Автоматизация делопроизводства относится к разнообразному компьютерному оборудованию и программному обеспечению, используемому для цифрового создания, сбора, хранения, обработки и передачи офисной информации, необходимой для выполнения основных задач. Хранение необработанных данных , электронная передача и управление электронной деловой информацией составляют основные виды деятельности системы автоматизации делопроизводства. [1] Автоматизация делопроизводства помогает оптимизировать или автоматизировать существующие офисные процедуры.
Основой автоматизации офиса является локальная сеть , которая позволяет пользователям передавать данные, почту и даже голос по сети. Все офисные функции, включая диктовку, печатать , подачи, копирование, факс , телекс , микрофильмирования и управление записями, телефон и операции телефонного коммутатора, попадают в эту категорию. Автоматизация делопроизводства была популярным термином в 1970-х и 1980-х годах, когда на сцену вышли настольные компьютеры.
Преимущества:
- Автоматизация делопроизводства позволяет быстрее решать многие задачи.
- Это устраняет необходимость в большом штате.
- Для хранения данных требуется меньше места.
- Несколько человек могут обновлять данные одновременно в случае изменения расписания. [2]
Наброски [ править ]
Компании могут легко покупать и хранить свои товары с помощью технологий. Многие из ручных задач, которые раньше выполнялись вручную, теперь могут быть выполнены с помощью портативных устройств и кодирования UPC и SKU . В розничной торговле автоматизация также увеличивает выбор. Клиенты могут легко обрабатывать свои платежи с помощью автоматов для кредитных карт, и им больше не нужно ждать в очереди, чтобы сотрудник обработал и вручную набрал номера кредитных карт.
Расчет заработной платы в офисах автоматизирован, что означает, что никто не должен вырезать чеки вручную, и те чеки, которые были вырезаны, можно распечатать с помощью компьютерных программ. Прямой депозит может быть настроен автоматически, и это еще больше сокращает ручной процесс, и большинство сотрудников, которые участвуют в прямом депозите, часто обнаруживают, что их зарплата приходит раньше, чем если бы им пришлось ждать, пока их чеки будут выписаны, а затем очищены банком.
Другой способ, которым автоматизация сокращает количество сотрудников, занятых выполнением задач, - это автоматическое голосовое управление. Благодаря использованию подсказок, автоматических телефонных меню и направленных звонков, необходимость в том, чтобы сотрудники отвечали на звонки, была уменьшена, а в некоторых случаях устранена.
Ссылки [ править ]
- ^ «Автоматизация делопроизводства» . Архивировано из оригинала на 2006-04-20 . Проверено 27 июня 2006 .
- ^ Вычислительный словарь
Дальнейшее чтение [ править ]
- «Электронный потогонный цех: как компьютеры превращают офис будущего в фабрику прошлого» , Барбара Гарсон. Нью-Йорк: Penguin Books, 1989, коп. 1988. ISBN 0-14-012145-5 pbk.
- Автоматизация делопроизводства в энциклопедии малого бизнеса
- Wilkie Office Automation Что такое OA? , Июнь 2006 г., по состоянию на 21 июня 2006 г.
 | Эта статья о программном обеспечении для бизнеса - незавершенная . Вы можете помочь Википедии, расширив ее . |
