Совместная работа с документами и файлами - это инструменты или системы, созданные, чтобы помочь нескольким людям работать вместе над одним документом или файлом для создания единой окончательной версии. Обычно это программное обеспечение, которое позволяет командам работать с одним документом, например с документом текстового процессора, одновременно с разных компьютерных терминалов или мобильных устройств . Следовательно, совместная работа с документами или файлами сегодня - это система, позволяющая людям сотрудничать в разных местах, используя подход, основанный на Интернете или « облаке » [1], такой как вики, такие как Википедия .
Обзор
Сотрудничество с документами в общем смысле означает просто совместное редактирование документа более чем одним человеком. [2] Однако сегодня большинство людей, говоря о совместной работе над документами, имеют в виду методы (обычно основанные на Интернете) для совместной работы группы сотрудников над электронным документом с компьютерных терминалов, расположенных в любой точке мира.
На ранних этапах совместной работы над документами онлайн использовалась электронная почта , при этом комментарии писались в электронном письме с прикрепленным документом. Проблема заключалась в том, что это не было ориентированным на документ решением (т.е. комментарии и обсуждения вокруг документа были отделены от самого документа). [3] Сегодня лучшие инструменты для совместной работы с документами в большей степени ориентированы на документы. Эти системы предоставляют пользователю возможность совместной работы, ориентированной на документы, поскольку они позволяют пользователям помечать документ и добавлять комментарии к его содержимому, поддерживая полную историю версий и записи, а также сохраняя все комментарии и действия, связанные с документом. [4] По этой причине все большее число фирм все меньше используют электронную почту и больше используют инструменты для обмена файлами и совместной работы с документами.
Для большинства систем совместной работы требуется серверный компьютер , на котором хранятся копии документов для удаленного доступа. Серверный компьютер может эксплуатироваться организацией, владеющей документами, или передаваться на аутсорсинг какой-либо службе. Последнее часто называют облачными вычислениями .
Типичные особенности
- Функции комментирования в реальном времени и обмена мгновенными сообщениями для повышения скорости выполнения проектов
- Индикаторы присутствия, позволяющие определить, когда другие пользователи работают с документами, принадлежащими другому лицу.
- Разрешения
- Личные каналы активности и профили оповещений по электронной почте, чтобы быть в курсе последних действий для каждого файла или пользователя
- Возможность совместной работы и обмена файлами с пользователями за пределами корпоративного брандмауэра.
- Безопасности компании и соблюдение рамок
- История изменений файлов и документов
- Возможность обрабатывать большие файлы
- Рабочий процесс утверждения
Известное программное обеспечение для совместной работы с документами
Рекомендации
- ^ Облако, день 10: Хранение данных в облаке . PCWorld. Проверено 10 августа 2013.
- ^ Как пометить документы в облаке - Социальный бизнес - Документ . Informationweek.com (03.11.2011). Проверено 10 августа 2013. Архивировано 16 января 2012 года в Wayback Machine.
- ^ SkyDox стремится сократить объем электронной почты . SPTechWeb (18 августа 2011 г.). Проверено 10 августа 2013. Архивировано 24 декабря 2011 года на Wayback Machine.
- ^ "Архивная копия" . Архивировано из оригинала на 2012-01-02 . Проверено 6 января 2012 . CS1 maint: не рекомендуется параметр ( ссылка ) CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка )