Мелкие наличные - это небольшая сумма дискреционных средств в форме наличных денег, используемых для расходов, когда нецелесообразно производить какие-либо выплаты чеком из-за неудобств и затрат на написание, подписание и последующее обналичивание чека. [1]
Наиболее распространенный способ учета мелких денежных расходов - использование системы авансовых платежей . [2] Первоначальный фонд будет создан путем выдачи чека на желаемую сумму. Суммы в 100 долларов обычно достаточно для большинства потребностей малого бизнеса, поскольку покрываемые расходы относятся к небольшим суммам. Бухгалтерская проводка для этого первоначального фонда будет состоять в списании мелкой наличности и кредитовании банковского счета. Затем этот чек будет обналичен для получения наличных денег, необходимых для платежей.
Как производятся расходы, хранителем фонда (а бухгалтер или член административного персонала) будет возмещать работникам и получать мелкий денежный ваучер с квитанции / счета - фактуры прилагается взамен. В любой момент времени общая сумма наличных средств плюс возмещенные ваучеры должны равняться первоначальному фонду.
Когда в фонде становится мало, например, остается 20 долларов, хранитель запрашивает пополнение и отправляет ваучеры на возмещение. Предполагая, что ваучеры в сумме составляют 80 долларов, выдается чек на пополнение счета на 80 долларов и записывается дебет в размере 80 долларов США для покрытия офисных расходов. После того, как чек обналичен, хранитель снова получает наличные на первоначальную сумму в 100 долларов.
Контроль аудита
Контроль за мелкими денежными средствами важен из-за возможности злоупотреблений. Примеры контроля мелких денежных средств включают ограничение (например, 10% от общего фонда) на выплаты и ежемесячные проверки кем-либо, кроме хранителя. [3] Использование мелкой наличности достаточно широко, поэтому ваучеры для возмещения расходов доступны в любом магазине канцелярских товаров.
Ежедневник мелкой кассы является одним из дневников, используемых в бухгалтерском учете и системе двойной записи . [4]
Рекомендации
- ^ П. Хосейн (29 июля 1988). Принципы счетов (Cxc) . Heinemann. п. 92. ISBN 978-0-435-98309-3.
- ^ Алан Тренерри (1999). Принципы внутреннего контроля . UNSW Press. С. 125–. ISBN 978-0-86840-401-1.
- ^ Пегги М. Джексон (28 ноября 2006 г.). Закон Сарбейнса-Оксли для малого бизнеса: соблюдение нормативных требований для получения максимальных преимуществ . Джон Вили и сыновья. С. 101–. ISBN 978-0-470-05004-0.
- ^ Дайан Кэнвелл; Джон Сазерленд (2005). Первый бизнес BTEC . Нельсон Торнс. С. 105–. ISBN 978-0-7487-9431-7.