Система возмещения расходов и затрат

Эта статья поднимает множество проблем. Пожалуйста, помогите улучшить его или обсудите эти проблемы на странице обсуждения . ( Узнайте, как и когда удалить эти сообщения-шаблоны ) Эта статья включает в себя список общих ссылок , но он остается в значительной степени непроверенным, поскольку в нем отсутствует достаточное количество соответствующих встроенных ссылок . Пожалуйста, помогите улучшить эту статью, добавив более точные цитаты. ( Июнь 2015 г. ) ( Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения ) Эта статья, возможно, содержит оригинальные исследования . Пожалуйста, улучшите его , проверяя сделанные утверждения и добавляя встроенные цитаты . Заявления, содержащие только оригинальные исследования, следует удалить. ( Июнь 2015 г. ) ( Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения ) ( Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения )

Система возмещения расходов ( ECRS ) - это специализированное подмножество "извлечения, преобразования, загрузки" (ETL), функционирующее как мощный и гибкий набор приложений, включая программы, сценарии и базы данных, предназначенные для улучшения денежного потока предприятий и организаций. за счет автоматизации перемещения данных между системами возмещения затрат, электронного выставления счетов от поставщиков и систем бухгалтерского учета .

Система возмещения расходов и затрат [ править ]

ECRS - это область ETL, наиболее применимая к консалтинговым компаниям, бухгалтерским агентствам и юридическим фирмам, компаниям, которые выставляют счет клиентам за время и затраты. Таким образом, термины «выплата», «расходы», «стоимость» и «плата» могут быть синонимами и могут быть специфичными для отрасли. Иногда термины относятся к состоянию транзакции, поскольку оно извлекается из данных поставщика, преобразуется в ECRS и затем загружается в систему бухгалтерского учета. Термин «транзакция» в ECRS, как правило, относится к одной записи об одноразовом деловом обмене, в результате которого одна компания несет задолженность поставщику. Предполагается, что компания будет передавать эти индивидуализированные долги в виде отдельных статей или суммированных платежей своим клиентам или покупателям.

ECRS сокращает объем ручных и административных усилий, необходимых для обмена данными между этими поставщиками и счетами клиентов. ECRS также минимизирует задержки между фиксацией транзакций затрат и электронным выставлением счетов для различных расходов, а также автоматической обработкой в ​​бухгалтерских базах данных.

После добавления затрат к таблицам бухгалтерского учета или выставления счетов подробные транзакции из ECRS могут быть «свернуты» в итоговые суммы более высокого уровня для перехода к счетам-фактурам, ведомостям и счетам. Однако подробные транзакции могут оставаться во временных таблицах или файлах ECRS для последующей отчетности. Сохранение подробных транзакций сводит к минимуму количество транзакций, которые необходимо загрузить в систему бухгалтерского учета, но по-прежнему позволяет получить доступ к деталям для целей аудита или для обоснования определенных типов расходов для клиентов, заказчиков или получателей счетов.

Сохранение деталей [ править ]

ECRS обычно включает в себя базу данных, набор таблиц или плоских файлов для хранения подробных транзакций, полученных от систем возмещения затрат, которые управляют такими устройствами, как копировальные аппараты, телефонные коммутаторы, факсимильные системы, а также электронное выставление счетов за такие услуги, как курьерские услуги , почтовые услуги , кредитные карты. , правовые исследования и др.

Исправление исключений [ править ]

ECRS обычно получает и сохраняет все транзакции из исходной системы или электронных счетов . Сюда входят действительные транзакции, в которых все данные верны, и недействительные транзакции с недействительными или отсутствующими элементами. (Примечание: ECRS может принимать транзакции в свою базу данных, у которых есть все действительные поля или минимальное количество действительных элементов данных.) Интерактивные части некоторых пакетов ECRS позволяют просматривать, обновлять и исправлять отдельные затраты.

Транзакции с недопустимыми данными в некоторых столбцах удерживаются для последующего исправления, преобразуются на основе «бизнес-правил» или отклоняются в соответствии с политикой отрасли или отдельной компании. Только транзакции, которые считаются действительными, могут быть перемещены для загрузки в бухгалтерское приложение предприятия . ECRS может включать в себя онлайн-функцию, позволяющую легко просматривать и исправлять подробные операции по затратам перед их передачей. Просмотр и исправление транзакций, уже находящихся в системе, намного проще и быстрее, чем традиционный метод, используемый не-ECRS практиками, такими как распечатка отказов и их последующий ввод вручную непосредственно в приложение для выставления счетов.

Процессы, не относящиеся к ECRS, обычно импортируют только действительные транзакции и создают список исключений из недействительных транзакций. Список исключений затем распечатывается и распространяется среди пользователей, которые исправляют недопустимые элементы данных, аннотируя отчет. Когда аннотированные отчеты завершены и возвращены в отдел биллинга или бухгалтерии, вся транзакция должна быть вручную введена в биллинговую систему. Использование ECRS устраняет эту дорогостоящую и трудоемкую процедуру.

Транзакции, полученные в ECRS, идентифицируются с помощью информации об источнике, использованном для создания стоимости (например, телефон, копировальный аппарат, служба доставки, внешнее воспроизведение и т. Д.), И о сотруднике, создавшем транзакцию. Функция онлайн-коррекции может позволить пользователям отображать транзакции, за которые они несут ответственность, и легко исправлять недействительные транзакции (например, неверные даты, время суток и т. Д.), Чтобы их можно было обработать для выставления счетов. Иногда доступны функции безопасности для управления доступом пользователя только к тем транзакциям, за исправление которых они прямо или косвенно несут ответственность (например, секретарь, отвечающий за отдел, руководитель, управляющий торговыми представителями, и т. Д.).

Автоматизация обменов [ править ]

В типичной установке, включающей системы возмещения затрат и электронный биллинг , есть выделенный сервер для поддержки биллинговой системы (хост); локальная сеть (LAN) для поддержки пользовательских приложений, таких как текстовый редактор, графика, управление документами, электронные таблицы; и устройства возмещения затрат, используемые для ввода данных, таких как идентификатор сотрудника, имена клиентов, номера счетов и т. д. Сервер учета и системы возмещения затрат обычно подключены к локальной сети, и данные должны регулярно передаваться между каждым из учетных записей. сервер и системы возмещения затрат.

ECRS может предоставлять возможность планировать задачи как на сервере системы учета, так и в локальной сети. Отдельные задачи могут запускаться через определенные интервалы времени отдельно или сгруппированы в списки задач и выполняться вместе. Запланированные задачи могут включать в себя процессы на сервере учета для извлечения информации о проверке, передачи информации о проверке в локальную сеть, обновления таблиц проверки поставщика в системе возмещения затрат (таких как идентификаторы сотрудников, коды учета и типы затрат), перенос транзакций затрат из LAN к серверу учета и обработка транзакций затрат в биллинговой системе. Затем процессы транзакций можно автоматизировать, чтобы минимизировать административные издержки и сократить задержки при обновлении транзакций в биллинговой системе.

Идентификация сотрудников [ править ]

Расширенный ECRS включает ряд функций, которые позволяют бизнесу контролировать настройку пользователей в системе.

Множественные идентификаторы пользователей - сотрудники могут быть записаны в ECRS, чтобы у них могло быть неограниченное количество идентификаторов, которые используются со сторонними системами, чтобы связать их с транзакциями и / или типами транзакций. Идентификаторы могут включать добавочные номера телефонов, фотокопии удостоверений личности, номера сотовых телефонов, коды телефонных карт, коды учетных записей служб, идентификаторы входа в систему и номера кредитных карт.

Учетные записи пользователей по умолчанию - личные учетные записи должны быть созданы для каждого сотрудника. Эти учетные записи будут получать недействительные транзакции (т.е. неправильные или отсутствующие элементы данных), которые не будут исправлены и загружены в течение установленного компанией льготного периода. Кроме того, идентификаторы сотрудников иногда сопоставляются с номером счета в главной книге.

Статус активации пользователя - приложения ECRS более высокого или более высокого уровня будут хранить записи о сотрудниках навсегда и соблюдать даты найма и увольнения. Это позволяет бизнесу включать или отключать пользователей на основе этих дат, что особенно полезно для временных и постоянных сотрудников (летние замены, временная помощь и т. Д.).

Безопасный доступ пользователя - права доступа (просмотр или редактирование) могут быть установлены пользователем и типом стоимости. Это позволяет компании контролировать, кто может иметь доступ к транзакциям пользователей. Например, помощник юриста может иметь возможность исправлять только свои транзакции, в то время как секретарю может быть разрешено исправлять транзакции для более чем одного поверенного. Начальник отдела продаж может видеть все телефонные звонки, которые делают его / ее представители, но может только списывать затраты на воспроизведение (копирование, печать, сканирование) тех же подчиненных.

Ставки структурирования [ править ]

Работодатели могут устанавливать переменные ставки или затраты для своих сотрудников. Критерии для этих ставок часто основаны на подсчете (количество страниц, копий, продолжительность и т. Д.), И они применяются до того, как сборы будут загружены в биллинговую систему. Ставки могут быть установлены по типу затрат или могут допускать использование нескольких ставок в зависимости от объемов подсчета в рамках одной транзакции. Например, компания может взимать со своих клиентов 0,20 доллара за каждую скопированную страницу за первые 10 копий, а затем 0,15 доллара за копию за каждую дополнительную копию.

Обработка телефонных номеров [ править ]

Критерии телефонного номера - компания может устанавливать различные уровни приема и отклонения телефонных номеров, используемых для междугородных, местных и факсимильных вызовов. Эта функция, наряду с возможностью связать описания для этих номеров с использованием самодельных или приобретенных телефонных географических таблиц, предоставляет возможность идентифицировать вызовы по полному номеру, коду города и префиксу или только по коду города, что упрощает идентификацию место называется. Более совершенный ECRS позволит настраивать ввод названий компаний на бирже (XXX-XXX) и числовых уровней (XXX-XXX-XXXX).

Учетные записи по умолчанию - если номер телефона или диапазон телефонных номеров часто могут быть связаны с определенной учетной записью среди клиентов фирмы, некоторые программы ECRS могут автоматически идентифицировать эту учетную запись с вызовом, который затем будет взиматься во время обработки транзакций вызовов в биллинг. система.

Проверка содержания [ править ]

Уровни проверки счетов - фирма может устанавливать различные критерии для экспорта данных проверки, импорта транзакций затрат и изменения или исправления номеров счетов клиентов. Использование разных критериев на разных этапах обработки и обмена данными обеспечивает большую гибкость. Например, новые или ожидающие рассмотрения учетные записи могут быть извлечены из системы выставления счетов и отправлены во внешнюю систему (системы) возмещения затрат, чтобы можно было заранее определить затраты, понесенные для этих учетных записей. Однако транзакции затрат для новых или незавершенных счетов не могут быть загружены в дебиторскую задолженность до тех пор, пока они не будут официально добавлены в базу данных бухгалтерского учета (т. Е. После подписания контракта).

Критерии проводки счетов - фирма может установить определенных клиентов или группы счетов, которые будут обрабатываться в биллинговой системе отдельными партиями. Счета могут быть выбраны клиентом, местонахождением, торговым представителем или типом транзакции (например, телефон, факс и т. Д.).

Получение файлов [ править ]

Перемещение данных между сервером приложений и локальной сетью (LAN) упрощается с помощью ECRS за счет поддержки широкого спектра методов передачи файлов, включая последовательную связь, модем, дискету или магнитную ленту для устройств, не подключенных напрямую к локальной сети , или для обработки электронных счетов от продавцов.

Для устройств, напрямую подключенных к локальной сети или доступных через Интернет, доступны другие методы передачи, в том числе стандартный протокол передачи файлов (FTP) и сетевая файловая система (NFS) , которая представляет собой программное обеспечение, которое позволяет вашей локальной сети распознавать дисковые накопители в сети. сервер приложений, как если бы они были смонтированы на сервере локальной сети. Это позволяет напрямую копировать файлы из одной системы в другую.

Подача проверок [ править ]

Создание таблицы проверки - могут быть установлены правила для создания таблиц проверки, которые соответствуют каждому из требований ваших соответствующих сторонних поставщиков (например, ксерокопии, факс, стоимость доставки и т. Д.). Эти правила управляют извлеченными элементами данных и критериями извлечения, включая всех клиентов, местоположения клиентов, идентификаторы сотрудников, добавочные номера, корпоративные офисы и т. Д. Таблицы проверки могут быть созданы в любое время по запросу или они могут быть созданы с использованием расписания задачи или списки задач.

Проверка подтверждения транзакции - могут быть установлены различные варианты для отслеживания движения данных из систем возмещения затрат и электронных счетов . Транзакции от неидентифицированных пользователей, учетных записей или единиц оборудования (то есть тех, которые не определены в ECRS) обычно будут удерживаться для повторного тестирования, а не автоматически сохраняться в таблицах ECRS. Уведомление об этих транзакциях может быть отправлено по электронной почте или на экране дисплея пользователям, которые несут ответственность за управление этими транзакциями. Причина таких процедур заключается в том, что поставщики - даже крупнейшие национальные поставщики - могут включать транзакции, которые на самом деле не принадлежат определенной компании, или могут отправлять весь файл или электронный счет.в неправильный бизнес. Такая предварительная проверка предотвратит очистку таблиц ECRS и, возможно, очистку A / R или биллинговой системы.

Транзакции с отсутствующими или недействительными кодами счетов компании обычно записываются в базу данных ECRS, уведомляя соответствующих пользователей о необходимости их исправления. Эти операции не загружаются в бухгалтерский учет до тех пор, пока они не будут исправлены или изменены. Наконец, недопустимые форматы и конкретные данные могут быть исключены из загрузки в биллинговую систему, а данные, полученные в неприемлемых форматах, могут быть предварительно обработаны или отфильтрованы для создания файлов, приемлемых для прохождения через ECRS.

Отчет о результатах [ править ]

В зависимости от параметров, выбранных для обработки транзакций, ECRS может использоваться как мощное приложение для централизованного учета и отчетности по всем затратам. Это устраняет необходимость доступа к различным системам и приложениям для получения информации о расходах по пользователям, офисам, клиентам или учетным записям. Поскольку подробные транзакции затрат хранятся и хранятся в ECRS, отчеты на уровне подробностей и итогов всегда будут доступны. Отчеты могут создаваться пользователем, учетной записью, клиентом или даже типом транзакции затрат. Параметры также могут включать возможность выбора незагруженного, загруженного обоих статусов транзакций, а также выбор одного или нескольких типов транзакций, таких как ксерокопия, факс, почтовые расходы и т. Д.Подробные списки такого рода особенно полезны, когда от компании требуется предоставить клиентам или покупателям обоснование затрат.

Обработка уведомлений [ править ]

Компании должны получать уведомления на основе определенных уровней входящих транзакций с использованием правил ETL для возмещения затрат. Основная цель - уведомить сотрудников о приближении, достижении или превышении определенных минимальных или максимальных потолков.

Следующие условия должны быть установлены в ECRS для установления уровней уведомлений:

• Минимальное количество, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени
• Максимальное количество, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени
• Минимальная стоимость, ожидаемая от определенного источника за определенный период времени
• Максимальное значение, ожидаемое от определенного источника за определенный период времени

Количество фактическое количество сделок или физическое рассмотрение. Стоимость является сумма в долларах или финансовый учет. Для поставщиков, которые предоставляют количество (или количество), например фотокопии или факсимильные страницы, сначала следует рассчитать фиксированную ставку, а затем применить ее к стоимости. Источник является географическим фактором. Это может быть весь продавец (по умолчанию), офис или устройство. Период хронологическая рассмотрения. Это может быть ежемесячно (по умолчанию), еженедельно или ежедневно. Также должно быть два уровня для каждого условия:

1) Уровень предупреждения - уведомляет системных администраторов или ответственных лиц.

2) Уровень исключения - уведомляет (как указано выше) и останавливает дальнейшие процессы

... чтобы можно было настроить такие действия, как ведение журнала предупреждений и электронная почта для исключений.

Кроме того, помимо установки уровней для условий, необходимо разрешить усреднение, если чем больше данных проходит через систему, тем точнее будет усреднение. После установления средних значений в дополнение к условиям - или, возможно, в качестве альтернативы условиям - следует установить процент или отклонение в качестве допустимого или подлежащего уведомлению диапазона.

Ниже приведен пример диаграммы, сетки или таблицы, которые были настроены, чтобы показать, что администраторам возмещения затрат необходимо поддерживать для соответствующих уведомлений.

AT&T, «Copitrak» / Control Systems, Equitrac, «FedEx» / Federal Express, «UPS» / United Parcel Service и Verizon владеют своими зарегистрированными и / или соответствующими товарными знаками.

Vendor - Производитель устройства-тип

Min - минимальный уровень отчетности

Max - максимальный уровень отчетности

Avg - Средняя сумма

Вариант - уровень отчета об отклонениях

Freq - частота (D = ежедневно, W = еженедельно, M = ежемесячно)

Src - Источник (D = устройство, O = офис, V = поставщик)

Предупреждение - Предупреждение

Ошибка - Ошибка («исключение»)

Qty - Количество (количество транзакций)

Val - Стоимость (сумма в долларах или количество предметов)

Пример :

Фотокопия Equitrac -

Создать предупреждающее сообщение, если…

… Менее 100 транзакций с любого устройства в любой день

… Менее 200 страниц с любого устройства в любой день

… Более 1000 транзакций с любого устройства в любой день

… Более 4000 страниц с любого устройства в любой день

… Менее 1000 транзакций в любой день

… Менее 2000 страниц в любой день

… Более 4000 транзакций в любой день

… Более 8000 страниц в любой день

… Более чем на 10% меньше или больше 750 транзакций с любого устройства в любой день

… Более чем на 10% меньше или больше 2000 транзакций в любой день

Каждому поставщику потребуется по крайней мере минимальный и максимальный уровни в источнике поставщика («V»). Любого поставщика можно разделить на Office («O») и Device («D»), если предположить, что у поставщика есть несколько «устройств» в офисе.

Вариантом может быть дисперсия, и, возможно, ненулевое значение в столбце «Var» переопределит настройки Min / Max. Кроме того, ноль («0») в любом столбце Max автоматически отключит эту проверку.

Среднее значение будет определяться и корректироваться за счет большего количества данных, проходящих через систему за более длительные периоды времени, возможно, максимум до одного года.

Если используется частота «Ежедневно», необходимо построить сетку или таблицу для пн-пт и сб-вс / праздников.

Резюме [ править ]

ECRS позволяет компании использовать единое комплексное решение для управления возмещением затрат. Сочетание полнофункциональной системы управления расходами и возмещения затрат значительно снижает административные накладные расходы и повышает эффективность возмещения затрат и расходов компании. С помощью ECRS бизнесу предоставляется единая точка поддержки для малых и крупных фирм с разнообразным набором устройств для отслеживания затрат и расходов.

Интерфейсы [ править ]

В настоящее время доступно множество шаблонов и форматов записей, используемых различными поставщиками и системами поставщиков, и постоянно разрабатываются новые. Несмотря на то, что существует набор «стандартов» для электронного обмена данными (EDI) , гибкость этих стандартов позволяет настраивать их, которые модифицируются почти каждой отраслью и каждым поставщиком. Он очень похож на язык разметки гипертекста (HTML) для разработки веб-страниц: структура установлена, но каждый браузер / поставщик имеет свои собственные расширения, правила и реализации.

В юридической отрасли была предпринята попытка стандартизации с помощью стандарта обмена юридическими электронными данными (LEDES) . В других отраслях используется расширяемый язык разметки (XML), поскольку все больше и больше приложений ECRS и ETL используют веб- интерфейсы.

Ниже приводится список популярных поставщиков и типов затрат с информацией о транзакциях, предоставленной поставщиком или компаниями-посредниками:

ASP, AT&T, ASTRA, Balmar, Big Apple, Cable & Wireless, Carpe Diem, Control Systems, Danyl, Dial Car, Docs Open, DTE, Eastern Connection, Equitrac, системы отчетов о расходах, Falcon Courier, Federal Express, File Maker, iManage , Infortext, Legal Fax, Lexis, MCI, Metro Legal Services, Microsoft, онлайн-поиск, своевременная доставка, документы для ПК, Pitney Bowes, Pollcat, почтовые расходы, система управления записями, RedTop, удаленный ввод времени, RightFax, программные решения, Trac Systems, United Parcel Service, Verizon, Washington Express и Westlaw владеют своими зарегистрированными и / или соответствующими товарными знаками.

Биллинговые системы [ править ]

Это поставщики с пакетами систем учета времени и биллинга, которые имеют интерфейсы ECRS или средства для отправки / получения ECRS и EDI:

• Элита - Thomson Reuters ( http://www.elite.com )
• CMS Open - Aderant (ранее Решение 6) ( http://www.aderant.com )
• Юрис - Lexis-Nexis ( http://www.lexisnexis.com/law-firms/practice-management/specialized-law/juris.aspx )
• ProLaw - Thomson Reuters ( http://www.elite.com/ProLaw )
• Javelan - Aderant (ранее Barrister Information Systems, BISPoint, Keystone и Solution 6) ( http://www.aderant.com )

Aderant, Barrister, CMS и CMS Open, Elite, Juris, Keystone, Lexis-Nexis, ProLaw, Solution 6 и Thomson Reuters владеют своими зарегистрированными и / или соответствующими товарными знаками.

Продукты [ править ]

Это поставщики приложений ECRS, продуктов ECRS и сторонние консультанты ECRS:

• Аргос
• BillBack
• Системы управления
• CostWare
• Equitrac
• ERS
• Комбайн
• MiniSoft
• Norman Wise & Co
• nQueue
• UDI
• Wehrheim
• WSI

Argos, BillBack, Control Systems, CostWare, Equitrac, ERS, Harvester, MiniSoft, Norman Wise & Co, nQueue, UDI, Wehrheim и WSI владеют своими зарегистрированными и / или соответствующими товарными знаками.

См. Также [ править ]

• Единая система управления на основе задач - коды расходов (UTBMS)

Ссылки [ править ]

Дальнейшее чтение [ править ]

• Возмещение затрат на юридические исследования в Интернете: передовой опыт повышения прибыльности малых фирм и повышения качества обслуживания клиентов . Кэри Дж. Гриффит и Вики К. Крюгер, Американская ассоциация адвокатов , 2005 г., http://www.americanbar.org/content/dam/aba/migrated/genpractice/resources/costrecovery/WhitePaper_CostRecovery.authcheckdam.pdf
• Системы возвратных платежей и участие пользователей в информационных системах . Маргрет Олсон и Блейк Айвз, Высшая школа бизнеса Нью-Йоркского университета , 1981.
• Системы возмещения судебных издержек . Стивен П. Перкинс, ICM Phase III Project , 2010, http://www.ncsc.org/~/media/Files/PDF/Education%20and%20Careers/CEDP%20Papers/2000/Court%20Cost%20Recovery%20System. Ashx
• Системы оплаты и возмещения затрат . М. Фостер / Дж. Максим / С. Верхайм / С. Паток, STC Network Systems, Whittier , 2001, http://www.stcllp.com/docs/ecrs_overview.pdf .

Внешние ссылки [ править ]

• CostWare - http://www.costwareinc.com/sw_overview.htm
• ECRS.US - http://www.ecrs.us
• WSI - http://www.wsi.net/ermodul.html
• nQueue - https://www.nqueue.com