Программное обеспечение для управления контракта является спектр компьютерных программ, библиотек и данных , используемых для поддержки управления контрактами , управления жизненным циклом контракта и управления подрядчика по проектам. Его можно использовать с программным обеспечением для управления проектами .
Преимущества и основные функции [ править ]
В большинстве сложных проектов с участием подрядчиков теперь используется программное обеспечение для управления контрактами, вместо того, чтобы полагаться на ручное управление бумажными контрактами. Он стал важным инструментом для отслеживания множества действий с финансовыми последствиями и может быть особенно полезным для автоматизации администрирования, обеспечения соответствия, мониторинга рисков, создания отчетов и запуска предупреждений. [1] В дополнение к этим типам функций программные системы управления контрактами предоставляют централизованное хранилище для сотрудников, чтобы быстро получить доступ ко всем контрактам по всему миру в одном месте. Хранение контрактов в нескольких местах может задержать и прервать процесс заключения контракта.
Программное обеспечение для управления контрактами производится многими компаниями, работающими в разных масштабах и предлагающими разную степень настраиваемости. Основные функции должны включать в себя возможность хранить документы по контракту, отслеживать изменения в документах по контракту, искать документы по определенному критерию, отправлять предупреждения о ключевых датах и сообщать о необходимых аспектах контракта. [2] Другие функции включают управление запросом нового контракта, сбор связанных данных, отслеживание документа через процесс проверки и утверждения и сбор цифровых подписей . [1]
Программное обеспечение для управления контрактами также может помочь в управлении портфелем проектов и анализе расходов , а также может отслеживать ключевые показатели эффективности . Ведущее программное обеспечение для управления контрактами обеспечивает прозрачность, мониторинг и соблюдение контрактов для автоматизации и оптимизации процесса жизненного цикла контрактов .
Централизованное хранилище дает важное преимущество, позволяя хранить все контрактные документы в одном месте. Хранение контрактов в нескольких местах может задержать и прервать процесс заключения контракта. [3]
Программное обеспечение для управления контрактными рисками (CRMS) для капитальных проектов [ править ]
Очень крупные предприятия, такие как проекты капитальных затрат (капвложений), предполагают участие нескольких сторон, а также высокий риск и неопределенность. В отличие от традиционных операционных контрактов, они имеют общие сроки в уникальных ситуациях. По мере того, как сложность этих уникальных проектов увеличивается, отношения между сторонами становятся все более важными. Это требует, чтобы программное обеспечение для управления контрактами или программное обеспечение для управления рисками контрактов (CRMS) стало более динамичным и гибким.
Условия этих контрактов на капитальные затраты обязательно включают предположения в начале процесса и могут измениться в течение жизненного цикла проекта . По этой причине CRMS должна иметь возможность фиксировать один-единственный случай согласованных изменений условий контракта и включать эти изменения проверяемым и юридически надежным способом. При участии нескольких лиц, принимающих решения, CRMS также должна сделать подотчетность более прозрачной и позволять быстрее принимать решения по предложениям о вариациях.
Управление контрактами как часть соблюдения GDPR ЕС [ править ]
GDPR требует дополнительных усилий в отношении управления контрактами. Каждый ответственный за данные субъект обязан подписать соглашения об обработке данных (DPA) с различными поставщиками, которые обрабатывают персональные данные от имени ответственных за данные. DPA необходимо регулярно контролировать, корректировать и обновлять, что добавляет дополнительное соглашение таким поставщикам или, по крайней мере, дополнительное DPA-приложение к каждому соглашению.
Ссылки [ править ]
- ^ a b «Что такое программное обеспечение для управления контрактами? - Определение с сайта WhatIs.com» . SearchFinancialApplications.techtarget.com . Проверено 11 августа 2016 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
- ^ «Лучшее программное обеспечение для управления контрактами 2015 года» . PCMAG.com . Проверено 11 августа 2016 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
- ^ Уайт, Сара К. "Как перестать делать дорогостоящие ошибки ИТ-контрактов" . Cio.com . Проверено 11 августа 2016 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
