Постановка проблемы — это краткое описание проблемы, которую необходимо решить, или условия, которое необходимо улучшить. Он определяет разрыв между текущим (проблемным) состоянием и желаемым (целевым) состоянием процесса или продукта. Сосредоточив внимание на фактах, постановка проблемы должна быть разработана с учетом Пяти W. Первым условием решения проблемы является понимание проблемы, что может быть достигнуто путем формулировки проблемы. [1]
Постановка задачи широко используется большинством предприятий и организаций для выполнения проектов по улучшению процессов. Простая и четко определенная формулировка проблемы будет использоваться проектной группой для понимания проблемы и разработки решения. Это также предоставит руководству конкретную информацию о проблеме, чтобы они могли принять соответствующие решения по утверждению проекта. Поэтому крайне важно, чтобы формулировка проблемы была ясной и недвусмысленной. [2]
Основная цель формулировки проблемы состоит в том, чтобы выявить и объяснить проблему. Это включает в себя описание существующей среды, где возникает проблема и какое влияние она оказывает на пользователей, финансы и вспомогательную деятельность. [3] Кроме того, постановка задачи используется для объяснения того, как выглядит ожидаемая среда. Определение желаемого состояния обеспечивает общее видение процесса или продукта. В нем четко указывается цель инициирования проекта улучшения и цели, которые он призван достичь. [4]
Другая важная функция постановки задачи заключается в том, чтобы ее можно было использовать как коммуникативное средство. Постановка проблемы помогает заручиться поддержкой тех, кто участвует в проекте. [3] Перед началом проекта заинтересованные стороны проверяют, что проблема и цели точно описаны в постановке проблемы. Как только это утверждение получено, команда проекта проверяет его, чтобы убедиться, что все понимают проблему и то, что они пытаются выполнить. Это также помогает определить объем проекта , что позволяет сосредоточить проект на общей цели. [5]
Постановка проблемы упоминается на протяжении всего проекта, чтобы сфокусировать внимание проектной группы и убедиться, что они не сбиваются с пути. В конце проекта его пересматривают, чтобы подтвердить, что реализованное решение действительно решает проблему. Четко сформулированная формулировка проблемы также может помочь в проведении анализа первопричин, чтобы понять, почему возникла проблема, и обеспечить принятие мер для предотвращения ее возникновения в будущем. [2]
Важно отметить, что постановка задачи не определяет решение или методы достижения решения. Формулировка проблемы просто признает разрыв между состоянием проблемы и цели. Можно сказать, что «хорошо сформулированная проблема наполовину решена». [4] Однако часто существует несколько жизнеспособных решений проблемы. Только после того, как формулировка проблемы написана и согласована, следует обсудить решение(я) и определить результирующий план действий. [6]