 | Эта статья поднимает множество проблем. Пожалуйста, помогите улучшить его или обсудите эти проблемы на странице обсуждения . ( Узнайте, как и когда удалить эти сообщения-шаблоны ) ( Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения )
|
Documentation Project Initiation ( PID ) является одним из наиболее значимых артефактов в области управления проектами , которая обеспечивает основу для бизнес - проекта.
PID объединяет информацию, полученную в ходе процессов « Запуск проекта» и «Инициирование проекта» в среде проекта, управляемой PRINCE2 . В 2009 году PRINCE2 переименовал Document в Documentation, и это указывает на набор документации, который был собран при создании проекта, а не на всю информацию в системе. [ согласно кому? ]
Документ об инициировании проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для команды проекта .
Документ об инициировании проекта часто содержит следующее: [1]
- Цели проекта
- Объем
- Организация проекта
- Бизнес-кейс
- Ограничения
- Заинтересованные стороны
- Риски
- Управление проектом
- Рамки отчетности
- Отключение PID
- Резюме
Устав проекта может быть создан вместо PID; эти два типа документов очень похожи. Но Устав проекта менее подробен, что делает его более подходящим для случаев, когда производители контента менее доступны. [2]
Документация по инициированию проекта в терминах PRINCE2 [ править ]
Документация по инициированию проекта - это термин PRINCE2, представляющий план подхода к управлению проектами. Он состоит из ряда других документов, включая бизнес- модель, техническое задание , план коммуникации, реестр рисков , допуски проекта, план проекта и любые конкретные элементы управления или проверки проекта как часть ведомственного плана качества. или общий проектный подход. PID представляет собой подробную версию основного стартового документа проекта, который называется Краткое описание проекта.
PID объединяет документацию, чтобы сформировать логический документ, который объединяет всю ключевую информацию, необходимую для запуска и выполнения проекта на надежной основе. Он должен быть доведен до сведения всех заинтересованных сторон, согласован и подписан бизнес-спонсорами . Короче говоря, это часть проекта «кто, почему и что». Он определяет все основные аспекты проекта и формирует основу для управления им и оценки общего успеха. Документ инициирования проекта основан на экономическом обосновании (если он существует) с использованием информации и данных анализа, полученных в ходе действий по инициированию. [3]
Общая часть формальных методологий проекта, таких как PRINCE2 [4], документ является важной вехой в процессе инициирования проекта . Это документ, который направляется Совету проекта для одобрения начала проекта.
Документ об инициировании проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для команды проекта.
Написание документа инициации проекта (PID) [ править ]
Цель [ править ]
Целью документа инициации проекта (PID) является сбор и запись основной информации, необходимой для правильного определения и планирования проекта. PID должен расширять мандат проекта и указывать, что проект нацелен и планирует достичь, а также причину важности достижения этих целей. Он также содержит список людей, которые участвуют в разработке проекта с самого начала до закрытия проекта, а также их роли и обязанности. PID также включает дату, когда PID был одобрен Советом проекта. PID не обновляется регулярно на этапах проекта. Любые необходимые изменения или обновления должны быть сделаны в конце каждого этапа, чтобы включить подробные этапы для следующих шагов.Документ об инициировании проекта является основой решений, принимаемых для проекта, и он бесполезен, когда PID запрашивается или изменяется на более позднем этапе без ссылки на то, почему, кем и когда.[5]
Заявление о содержании проекта [ править ]
Один из самых важных разделов PID. Заявление о содержании проекта разделено на три части: Заявление о содержании проекта, Предлагаемое решение и Пример проекта в объеме. Эта часть PID подробно объясняет, что проект предлагает заинтересованным сторонам и клиентам. Предлагаемое решение объясняет, какие инновации, изменения и аспекты проект привнесет в окружающую среду и общество, а также какие изменения и обновления он вызовет. Заявление о содержании проекта должно включать как можно больше деталей, так как это помогает избежать увеличения числа проблем и вопросов в жизненном цикле проекта (требования необходимы для достижения успеха в категории «В объеме»). На этапе «Объем» помогает менеджеру проекта принимать решения по финансовым аспектам и расходам проекта. [6]
Предпосылки проекта [ править ]
Предпосылки проекта определяют, почему и как был создан проект. Фаза 1 проекта предоставит необходимую онлайн-функциональность вместе с изменениями в необходимых бизнес-системах, на которые повлияет воздействие, в то время как Фаза 2 предоставит управление цифровыми правами и размещение рекламы в реальном времени. В разделе PID следует указать человека, сыгравшего ключевую роль в участии в проекте. Это рациональный способ сделать конкретный проект выше других, акцентируя внимание на участии самого активного кандидата команды. Это потому, что кто-то из важных сотрудников компании хочет это видеть. В результате вам должны быть предоставлены ресурсы и оборудование для обеспечения реализации вашего проекта. [7]
Предположения, зависимости и ограничения [ править ]
Предположения, зависимости и ограничения подробно описывают Документ инициирования проекта. Эти детали предполагаются до документирования требований к управлению проектом и спецификации бизнес-требований. Ограничения проекта в PID идентифицируют внешние воздействия, такие как недоступность ресурсов или конкурента (другой проект). [8]
Организация и управление [ править ]
Чтобы завершить этап организации, команде необходимо заполнить организационную схему. Проект будет реализован кросс-функциональной командой, состоящей из опытных представителей различных отделов, включая разработку, взаимодействие, тестирование, сетевое взаимодействие, инфраструктуру и бизнес-системы, безопасность и маркетинг. Вовлеченность различных областей будет варьироваться по мере продвижения проекта первоначального проекта. [9] SMG (Группа высшего руководства) будет уведомлена об основных выводах и разработках. [10]
План коммуникации [ править ]
В течение всего процесса создания документа инициации проекта менеджер проекта знает, что они будут присутствовать на встречах с менеджерами сторонних проектов, ведущими архитекторами и руководителями групп, где будут обсуждаться отчеты по управлению проектом, еженедельные встречи проектной группы, двухнедельные встречи с поставщиками и еженедельная программа. состоятся заседания правления. [11]
План качества [ править ]
План качества проекта обычно составляется ITQA (обеспечение качества ИТ) и определяет аспекты, которые будут реализованы как часть проекта (базовый план проекта, бизнес-требования (BRS), варианты использования , дизайн высокого уровня (HLD), требования к программному обеспечению). Spec (SRS), Test Scripts, Test Report, Post Development Review (PDR), Stage Assessment in a Project Quality Plan). ITQA также определяет, когда будет проводиться оценка конечной стадии (ESA). По сути, это контрольные точки в течение жизненного цикла проекта, которые обеспечивают поставку качественного продукта. ESA подразумевает встречу, на которой рассматривается Базовый план проекта, чтобы обеспечить его актуальность и соблюдение графика., Отчеты об управлении проектом, отчеты о контрольных точках рабочего потока проекта, протоколы собраний команды, действия и повестка дня, журнал рисков и проблем проекта и совет по плану качества. [12]
Первоначальный план проекта [ править ]
Написание Первоначального плана для PID подразумевает адекватный пересмотр предложенной даты и этапов детализации соответственно. Часто заинтересованные стороны требуют, чтобы проект был реализован в невозможные сроки, что требует выделения этого факта. В этом случае большинство заинтересованных сторон проявляют гибкость и собираются пересмотреть дату запуска или сократить объем. Дата перезапуска или сокращения объема должна быть подтверждена обоснованиями, на основании которых заинтересованные стороны принимают решение о переносе даты запуска. Чем раньше работник начнет строить такие отношения с заинтересованными сторонами, тем легче будет позже, когда возникнут более насущные проблемы, касающиеся масштабов. [13]
Управление проектом [ править ]
Существует определенное количество разделов, которые необходимо выполнить с точки зрения управления всем проектом: элементы управления проектом, этапы проекта и процесс исключения. Это могут быть фактические бюджетные данные и прогнозы, подготовленные для каждого финансового периода, исключения, которые должны быть переданы руководителю корпоративной программы, обзоры продуктов из плана качества, допуск проекта, план смягчения рисков, определение рисков проекта и планы по их снижению, журнал проблем, Существующие процессы контроля изменений, еженедельный отчет об основных моментах корпоративной программы, еженедельные встречи с поставщиками, еженедельные встречи проектных групп и т. Д.
Журнал исходных рисков и проблем [ править ]
Правило гласит, что чем больше мы собираемся совершить, тем больше нам нужно доставить. На стадии проектаэто «Инициирование», «Требования», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Запуск проекта» и «Завершение с этапом процесса исключения». Последний этап является наиболее нестабильным, поскольку учитывает, насколько могут увеличиться бюджет, время и объем проекта без принудительного перехода проекта в исключение. В ситуации, когда заинтересованные стороны решают переместить проект в исключение, необходимо представить подробный план исключения, который заменит версии планов проекта / этапов, которые использовались до исключения. И вдобавок ко всей этой дополнительной документации, менеджер проекта также должен будет поддерживать продвижение проекта и обеспечивать мотивацию своей команды. После того, как PID официально утвержден, это означает, что перед переходом в Exception необходимо использовать дополнительные непредвиденные обстоятельства.Это может иметь решающее значение для успешной реализации проекта, так же как хороший денежный поток является ключом к успеху любого растущего бизнеса.[14]
Бем выделил шесть этапов управления рисками: идентификация, оценка, приоритизация, планирование управления, разрешение и мониторинг, которые выполняются в PID. [15]
Получение одобрения PID [ править ]
Последним этапом написания PID является утверждение, которое подразумевает распространение среди всех заинтересованных сторон в списке рассылки внутри PID и другим заинтересованным сторонам, таким как отдел эксплуатации или HR для ресурсов.по электронной почте с запросом комментариев. Затем руководитель группы соберет комментарии, а затем проследит за заключительной встречей, на которой Заинтересованные стороны и Заинтересованные стороны собираются обсудить PID более подробно. Только после того, как эти этапы будут завершены, ваш PID будет соответствовать стандарту, достаточному для утверждения и передачи Совету программы для финансирования. В зависимости от сложности и размера проекта, этапы будут завершены в виде пяти неофициальных и четырех официальных обзоров. Могут возникнуть некоторые проблемы, такие как нехватка ресурсов и финансов. Крайне важно определить, насколько приоритетным является ваш проект до запуска PID, что поможет избежать огромных расходов, если проект вот-вот появится на стадии исключения. [16]
Характеристики PID [ править ]
Указывая важность проекта, Документация по инициированию проекта указывает, что это договор между менеджментом проекта и спонсором. Цель PID - понять предпосылки проекта. Правильный формат PID отражает понимание предыстории, целей и преимуществ. Хороший руководитель проекта не только заинтересован в предоставлении результатов или возможностей для своих клиентов, но и в более широком контексте и в преимуществах, которые в конечном итоге принесет эта возможность. PID определяет, что входит в объем проекта с помощью блок-схем и структурных декомпозиций продукта . Ключевую роль играет определение ответственности, которая подразумевает роли менеджера проекта, руководителя группы , спонсора,поставщик , представитель пользователя, заинтересованные стороны и члены руководящего комитета . [17]
Есть ключевые аспекты, которые необходимо рассмотреть перед запуском проекта и созданием документа инициации проекта, например: как будет реализован проект? Какой подход: разнообразные техники (например, водопад , гибкая методология )? Какие способы коммуникации с заинтересованными сторонами, чтобы быть в курсе рисков, проблем и изменений.
Для PID достаточно указать место, в котором подчеркиваются основные этапы и мероприятия проекта.
Успех PID и всего проекта основывается на визуальных аспектах, таких как графика, что способствует лучшему визуальному запоминанию проекта.
Риски необходимо идентифицировать до того, как они проявятся как проблема в рамках всего проекта. Проблему можно решить, составив список основных рисков проектов и меры предосторожности, которые необходимо предпринять.
Необходимо учитывать финансовую сторону проекта. Схема PID должна быть включена в любые бюджетные ограничения и должна содержать предположения, которые команда использовала при оценке, а также подробную информацию о том, как часто будет проводиться оценка. В этом важном аспекте следует избегать изоляции, так как это может вызвать такие ошибки, как орфография или жаргон.
Чтобы улучшить PID, можно создать презентацию, определяющую и подчеркивающую основные моменты. [17]
См. Также [ править ]
- Бизнес-кейс
- PRINCE2
- Управление проектом
- Планирование проекта
Ссылки [ править ]
- ^ Написание документа инициации проекта
- ^ Документы для инициирования проекта: Начало вашего проекта с отличным началом, https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_85.htm .
- ↑ Project Initiation and the Project Initiation Document - Проверено 3 июня 2010 г.
- ^ Принц 2: Практическое руководство Колина Бентли, ISBN 978-0-7506-5330-5
- ^ Назначение PID и связанных документов ,. http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-intro.html
- ^ Заявление о содержании проекта в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-scope-statement-in-a-project-initiation-document.html
- ^ Предпосылки проекта с точки зрения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-background.html
- ^ Предположения, зависимости и ограничения PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-assumings.html
- ^ Организация проекта и управление, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-governance.html
- ^ Проект документа о начале проекта, https://www.rbkc.gov.uk/pdf/jsna_pid.pdf
- ^ План коммуникации, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-communications-plan.html
- ^ План качества проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-quality-plan.html
- ^ Первоначальный план проекта, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-initial-plan.html
- ^ Управление проектами в PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-project-controls.html
- Перейти ↑ Boehm, BW (1989). Управление рисками программного обеспечения . Вашингтон, округ Колумбия: Пресса компьютерного общества IEEE.
- ^ Утверждение документа об инициировании проекта, http://www.my-project-management-expert.com/project-lifecycle-project-initiation-document-approval.html
- ^ a b Что делает идеальный документ инициации проекта (PID) ?, http://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-makes-a-perfect-project-initiation-document-pid
