] Современные решения для архивирования электронной почты позволяют компаниям соответствовать нормативным требованиям или корпоративным политикам за счет защиты и сохранения данных и предоставления гибких политик управления данными, позволяющих авторизованным пользователям применять «юридические удержания», устанавливать политики хранения и очистки или проводить поиск в нескольких почтовых ящиках. для выполнения различных запросов.

Вот некоторые из основных требований соответствия, определяющих потребность в безопасном архивировании электронной почты (в алфавитном порядке ):

Канада

Германия

Швейцария

Великобритания

Соединенные Штаты

  • FDA, раздел 21 CFR, часть 11
  • Федеральные правила гражданского судопроизводства (FRCP)
  • Закон о свободе информации
  • Закон Грэмма-Лича-Блайли
  • [HFTA] (Закон о прозрачности хедж-фондов)
  • HIPAA
  • Закон об инвестиционных консультантах
  • Правило 3110 FINRA и Правило 440 NYSE
  • Сарбейнс-Оксли
  • Законопроект Сената Калифорнии 1386 (2002 г.) (только в Калифорнии)
  • Правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам и Правило 17a-3 Комиссии по ценным бумагам и биржам
  • Патриотический акт

Обратите внимание, что многие из нормативных требований требуют сохранения «электронных деловых коммуникаций», которые состоят не только из электронной почты, но могут включать в себя обмен мгновенными сообщениями, вложения файлов, сообщения Bloomberg, обмен сообщениями Reuters, преобразование PIN-кода и текстовые SMS-сообщения, VoIP. и другие средства обмена электронными сообщениями, используемые в бизнесе.

Судебные разбирательства и судебное разбирательство [ править ]

Что касается юридического раскрытия , решения для архивирования электронной почты снизят общий риск кражи и значительно ускорят электронное обнаружение. Это связано с тем, что сообщения индексируются, предоставляются контрольные журналы, сообщения дедуплицируются и может применяться юридическое удержание / сохранение. [5] Для поддержки судебных разбирательств электронная почта может быть быстро получена, и существует история электронной почты, чтобы подтвердить ее подлинность для цепочки поставок. Для обеспечения соответствия требованиям записи электронной почты хранятся в архиве в соответствии с политиками хранения, определенными администратором. По истечении сроков хранения электронная почта автоматически удаляется приложением архивации. Чтобы соответствовать требованиям, организация может намеренно уничтожать сообщения электронной почты, если (1) уничтожение производится в соответствии с заявленной политикой компании и (2) уничтожение прекращается немедленно, если происходит инцидент, который может повлечь за собой судебный процесс. [6]

Если в организации есть несколько отдельных приложений, например для электронного обнаружения, управления информацией о записях и архивирования электронной почты, каждое приложение может иметь отдельную базу данных, и становится трудно исключить дублирование сообщений и обеспечить применение единой политики хранения. С юридической точки зрения это важно, потому что по истечении сроков хранения сообщение должно быть удалено из архива. [7] Сообщения, которые не были очищены, по-прежнему доступны для обнаружения, если позднее возникнет судебный процесс. Таким образом, без единого архива трудно обеспечить единую политику хранения. Эта проблема усугубляется для крупных организаций, которые обрабатывают десятки миллионов электронных писем в день.

Без архивирования электронной почты электронная почта, скорее всего, существует на некоторой комбинации резервных лент и на локальных рабочих станциях конечных пользователей . Если необходимо найти конкретный адрес электронной почты для внутреннего расследования или в ответ на судебный процесс, это может занять несколько недель и будет стоить очень дорого. Благодаря сегодняшним правилам юридического раскрытия информации (см. FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf ) и законодательству о соответствии он стал необходимы ИТ-отделам для централизованного управления и архивирования электронной почты своей организации, чтобы ее можно было найти и найти за считанные минуты; не дни или недели.

Резервное копирование электронной почты и аварийное восстановление [ править ]

Электронная почта является источником жизненной силы многих современных предприятий, и сегодня предприятия больше зависят от надежной службы электронной почты. Практически все предприятия внедряют инфраструктуру обмена сообщениями для подключения сотрудников и включения бизнес-процессов. В электронной коммерцииarena, сотрудникам может потребоваться доступ к электронной почте для закрытия продаж и управления учетными записями. Эти сотрудники, а также многие другие могут решить хранить свои электронные письма на неопределенный срок, но некоторые организации могут потребовать удаления писем старше 90 дней. Установка таких политик хранения заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку одно электронное письмо может помочь компании выиграть судебный процесс или вообще избежать судебного разбирательства. Архивирование электронной почты также можно использовать для обеспечения непрерывности бизнеса на уровне отдельных сотрудников. Когда один сотрудник увольняется, его / ее замещающий может получить доступ к заархивированным сообщениям уволенного сотрудника, чтобы сохранить записи переписки и обеспечить ускоренную адаптацию.

Как часть комплексного плана аварийного восстановления , архив электронной почты может сыграть важную роль в усилиях организации по «возвращению к работе». Внеофициальный онлайн-архив означает, что дополнительные средства могут запускать серверы обмена сообщениями и быстро получать доступ к последним отправленным / полученным письмам, а также ко всем историческим данным обмена сообщениями. Внешние архивы могут принимать форму дисковых ферм (SAN) в удаленных объектах аварийного восстановления или архивов электронной почты, хранящихся в общедоступных / частных облачных средах. Хотя продукты для архивирования электронной почты действительно захватывают и копируют все сообщения, они не являются зеркальными копиями самого сервера обмена сообщениями и, следовательно, не могут помочь воссоздать учетные записи / группы пользователей в случае аварии.

Оптимизация системы обмена сообщениями и хранилища [ править ]

Каждое сообщение электронной почты занимает место на жестком диске почтовой системы или другом постоянном устройстве хранения (например, сетевое хранилище , сеть хранения данных и т. Д.). По мере увеличения количества этих сообщений простые операции, такие как извлечение, поиск, индексирование, резервное копирование и т. Д., Используют больше ресурсов информационной системы. В какой-то момент старые данные должны быть удалены из производственной системы электронной почты, чтобы они могли поддерживать уровень производительности для их основного использования, обмена сообщениями электронной почты. Решения для архивирования электронной почты повышают производительность сервера электронной почты и эффективность хранения за счет удаления электронной почты и вложений с сервера обмена сообщениями на основе политик, определенных администратором. Архивированные сообщения электронной почты и вложения остаются доступными для конечных пользователей через существующие клиентские приложения электронной почты.

См. Также [ править ]

  • Электронное ведение журнала сообщений
  • Электронное открытие
  • Файловый архив
  • Список программного обеспечения для архива электронной почты

Ссылки [ править ]

  1. ^ Radicati Group, Inc. публикует исследование "Рынок архивирования электронной почты, 2009-2013 гг."
  2. ^ «Обслуживание системы» . IProduction .
  3. ^ «Правила MFDA» . mfda.ca .
  4. ^ Принципы доступа к данным и цифровых документов (GDPdU). Архивировано 18 июля 2011 г. на Wayback Machine.
  5. ^ Принципы Sedona Canada: обращение к электронным открытиям, 2008
  6. ^ Кест, Кристофер; Дрю Соррелл; Лаундс, Дросдик, Достер, Кантор и Рид, Пенсильвания (12 апреля 2013 г.). «Разрешено ли вам намеренно уничтожать электронные письма? Re: Конфиденциальность на рабочем месте» . Обзор национального законодательства . Проверено 17 апреля 2013 года .CS1 maint: несколько имен: список авторов ( ссылка )
  7. ^ http://www.usdatavault.com/library/email_archiving_best_practices.pdf

Дальнейшее чтение [ править ]

  • Архивы переписки в эпоху электронной почты: технологии, конфиденциальность и политические вызовы , США: Фонд Эндрю У. Меллона , 2017 г.
  • "Архив электронной почты Carcanet Press, Манчестерский университет" , награда за цифровое сохранение , Великобритания: Коалиция за сохранение цифрового контента , 2014 г.
  • Будущее архивов электронной почты: отчет Целевой группы по техническим подходам к архивам электронной почты (PDF) , Совет по библиотечным и информационным ресурсам , 2018 г.
  • Как долго я должен хранить электронную почту? , 2017 г.

Внешние ссылки [ править ]

  • Рекомендации: архивирование электронной почты от Forrester Research