Управление жизненным циклом информации ( ILM ) относится к стратегиям администрирования систем хранения на вычислительных устройствах.
ILM - это практика применения определенных политик для эффективного управления информацией. Эта практика была основана на управлении информацией в бумажной или другой физической форме ( микрофильмы , негативы, фотографии, аудио- или видеозаписи и другие активы).
ILM включает каждую фазу «записи» от ее начала до конца. И хотя он обычно применяется к информации, которая соответствует классическому определению записи (и, таким образом, относится к управлению записями ), он применяется ко всем информационным активам. Во время своего существования информация может стать записью, если ее идентифицировать как документирующую бизнес-операцию или как удовлетворение бизнес-потребности. В этом смысле ILM стал частью общего подхода к управлению корпоративным контентом .
Однако в более общем плане термин «бизнес» следует понимать в широком смысле, а не принудительно привязывать к прямому коммерческому или корпоративному контексту. Считается, что большинство записей имеют отношение к корпоративному бизнесу, но не все. Большая часть записанной информации служит для документирования события или критического момента в истории. Примерами являются записи о рождении, смерти, медицинские / медицинские и образовательные записи. Электронная наука , например, является областью, в которой ILM стала актуальной.
В 2004 году Ассоциация производителей сетей хранения данных от имени отраслей информационных технологий (ИТ) и хранения информации попыталась дать новое более широкое определение https://abcadda.com/what-are-the-three-stages-of -the-информации-жизненный цикл / . Часто цитируемый [ кем? ] определение, которое было опубликовано в октябре на конференции Storage Networking World в Орландо, Флорида, гласило, что «ILM состоит из политик, процессов, практик и инструментов, используемых для согласования ценности информации для бизнеса с наиболее подходящими и экономически эффективными ИТ. инфраструктура с момента, когда информация задумывается через ее окончательное расположение ". [1] В этом представлении информация согласовывается с бизнес-процессами посредством политик управления и уровней обслуживания, связанных с приложениями, метаданными, информацией и данными.
Политика
Политика ILM состоит из всеобъемлющих политик хранения и информации, которые управляют процессами управления. Политика продиктована бизнес-целями и драйверами. Таким образом, политики обычно входят в структуру общего руководства и управления ИТ ; процессы управления изменениями ; требования к доступности системы и времени восстановления; и соглашения об уровне обслуживания (SLA).
Оперативный
Функциональные аспекты ILM включают резервное копирование и защиту данных; аварийное восстановление , восстановление и перезапуск; архивирование и долгосрочное хранение; репликация данных; и повседневные процессы и процедуры, необходимые для управления архитектурой хранения.
Инфраструктура
Инфраструктурные аспекты ILM включают логическую и физическую архитектуры; то приложение зависит от платформ хранения данных; безопасность хранения; и ограничения центра обработки данных . В области приложений взаимосвязь между приложениями и требованиями к производству, тестированию и разработке обычно наиболее актуальна для ILM.
Функциональность
Для целей ведения деловой документации выделено пять этапов [ кем? ] как часть континуума жизненного цикла с одним исключением. Эти:
- Создание и получение
- Распределение
- Использовать
- Обслуживание
- Диспозиция
Создание и получение имеет дело с записями с момента их создания. Это может включать их создание членом организации на разных уровнях или получение информации из внешнего источника. Он включает в себя переписку, формы, отчеты, чертежи, компьютерный ввод / вывод или другие источники.
Распространение - это процесс управления информацией после того, как она была создана или получена. Это включает как внутреннее, так и внешнее распространение, поскольку информация, которая покидает организацию, становится записью транзакции с другими.
Использование происходит после того, как информация распределяется внутри компании, и может генерировать бизнес-решения, документировать дальнейшие действия или служить другим целям.
Сопровождение - это управление информацией. Это может включать такие процессы, как регистрация, поиск и передача. Хотя коннотация «регистрации» предполагает размещение информации в предписанном контейнере и оставление ее там, это еще не все. Хранение - это фактически процесс упорядочивания информации в заранее определенной последовательности и создания системы для управления ею для ее полезного существования в организации. Отсутствие надежного метода хранения информации делает ее поиск и использование практически невозможными. Передача информации относится к процессу ответа на запросы, извлечения из файлов и предоставления доступа пользователям, уполномоченным организацией иметь доступ к информации. При удалении из файлов информация отслеживается с помощью различных процессов, чтобы гарантировать, что она будет возвращена и / или доступна другим лицам, которым может потребоваться доступ к ней.
Удаление - это практика обработки информации, доступ к которой осуществляется реже или у которой истек назначенный срок хранения. Менее часто используемые записи могут рассматриваться для перемещения в «неактивное хранилище записей» до тех пор, пока они не достигнут назначенного срока хранения. «Хотя небольшой процент организационной информации никогда не теряет своей ценности, ценность большей части информации имеет тенденцию к снижению с течением времени, пока она не перестанет иметь ценность для кого-либо для каких-либо целей. Ценность почти всей деловой информации достигает максимума вскоре после ее создания и обычно остается активным только короткое время - от одного до трех лет или около того - после чего его важность и использование снижается. Затем запись переводит свой жизненный цикл в полуактивное и, наконец, в неактивное состояние ». [2] Сроки хранения основаны на создании графика хранения для конкретной организации на основе исследования нормативных, законодательных и законодательных требований к управлению информацией для отрасли, в которой работает организация. Дополнительные элементы, которые следует учитывать при установлении срока хранения, - это любые бизнес-потребности, которые могут превышать эти требования, а также учет потенциальной исторической, внутренней или постоянной ценности информации. Если информация удовлетворяет всем этим требованиям и больше не считается ценной, ее следует утилизировать способами, соответствующими содержанию. Это может включать обеспечение того, чтобы другие не могли получить доступ к устаревшей или устаревшей информации, а также меры по защите частной жизни и конфиденциальности ».
Долгосрочные записи - это те записи, которые имеют постоянную ценность для организации. В зависимости от периода, указанного в графике хранения, они могут храниться в течение 25 лет или дольше, или им даже может быть назначен «бессрочный» или «постоянный» период хранения. Термин «постоянный» используется гораздо реже за пределами федерального правительства, поскольку невозможно установить требование в отношении такого срока хранения. Необходимо обеспечить управление записями постоянного значения с использованием методов, обеспечивающих постоянный доступ к ним в течение всего времени, в течение которого они хранятся. Хотя это относительно легко сделать с записями на бумаге или микрофильмах, обеспечивая соответствующие условия окружающей среды и адекватную защиту от потенциальных опасностей, это менее просто сделать с записями в электронном формате. Существуют уникальные проблемы, связанные с обеспечением жизнеспособности формата, в котором они создаются / записываются, а носители, на которых они хранятся, остаются доступными. Носители подвержены как деградации, так и устареванию в течение своего срока службы, поэтому необходимо разработать политики и процедуры для периодического преобразования и миграции информации, хранящейся в электронном виде, чтобы гарантировать ее доступность в течение требуемых периодов хранения.
Исключения возникают из-за единичных проблем, выходящих за рамки обычных повседневных операций. Одним из примеров этого является судебное удержание, судебное приостановление или приостановление юридического действия, запрошенное адвокатом. Далее следует, что диспетчер записей установит юридическое удержание в приложении управления записями, что предотвратит постановку файлов в очередь для удаления.
Смотрите также
- Автоматизированное многоуровневое хранилище
- ARMA International
- Отмена приложения
- Хранение компьютерных данных
- Классификация данных (значения)
- Распространение данных
- Управление цифровыми активами
- Цифровая преемственность
- Цифровое сохранение
- Управление документами
- Управление корпоративным контентом
- Иерархическое управление хранилищем
- Управление информацией
- Информационное хранилище
- Ведение документации
Сноски
Рекомендации
Стивенс, Дэвид О. Управление записями: переход от бумажного к электронному . Оверленд-Парк, Канзас: ARMA International, 2007.