Расходный счет – это право на возмещение денежных средств, потраченных работниками на служебные нужды. [1] Некоторые общие счета расходов: себестоимость продаж, расходы на коммунальные услуги, разрешенные скидки, расходы на уборку, расходы на амортизацию, расходы на доставку, расходы по налогу на прибыль, расходы на страхование, расходы на проценты, расходы на рекламу, расходы на продвижение, расходы на ремонт, расходы на техническое обслуживание, расходы на аренду, расходы на заработную плату, транспортные расходы, расходы на расходные материалы и расходы на питание. [2]
Чтобы увеличить расходный счет, его необходимо списать. [3] Чтобы уменьшить расходный счет, его необходимо кредитовать. [3] Нормальный остаток счета расходов является дебетовым. [3] Чтобы понять, почему расходы дебетуются, важно обратить внимание на уравнение бухгалтерского учета: Активы = Обязательства + Собственный капитал. [4] Расходы отражаются в части уравнения, посвященной собственному капиталу, потому что собственный капитал — это обыкновенные акции плюс нераспределенная прибыль, а нераспределенная прибыль — это доходы минус расходы минус дивиденды. [2] Расходы считаются временными счетами в этом уравнении, потому что в конце периода счета расходов закрываются. [4]Поскольку счета расходов уменьшают кредитовое сальдо собственного капитала, расходы должны быть дебетованы. [5]
В конце года счета расходов должны быть закрыты или обнулены. [6] Счета расходов необходимо закрыть, поскольку они носят временный характер, а это означает, что они относятся только к данному отчетному периоду и не переносятся на следующий. [2] Когда счета расходов закрываются, они закрываются на другой временный счет, известный как Сводка доходов. [2] Таким образом, счета расходов должны быть кредитованы, а сводка доходов будет дебетована. [2] [6] Чистый убыток или прибыль на этом счете переносится на нераспределенную прибыль, которая является постоянной учетной записью. [4]
Учетные записи Contra — это учетные записи, которые связаны, но отделены от конкретной учетной записи. [7] Счет контррасходов ведет себя так же, как и обычный счет расходов; вместо того, чтобы дебетовать для увеличения, контрсчет должен кредитовать для увеличения. [7] Вместо того, чтобы кредитовать на уменьшение, он будет кредитоваться на увеличение. [7] Примером счета контррасходов являются возвраты и скидки на покупку. [4]
В Соединенных Штатах использование счета расходов можно проследить до Джорджа Вашингтона , который решил отказаться от зарплаты и полагался на счет расходов для покрытия своих покупок во время своего военного руководства во время Американской революции . [8]
Согласно сегодняшнему налоговому законодательству Соединенных Штатов счета расходов рассматриваются как «подотчетные» или «неподотчетные». Счета подотчетных расходов регулируются различными правилами Налоговой службы . Для учетной записи должна быть документально подтверждена деловая цель. Расходы со счета должны быть документально подтверждены, как правило, в виде квитанций . Любые деньги, доверенные работнику со счета, которые не израсходованы в служебных целях и не учтены, должны быть возвращены работодателю. [9]