Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
Жизненный цикл записи, состоящий из трех этапов: создание, обслуживание и удаление записи. [1]

Записи жизненного цикла в области управления документами относится к следующим этапам в записи «продолжительность жизни»: от его создания до его сохранения (в в архив) или утилизации. Хотя существуют различные модели жизненного цикла записей, все они предусматривают создание или получение, использование и удаление. [2]

Обзор [ править ]

Фаза управления записями жизненного цикла записей состоит из создания, классификации, обслуживания и удаления. Создание происходит при получении информации в виде записей. Записи или их информация классифицируются в некоторой логической системе. Поскольку записи используются, они требуют обслуживания. Удаление включает уничтожение или передачу в архив для использования в будущем.

Затем следует вторая, архивная фаза, состоящая из выбора или получения записей в архивах, описания записей в инвентаризации, средств поиска и т. Д., А также сохранения записей или, возможно, информации в записи. Исследователи и ученые могут продолжать ссылаться на информацию, содержащуюся в записях, и использовать ее.

Модель континуума [ править ]

В 1930-х годах Эммет Лихи из Национального архива США играл центральную роль в разработке программы для определения жизненного цикла документов от создания и использования до возможного уничтожения или архивирования. [3] Ричард Бернер из Вашингтонского университета предложил единую цель управления записями и архивами: «ответственное использование и администрирование записей, ведущее либо к санкционированному уничтожению, либо к сохранению и администрированию архивов». [4]

Профессии управления документами и архивов, хотя и отличаются друг от друга, несомненно, работают для достижения одной и той же цели: эффективного управления записанной информацией на всех этапах континуума, от создания до удаления. Эффективное управление записанной информацией (то, что Бернер называет «ответственным использованием и администрированием записей») требует постоянного взаимодействия между менеджером документации и архивистом, чтобы:

  • обеспечить создание нужных записей, содержащих нужную информацию, в нужном формате;
  • организовать записи и проанализировать их содержание и значимость, чтобы облегчить их доступность;
  • незамедлительно сделать их доступными для тех (администраторов и исследователей), которые имеют право и обязаны их видеть;
  • систематически избавляться от ненужных записей; и
  • защищать и хранить информацию столько времени, сколько она может понадобиться (при необходимости, навсегда).

Позже важный вклад был сделан Фрэнком Апвардом и его разработкой Модели Континуума Рекордов .

См. Также [ править ]

Ссылки [ править ]

  1. ^ FEA (2005). Профиль управления записями FEA, версия 1.0 . 15 декабря 2005 г.
  2. ^ Пирс-Моисей, Ричард (2005). Словарь терминологии архивов и записей . Чикаго, Иллинойс: Общество американских архивистов. п. 232. ISBN. 1-931666-14-8.
  3. ↑ Эммет Дж. Лихи (1910-1964) , Премия Эмметта Лихи , получено 17 ноября 2020 г.
  4. ^ Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в Соединенных Штатах: исторический анализ . Сиэтл и Лондон.

Дальнейшее чтение [ править ]