Картотеки (или иногда картотека в американском английском ) является часть офисной мебели , как правило , используется для хранения бумажных документов в папках . [1] В самом простом контексте это корпус для ящиков, в которых хранятся предметы. Двумя наиболее распространенными формами картотечных шкафов являются вертикальные файлы и боковые файлы. Вертикальный картотечный шкаф имеет ящики, которые выступают с короткой стороны (обычно 15 дюймов) шкафа. Боковой картотечный шкаф имеет ящики, которые выступают из длинной стороны (разной длины) шкафа. В Великобритании их также называют боковыми фильтрами.. Есть также полочные файлы, которые идут по полкам. В Соединенных Штатах картотечные шкафы обычно рассчитаны на бумагу размером 8,5 × 11 , а в других странах картотечные шкафы часто предназначены для хранения бумаги других размеров, например, формата А4 .
Строительство [ править ]
Офисные шкафы для документов обычно изготавливаются из листового металла или дерева. В выдвижных ящиках обычно используется направляющая для облегчения открывания ящика, которая включает в себя «упор» для предотвращения полного выдвижения ящика из шкафа. Чтобы открыть ящик в большинстве металлических шкафов для хранения документов, необходимо нажать на небольшой выдвижной механизм, известный как «защелка», чтобы освободить и открыть ящик. У каждого ящика есть ручка для захвата и вытягивания ящика. На передней стороне каждого ящика обычно есть держатель этикеток, позволяющий пользователю идентифицировать содержимое ящика.
Многие картотеки оснащены замком с ключом для предотвращения несанкционированного доступа к хранимым документам. Есть два типа замков. «Кулачковый замок» активируется ключом, который поворачивает замок. «Плунжерный замок» открывается ключом, но может быть закрыт простым нажатием на корпус замка. Плунжерный замок позволяет пользователю быстро закрыть и заблокировать несколько шкафов за короткое время.
Некоторые картотеки имеют металлическую пластину или проволочную структуру в задней части каждого ящика, которая известна как ведомый блок. Приводной блок можно отрегулировать вперед, чтобы уменьшить длину ящика, чтобы папки с файлами, находящиеся внутри, оставались вертикальными и находились в передней части ящика для облегчения доступа.
Горизонтальный файл [ править ]
Генри Браун, американский изобретатель, 2 ноября 1886 года запатентовал «сосуд для хранения и хранения бумаг». Это был пожарный и безопасный контейнер из кованого металла, который можно было запечатать с помощью замка. Это было особенным в том, что он держал бумаги разделенными.
Вертикальный файл [ править ]
Изобретение вертикального пилка остается неразгаданной загадкой. Раздел «Вертикальный архивный шкаф» на веб-сайте музея «Ранний офис» [2] начинается с обсуждения ошибочных выводов высококвалифицированных «вторичных источников» относительно происхождения вертикального архивирования. Вторичные источники утверждали, что золотая медаль была вручена на Всемирной выставке Ярмарка 1893 года для вертикального архива. Музей Early Office не нашел доказательств, подтверждающих эти утверждения. Однако информация, представленная в обсуждении вертикальных шкафов в Музее раннего офиса, предполагает, что коммерческое внедрение вертикального архива могло произойти в 1900 году, когда компания под названием Library Bureau (основана в 1876 году, позже подразделение Remington Rand) опубликовал каталог с вертикальным картотечным шкафом. Патент США был подан в 1902 году Библиотечным бюро, изобретателем которого был Дэвид Э. Хантер. [3]
Исследование, проведенное Эстер Эллен-По [4], подтвердило выводы музея «Ранний офис» и предполагает, что наиболее достоверным заявлением об изобретении вертикального хранения документов в том виде, в каком мы его знаем сегодня, является Библиотечное бюро. Брошюра Библиотечного бюро 1903 года, озаглавленная «Системы вертикального архивирования библиотечного бюро со сменными шкафами», начинается со слов: «Вертикальное архивирование в том виде, в каком оно было создано [выделено нами] и усовершенствовано Библиотечным бюро, является наиболее полным, точным и практичным методом из когда-либо изобретенных. [курсив добавлен] для заботы о переписке, каталогах, отчетах, счетах-фактурах, заказах, дубликатах счетов и отдельных листах или любых бумагах для любого бизнеса - большого, малого или особого ». [5] ).
Помимо Библиотечного бюро, первыми производителями вертикальных картотечных шкафов были Globe-Wernicke, [6] Yawman and Erbe Manufacturing Company [7] и Art Metal Construction Company. [8]
До появления коммерческих вертикальных шкафов для хранения документов предприятия хранили бумаги в конвертах, которые в свою очередь хранились в рядах ячеек, часто выстилающих стены. Поиск и вскрытие конвертов и разворачивание бумаг было хлопотным и неэффективным. Однако концепция вертикальной подачи явно практиковалась еще в 1895 году, когда У. А. Куку-младшему был выдан патент США (533053) на приемник для писем или других документов. [9] [10]
После Второй мировой войны в Маскатине, штат Айова, была основана компания Home-O-Nize, чтобы обеспечить работой вернувшихся ветеранов. Основанная для производства стальных кухонных шкафов, компания вскоре столкнулась с реальностью ограниченной доступности стали. Так компания начала производить продукцию для других. Наконец, было закуплено небольшое количество стали, и компания начала производить стальные коробки для учетных карточек. Вскоре стали производиться шкафы большего размера, включая шкафы для документов. Разработанный таким образом, чтобы минимизировать количество стали, продукт имел чрезвычайно экономичную конструкцию и имел огромный коммерческий успех. Home-O-Nize никогда не производила кухонные шкафы, и в 1961 году название компании было изменено на HON. Сегодня компания HON , подразделение HNI Корпорация является доминирующим производителем и продавцом шкафов для документов в Северной Америке.
Спрос на картотечные шкафы был значительно расширен в результате коммерческого распространения ксерографических машин, начавшегося в 1950 году. Это событие позволило офисным работникам «иметь свою собственную копию» печатных материалов. Еще одно влияние - это расширение государственных постановлений, требующих от предприятий создания и хранения форм и других документов. Некоторые специалисты по прогнозам предположили, что будущее картотеки находится под сомнением, поскольку электронные системы хранения документов быстро разрастаются и становятся все более дешевыми. Тем не менее, большинство предприятий все еще покупают компьютерные системы с возможностью печати. Если эту тенденцию не обратить вспять, хранение бумаги остается жизнеспособной практикой.
В США, они бывают двух размеров: для бумаги размера письма и бумаги-правового размера . Большинство современных коммерчески ориентированных вертикальных шкафов для папок в США производятся в версиях с двумя, тремя, четырьмя и пятью ящиками глубиной 25, 26½ и 28 дюймов. Ящики обычно опираются на трехэлементную подвесную систему, которая позволяет полностью выдвинуть ящик для полного доступа.
Вертикальный файл с четырьмя выдвижными ящиками, ширина буквы, является версией, приобретаемой большинством предприятий. Папка с двумя ящиками продается в основном для использования рядом с письменным столом. Файл с пятью выдвижными ящиками в основном закупается федеральными, государственными и местными органами власти (версия с глубиной 28 дюймов (710 мм)), так как обычно обеспечивает самую низкую стоимость за дюйм для подачи. Файлы с тремя выдвижными ящиками, наименее популярная версия, имеют то преимущество, что они находятся на высоте «столешницы», поэтому конечные пользователи могут легко извлекать файлы и использовать верхнюю часть шкафа в качестве рабочей области для просмотра содержимого файлов.
Ящики большинства вертикальных картотечных шкафов спроектированы так, чтобы в них можно было разместить подвесные папки с файлами, поскольку они стали доминировать в способах хранения информации большинством пользователей. У некоторых файлов все еще есть «блок последователей» в каждом ящике. Это устройство, которое регулирует видимую глубину внутренней части ящика, так что файлы хранятся в ящике в вертикальном положении. Это наследие тех времен, когда большая часть файлов была сделана с помощью манильских папок, а не висящих файлов.
Для домашнего офиса или более легких приложений вертикальные файлы производятся в версиях глубиной 18 дюймов (460 мм). Обычно они имеют двухэлементную подвеску, и ящики выдвигаются не полностью.
Боковой файл [ править ]
Боковые файлы обычно имеют глубину 20 дюймов и производятся шириной 30, 36 и 42 дюйма и имеют версии с 2, 3, 4 и 5 ящиками. Версия с двумя выдвижными ящиками шириной 30 дюймов (760 мм) популярна для использования внутри рабочих станций в шкафах, поскольку разработана для размещения под рабочими поверхностями боксов или рядом с ними. Логика использования файлов с 3, 4 и 5 выдвижными ящиками аналогична логике вертикальных файлов. В отличие от вертикальных файлов, большинство боковых файлов допускают подпиливание бок о бок или спереди назад.
Для файлов формата Letter, расположенных спереди назад, файлы шириной 30 и 42 дюйма являются наиболее эффективными, поскольку разрешено максимальное количество файлов на один шкаф. Файл шириной 36 дюймов (910 мм) с подшивкой шириной Letter не больше, чем соответствующий файл шириной 30 дюймов (760 мм), поскольку дополнительное пространство будет потрачено впустую.
Некоторые пользователи предпочитают ведение документов бок о бок, поскольку они могут выполнять поиск по вкладкам указателя сидя. Боковые файлы полной ширины могут приспособиться к этой конфигурации, хотя емкость файла несколько уменьшена.
Преимущество горизонтальных файлов заключается в том, что доступ и просмотр всех файлов может быть проще, чем с вертикальным файлом, поскольку ящики не выдвигаются так далеко.
В большинстве случаев верхний «5-й ящик» боковой папки с пятью ящиками представляет собой откидную дверцу с выдвижной полкой , поскольку большинство людей не смогут получить доступ к верхней части ящика на этой высоте.
Файл на полке [ править ]
Файл-полка - это шкаф, предназначенный для размещения папок с вкладками сбоку, а не сверху. В шкафу нет ящиков, только полочки. Некоторые папки для полок имеют дверцы, которые заходят внутрь шкафа. Эти шкафы обычно имеют глубину 12 дюймов или 18 дюймов для папок формата Letter или Legal соответственно. Как и боковые напильники, они бывают шириной 30, 36, 42 и 45 дюймов, но обычно устанавливаются только в приложениях с высотой 5 и 6 дюймов.
В файлах с боковыми вкладками часто используются цветовые коды, представляющие буквенно-цифровую файловую систему. Эта методология позволяет гарантировать, что файлы, которые часто извлекаются и возвращаются, легко найти и не потеряются. Найти файл легко, так как цветные вкладки легко приводят человеческий глаз к нужному месту в файловой системе. Точно так же несоответствующая папка очевидна, поскольку несоответствующий цветовой код очевиден для пользователя.
Такие предприятия, как врачи, стоматологи, ветеринары, полиция и правительственные учреждения, используют полочные файлы и папки с вкладками для управления большими файловыми системами.
Варианты традиционных файлов полок, разработанные для увеличения емкости для данной площади пола, включают системы Rotary Storage .
Технические характеристики [ править ]
В Соединенных Штатах основным стандартом для вертикальных картотек является стандарт X5.3 Ассоциации производителей мебели для предприятий и учреждений (BIFMA). [11] BIFMA использовался для поддержания отдельного стандарта X5.2 для боковых картотечек, но этот стандарт был отменен. Стандарты устанавливают, среди прочего, требования к устойчивости, долговечности и прочности шкафа. Управление общего обслуживания (GSA) также поддерживает стандарты для вертикальных и боковых стальных картотек, AA-3186 [12] и AA-3187 [13]соответственно. Стандарты GSA определяют два класса шкафов для документов: средние и сверхмощные. Они ссылаются на стандарт BIFMA для шкафов средней грузоподъемности и предъявляют дополнительные требования к производительности для шкафов повышенной прочности. GSA также отвечает за поддержание стандартов для шкафов для документов и защитных контейнеров для хранения секретных материалов; более подробную информацию по этому вопросу можно найти в статье о секретной информации в Соединенных Штатах .
В Соединенном Королевстве размеры и некоторые аспекты жесткости, конструкции и безопасности регулируются стандартами BS 4438: 1969 и BS EN 14073-2: 2004 . [14] Стандарты безопасности обращают особое внимание на устойчивость при полностью открытых ящиках. Механизмы блокировки для предотвращения одновременного открытия двух ящиков не являются обязательными, но ответственность работодателя в соответствии с Законом о здоровье и безопасности на рабочем месте делает их целесообразными. В других странах ЕС гармонизированный стандарт EN 14073-2: 2004 будет одобрен соответствующим агентством по стандартизации, например, DIN в Германии .
В Австралии шкафы для документов должны соответствовать AS 5079 [15] модифицированной версии ANSI BIFMA X5.2-1997 .
Подача документов за пределами США [ править ]
Неамериканские фирмы предлагают шкафы для документов, которые позволяют использовать бумагу формата A4 в дополнение к формату Letter. В двойных картотечных шкафах есть ящики, в каждом из которых можно разместить две стойки для папок.
Многие европейские компании разрабатывают файловые системы, рассчитанные только на подвесные папки; дно ящиков отсутствует. В США у большинства ящиков для файлов по-прежнему есть днища в ящиках, поэтому можно хранить любые материалы.
Шкафы для документов Великобритании немного отличаются от американских по ширине рельсов, на которых держатся файлы подвески, а американские - более узкие; британские размеры известны как A4 , foolscap и A3.
Отклонить [ править ]
Поскольку в некоторых офисах наблюдается тенденция к безбумажной работе, то есть к хранению все большего количества информации на компьютерах, а не на бумаге, шкафы для документов и другая офисная мебель для долгосрочного архивного хранения пользуются меньшим спросом.
См. Также [ править ]
- Каталог карт
- Видимый файл
Ссылки [ править ]
- ^ "Шкаф для хранения документов" . Бесплатный словарь Farlex . Проверено 18 мая 2012 .
- ^ http://www.officemuseum.com/
- ^ США истек 722709 , Дэвид Э. Хантер, «Расширяемая файловая система», опубликовано 1903-03-17, выпущено 1903-03-17, передано Библиотечному бюро.
- ↑ Глава 3, «Организуйтесь дома! Как всегда находить то, что ищете», издание Kindle
- ^ Библиотечное бюро "Системы вертикального хранения файлов со сменными шкафами", Библиотечное бюро, 1903, стр. 1-7
- ^ «ШкафыGlobe-Вернике,» №каталогу 803 -X по сути 10 июня 1903 г., стр. 38, 45
- ^ «Справочник по вертикальному хранению», Yawman and Erbe Mfg. Co., 1908 г.
- ^ Стальные картотеки «не сгорит,» Нет 542E, Art Metal Construction Co., Джеймстаун, штат НьюЙорк, 1908, стр. 12
- ^ Глава 3, «Организуйтесь дома! Как всегда находить то, что ищете», издание Kindle)
- ^ США истек 533053 , Уильям А. Кук младший, "Емкость для писем или других бумаг", опубликовано 1895-01-29, выпущено 1895-01-29
- ^ Ассоциация производителей мебели для предприятий и учреждений (2007). «ANSI / BIFMA X5.3-2007, Американский национальный стандарт для офисной мебели - вертикальные файлы» . Проверено 12 ноября 2012 .
- ^ Управление общих служб (2002-03-21). «AA-3186, Шкафы картотечные, вертикальные, стальные» . Архивировано из оригинала на 2012-12-12 . Проверено 12 ноября 2012 .
- ^ Управление общих служб (2002-03-21). «AA-3187, Шкафы для папок, боковые и полочные напильники, сталь» . Архивировано из оригинала на 2012-12-12 . Проверено 12 ноября 2012 .
- ^ «Британские стандарты можно приобрести в BSI» . Британский институт стандартов . Проверено 3 марта 2013 .
- ^ «Стандарты Австралии» .
Глава 3, «Краткая история вертикального хранения», «Организуйтесь дома!» Как всегда находить то, что вы ищете, Эстер Эллен-По, Kindle Edition, 2014 B00LBMY7WI
Внешние ссылки [ править ]
 | Викискладе есть медиафайлы по теме картотеки . |
- Папки с файлами формата Letter и Legal
- Ящики для файлов
- Минимальные размеры ящика для файлов
