Срок хранения (связанный с графиком удержания или программой удержания ) является одним из аспектов записей и управления информацией (RIM) и записи жизненного циклакоторый определяет продолжительность времени, в течение которого информация должна храниться или «храниться», независимо от формата (бумажный, электронный или другой). Сроки хранения различаются в зависимости от типа информации, в зависимости от содержания и множества других факторов, включая внутренние организационные потребности, нормативные требования к проверке или аудиту, юридические ограничения, участие в судебных разбирательствах, а также потребности в налогообложении и финансовой отчетности, а также другие факторы, определенные местными, региональными, государственными, национальными и / или международными органами управления. [1] [2]
По истечении применимого срока хранения для данного типа или серии информации и снятия всех запретов / мораториев информация обычно уничтожается с использованием утвержденного и эффективного метода уничтожения, который делает информацию полностью и необратимо непригодной для использования любыми средствами. В качестве альтернативы его можно преобразовать из одной формы в другую (например, из бумажной в электронную), в зависимости от определенного периода хранения для каждого формата. Информация, историческая ценность которой превышает ее «полезную ценность», может быть передана на хранение архивной организации для постоянного или длительного длительного хранения. [1] [2]
Обоснованная позиция [ править ]
Обоснованное распоряжение относится к способности установленного и примененного срока хранения эффективно обеспечивать защиту записи и ее возможного уничтожения или присоединения при тщательном рассмотрении в суде или в рамках другого надзора.
Специалисты по управлению записями и информацией (RIM) обычно рекомендуют, чтобы все периоды хранения, применяемые к организационной информации, были проверены и утверждены для использования компетентным юрисконсультом, который представляет организацию и знаком с конкретными бизнес-потребностями и правовыми нормами. и нормативные требования организации. Кроме того, практический подход к оценке / классификации информации, надлежащее документирование программы утилизации, стратегический анализ политики утилизации с течением времени на предмет эффективности требуются для надлежащего обоснованного решения. [3]
Руководящие и образовательные организации [ править ]
См. Также [ править ]
Ссылки [ править ]
- ^ а б Каннингем, GC; Монтанья, JC (2006). «Хранение и удаление документации» . Руководство юриста по управлению и хранению документации . Американская ассоциация адвокатов. С. 103–118. ISBN 9781590314500. Проверено 18 мая 2018 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
- ^ а б Хамер, AC (2011). Руководство ICSA по хранению документов . ICSA Publishing Ltd. стр. 338. ISBN 9781860724732.
- Перейти ↑ Kahn, R. (2014). «Обоснованное удаление: единственный реальный способ управлять терабайтами и петабайтами». В Смоллвуде, РФ (ред.). Информационное управление: концепции, стратегии и передовой опыт . Джон Вили и сыновья. С. 130–137. ISBN 9781118218303.
