Система управления документами ( DMS ) — это система, используемая для получения, отслеживания, управления и хранения документов и сокращения бумаги. Большинство из них способны вести учет различных версий, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории). В случае управления цифровыми документами такие системы основаны на компьютерных программах. Этот термин имеет некоторое совпадение с концепциями систем управления контентом . Он часто рассматривается как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связан с управлением цифровыми активами , визуализацией документов , системами рабочих процессов и системами управления записями .
Начиная с 1980-х годов ряд поставщиков начали разрабатывать программные системы для управления бумажными документами. Эти системы имели дело с бумажными документами , к которым относились не только печатные и опубликованные документы, но и фотографии , отпечатки и т. д.
Позднее разработчики начали писать системы второго типа, которые могли управлять электронными документами , т. е. всеми теми документами или файлами, которые создаются на компьютерах и часто хранятся в локальных файловых системах пользователей . Самые ранние системы электронного документооборота (EDM) управляли либо проприетарными типами файлов, либо ограниченным числом форматов файлов . Многие из этих систем позже [ когда? ] стали известны как системы обработки изображений документов , поскольку они были сосредоточены на захвате, хранении, индексировании и поиске форматов файлов изображений .. Системы EDM развились до такой степени, что системы могли управлять файлами любого типа, которые могли храниться в сети. Приложения расширились, чтобы включать электронные документы, инструменты для совместной работы , безопасность, рабочие процессы и возможности аудита .
Эти системы позволяли организациям захватывать факсы и формы, сохранять копии документов в виде изображений и хранить файлы изображений в репозитории для обеспечения безопасности и быстрого поиска (извлечение стало возможным благодаря тому, что система обрабатывала извлечение текста из документа). в процессе захвата, а функция текстового индексатора обеспечивала возможности поиска текста ).
В то время как многие системы EDM хранят документы в их собственном файловом формате (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в форме HTML . Эти системы управления документами на основе HTML могут действовать как системы публикации или системы управления политиками. [1] Содержимое захватывается либо с помощью браузерных редакторов, либо путем импорта и преобразования содержимого, отличного от HTML. Хранение документов в формате HTML упрощает полнотекстовый рабочий процесс, поскольку большинство поисковых систем изначально работают с HTML. DMS без формата хранения HTML необходимы для извлечения текста из проприетарного формата, что немного усложняет рабочий процесс полнотекстового поиска.
Возможности поиска, включая логические запросы , кластерный анализ и определение корней [2] , стали критически важными компонентами DMS, поскольку пользователи все чаще используют поиск в Интернете и тратят меньше времени на организацию своего контента.