Срок хранения (связанный с графиком хранения или программой хранения ) — это аспект управления записями и информацией (RIM) и жизненный цикл записей , который определяет продолжительность времени, в течение которого информация должна храниться или «сохраняться», независимо от формата. (бумажный, электронный или другой). Сроки хранения различаются в зависимости от типа информации, в зависимости от содержания и множества других факторов, включая внутренние организационные потребности, нормативные требования к проверке или аудиту, юридические сроки исковой давности, участие в судебных процессах, а также потребности в налогообложении и финансовой отчетности, а также другие факторы, определенные местными, региональными, государственными, национальными и/или международными регулирующими органами. [1] [2]
По истечении применимого периода хранения для данного типа или серии информации и снятия всех запретов/мораториев информация обычно уничтожается с использованием утвержденного и эффективного метода уничтожения, который делает информацию полностью и необратимо непригодной для использования любыми способами. Альтернативно, он может быть преобразован из одной формы в другую (например, из бумажной в электронную), в зависимости от определенного срока хранения для каждого формата. Информация, историческая ценность которой превышает ее «полезную ценность», может быть передана на хранение архивной организации для постоянного или расширенного долгосрочного хранения. [1] [2]
Оправданное распоряжение относится к способности установленного и примененного срока хранения эффективно обеспечить защиту записи и ее возможное уничтожение или присоединение при проверке в суде или в ходе другой проверки.
Специалисты по управлению записями и информацией (RIM) обычно советуют , что любые периоды хранения, применяемые к информации организации, должны быть проверены и одобрены для использования компетентным юрисконсультом, который представляет организацию и знаком с конкретными деловыми потребностями и правовыми нормами. и нормативные требования организации. Кроме того, для надлежащего защитного уничтожения необходимы практический подход к оценке/классификации информации, надлежащее документирование программы утилизации, стратегический анализ политики утилизации с течением времени на предмет ее эффективности. [3]