Офисная автоматизация относится к разнообразному компьютерному оборудованию и программному обеспечению , используемому для цифрового создания, сбора, хранения, обработки и передачи офисной информации, необходимой для выполнения основных задач. Хранение необработанных данных , электронная передача и управление электронной деловой информацией составляют основные функции системы автоматизации делопроизводства. [1] Автоматизация офиса помогает оптимизировать или автоматизировать существующие офисные процедуры.
Основой офисной автоматизации является локальная сеть , которая позволяет пользователям передавать данные, почту и даже голос по сети. В эту категорию попадают все офисные функции, включая диктовку, набор текста , архивирование, копирование, факс , телекс , микрофильмы и делопроизводство, работу с телефоном и телефонным коммутатором. Автоматизация офиса была популярным термином в 1970-х и 1980-х годах, когда на сцену взорвался настольный компьютер.
Предприятия могут легко покупать и хранить свои товары с помощью технологий. Многие из ручных задач, которые раньше выполнялись вручную, теперь можно выполнять с помощью портативных устройств и кодирования UPC и SKU . В розничной торговле автоматизация также расширяет возможности выбора. Клиенты могут легко обрабатывать свои платежи через автоматы для кредитных карт, и им больше не нужно ждать в очереди, пока сотрудник обработает и вручную введет номера кредитных карт.
Начисление заработной платы в офисах автоматизировано, что означает, что никому не нужно вручную вырезать чеки, а вырезанные чеки можно распечатать с помощью компьютерных программ. Прямой депозит может быть настроен автоматически, и это еще больше сокращает ручной процесс, и большинство сотрудников, которые участвуют в прямом депозите, часто обнаруживают, что их зарплата приходит раньше, чем если бы им пришлось ждать, пока их чеки будут выписаны, а затем очищены банком.
Другие способы, с помощью которых автоматизация сократила рабочую силу сотрудников при выполнении задач, — это автоматизированное голосовое управление. Благодаря использованию подсказок, автоматизированных телефонных меню и направленных вызовов необходимость в том, чтобы сотрудники отвечали на звонки, была снижена, а в некоторых случаях устранена.