Из Википедии, свободной энциклопедии
  (Перенаправлено из отдела учета )
Перейти к навигации Перейти к поиску

Управление записями , также известное как управление записями и информацией , представляет собой организационную функцию, предназначенную для управления информацией в организации на протяжении всего ее жизненного цикла , от момента создания или получения до ее окончательного удаления. Это включает идентификацию, классификацию, хранение, защиту, извлечение, отслеживание и уничтожение или постоянное сохранение записей. [1] Стандарт ISO 15489-1: 2001 ( «ISO 15489-1: 2001» ) определяет управление записями.в качестве "[] области управления, ответственной за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о деловой деятельности и транзакциях в форме записей ". [2]

Записи организации сохраняют аспекты институциональной памяти. При определении того, как долго хранить записи, важна их способность к повторному использованию. Многие хранятся как свидетельства действий, транзакций и решений. Другие документируют, что произошло и почему. [3] Цель управления записями - это часть более широкой функции корпоративного управления, управления рисками и соблюдения нормативных требований, которая в первую очередь связана с управлением свидетельствами деятельности организации, а также снижением или смягчением связанных с ней рисков. [4] Недавние исследования показывают связь между управлением записями и подотчетностью в управлении. [5]

Концепции записи [ править ]

Понятие записи определяется по-разному. В стандарте ISO 15489-1: 2016 записи определяются как «информация, созданная, полученная и поддерживаемая в качестве свидетельства и в качестве актива организацией или лицом для выполнения юридических обязательств или в ходе деловых операций». [2] Несмотря на то, что управление записями имеет множество целей и преимуществ, как подчеркивается в этом определении, ключевой особенностью записей является их способность служить свидетельством события. Правильное управление записями может помочь сохранить эту особенность записей.

Недавние всесторонние исследования определили записи как «постоянные представления деятельности», записанные или созданные участниками или наблюдателями. [6] Этот транзакционный взгляд подчеркивает важность контекста и процесса в определении и значении записей. Напротив, в предыдущих определениях подчеркивались доказательные и информационные свойства записей. [7] В организационном контексте записи - это материалы, созданные или полученные организацией в ходе деловых операций, либо во исполнение юридических обязательств, либо в соответствии с ними. [8] [9]Это организационное определение записи проистекает из ранней теории архивов как органических скоплений записей, то есть «письменных документов, чертежей и печатных материалов, официально полученных или выпущенных административным органом или одним из его должностных лиц». [10] [11]

Терминология управления ключевыми записями [ править ]

Не все документы являются записями. Запись представляет собой документ , сознательно сохраняется в качестве доказательства какого - либо действия. Системы управления записями обычно различают записи и не записи (удобные копии, черновики, дубликаты), которые не нуждаются в формальном управлении. Многие системы, особенно для электронных записей, требуют, чтобы документы официально декларировались как записи, чтобы ими можно было управлять. После объявления запись не может быть изменена и может быть удалена только в рамках правил системы.

Записи могут быть охвачены контролем доступа, чтобы регулировать, кто может получить к ним доступ и при каких обстоятельствах. Физические средства контроля могут использоваться для обеспечения безопасности конфиденциальных записей - например, файлы персонала, в которых хранятся конфиденциальные личные данные, могут храниться в запертом шкафу с контрольным журналом для отслеживания доступа. Системы цифровых записей могут включать элементы управления доступом на основе ролей, позволяющие предоставлять сотрудникам разрешения (на просмотр, изменение и / или удаление) в зависимости от их роли в организации. Аудит с указанием все доступа и изменений может быть сохранен для обеспечения целостности записей.

Подобно тому, как записи организации бывают разных форматов, хранение записей может быть разным для всей организации. Ведение файла может осуществляться владельцем, уполномоченным лицом, хранилищем записей или клерком. Записи могут управляться централизованно, например, в центре записей или хранилище, или управление записями может быть децентрализовано между различными отделами и местами внутри организации. Записи могут быть формально и дискретно идентифицированы путем кодирования и размещены в папках, специально предназначенных для оптимальной защиты и емкости хранилища, или они могут быть случайно идентифицированы и храниться без видимой индексации. Организации, которые управляют записями, нередко сталкиваются с трудностями при доступе к информации и ее извлечении при необходимости.Неэффективность систем обслуживания и хранения файлов может оказаться дорогостоящей с точки зрения потраченного впустую места и ресурсов, затрачиваемых на поиск записей.

Неактивная запись является записью , которая уже не необходимая для проведения текущего бизнеса , но сохраняются до тех пор, пока не встречает конец своего срока хранения , например, когда проект заканчивается, линейка продуктов , списание, или конец финансового отчетного периода достигается. Эти записи могут содержать коммерческую, юридическую, финансовую или историческую ценность для организации в будущем и, следовательно, должны храниться в течение короткого или постоянного времени. Записи ведутся в соответствии с графиком хранения. После того, как срок службы записи будет удовлетворен в соответствии с ее заранее определенным периодом и не будет отложенных юридических задержек, она разрешается для окончательного удаления, которое может включать уничтожение, передачу или постоянное сохранение.

План аварийного восстановления является письменным и утвержден курсом действий принять после стихийных бедствий , что детали , как организация будет восстановить критически важные бизнес - функцию и востребовать поврежденную или угрожаемую запись.

Активная запись представляет собой запись , необходимая для выполнения текущих операций, при условии частого использования, и , как правило , расположена рядом с пользователем. В прошлом «управление записями» иногда использовалось для обозначения только управления записями, которые больше не использовались в повседневной жизни, но все еще нуждались в хранении - «полутекущие» или «неактивные» записи, часто хранящиеся в подвалах или за пределами объекта. . Более современное использование имеет тенденцию относиться ко всему « жизненному циклу » записей - от момента создания до их окончательного удаления.

Формат и носители записей обычно не имеют отношения к целям управления записями с точки зрения того, что записи должны быть идентифицированы и управляться, независимо от их формы. ISO рассматривает управление как физическими, так и электронными записями. [2] Кроме того, раздел DL1.105 стандарта Министерства обороны США DoD 5015.02-STD (2007) определяет управление записями как «планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, продвижение и другие управленческие действия, связанные с жизненным циклом. информации, включая создание, обслуживание (использование, хранение, извлечение) и удаление, независимо от носителя ". [12]

Теория делопроизводства [ править ]

Жизненный цикл записей [ править ]

Основная статья: Жизненный цикл записей

Записи Жизненный цикл состоит из дискретных фаз , покрывающих срок службы записи от его создания до его окончательной ликвидации. На этапе создания рост записей объясняется современными электронными системами. Записи будут продолжать создаваться и фиксироваться организацией со взрывной скоростью, поскольку она ведет бизнес организации. Переписка по поводу сбоя продукта составляется для внутреннего руководства, финансовые отчеты и отчеты создаются для общественного и регулирующего контроля, старый корпоративный логотип отменяется, а новый, включающий цветовую схему и утвержденный корпоративный шрифт, занимает свое место в истории организации. .

Примеры этапов записи включают этапы создания записи, изменения записи, перемещения записи по ее различным состояниям во время ее существования и уничтожения записи.

На протяжении всего жизненного цикла документации такие вопросы, как безопасность, конфиденциальность, аварийное восстановление, новые технологии и слияния, решаются специалистами по управлению записями и информацией, ответственными за программы организации. Специалисты по управлению записями и информацией играют важную роль в контроле и защите информационных активов организации. Они понимают, как управлять созданием, доступом, распространением, хранением и удалением записей и информации эффективным и рентабельным образом, используя методологию, принципы и передовые методы управления записями и информацией в соответствии с законами и положениями о записях и информации.

Теория континуума записей [ править ]

Основная статья: Модель Континуума Рекордов

Теория континуума записей - это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и исследовать действия по ведению записей в связи с множеством контекстов в пространстве и времени.

Практика и концепции управления записями [ править ]

Менеджер записей - это тот, кто отвечает за управление записями в организации. [ необходима цитата ]

В разделе 4 ISO 15489-1: 2001 говорится, что управление записями включает: [2]

  • установление политики и стандартов
  • распределение обязанностей и полномочий
  • установление и обнародование процедур и руководящих принципов
  • предоставление ряда услуг, связанных с управлением и использованием записей
  • разработка, внедрение и администрирование специализированных систем для управления записями
  • интеграция управления записями в бизнес-системы и процессы

Таким образом, практика управления записями может включать:

  • планирование информационных потребностей организации
  • идентифицирующая информация, требующая сбора
  • создание, утверждение и обеспечение соблюдения политик и практик в отношении записей, включая их организацию и удаление
  • разработка плана хранения записей, который включает краткосрочное и долгосрочное хранение физических записей и цифровой информации
  • идентификация, классификация и хранение записей
  • координация доступа к записям внутри организации и за ее пределами, соблюдение баланса требований деловой конфиденциальности, конфиденциальности данных и публичного доступа.
  • идентификация и ведение записей в течение определенного периода хранения
  • выполнение политики хранения при удалении записей, которые больше не требуются по производственным причинам; в соответствии с политикой организации, законодательными требованиями и другими нормативными актами это может включать их уничтожение или постоянное хранение в архиве .

Принципы управления записями и автоматизированные системы управления записями помогают в сборе, классификации и постоянном управлении записями на протяжении всего их жизненного цикла. ARMA International определяет управление записями как «область управления, отвечающую за создание и внедрение политик, систем и процедур для сбора, создания, доступа, распространения, использования, хранения, защиты, извлечения и обеспечения удаления записей и информации организации». Такая система может быть бумажной (например, учетные карточки, используемые в библиотеке ) или может включать компьютерную систему, такую ​​как приложение для электронного управления записями. [13]

Обоснованные решения [ править ]

Оправданное решение является тот , который может поддерживаться с четко задокументированы политиками, процессами и процедурами , которые управляют , как и почему работа выполняются, а также тот , который четко документированным доказательство моделей поведения, доказывая , что организация следует таким документированным ограничениям к лучшему их способности. [14]

Хотя защита применима ко всем аспектам жизненного цикла записей, она считается наиболее важной в контексте уничтожения записей, где она известна как « оправданное распоряжение » или « оправданное уничтожение » и помогает организации явно обосновывать и доказывать такие вещи, как «кто уничтожает» записи, почему они уничтожают их, как они уничтожают их, когда они уничтожают их и где они уничтожают их. [15]

Классификация [ править ]

Менеджеры записей используют классификацию или категоризацию типов записей для логической организации записей, созданных и поддерживаемых учреждением. [16] Такие классификации помогают в таких функциях, как создание, организация, хранение, поиск, перемещение и уничтожение записей.

На самом высоком уровне классификации находятся физические записи в сравнении с электронными. (Это спорный вопрос; записи определяются как таковые независимо от носителя. ISO 15489 и другие передовые практики провозглашают классификацию на основе функций, а не на основе носителя, поскольку закон определяет записи как определенные виды информации независимо от носителя.)

Физические записи - это такие записи, как бумага, к которым можно прикоснуться и которые занимают физическое пространство.

Электронные записи , также часто называемые цифровыми записями , - это те записи, которые создаются и используются устройствами информационных технологий .

Классификация записей достигается за счет разработки, обслуживания и применения таксономий , которые позволяют менеджерам записей выполнять такие функции, как категоризация, маркировка, сегментация или группировка записей по различным признакам. [17]

Корпоративные записи [ править ]

Корпоративные записи представляют собой те записи, которые являются общими для большинства предприятий, независимо от их функции, цели или сектора. Такие записи часто связаны с повседневной деятельностью предприятия и охватывают такие области, как, помимо прочего, судебные разбирательства, управление сотрудниками, управление консультантами или подрядчиками, взаимодействие с клиентами, закупки, продажи и контракты.

Типы предприятий, которые производят и работают с такими записями, включают, помимо прочего, коммерческие компании, некоммерческие компании и государственные учреждения.

Отраслевые отчеты [ править ]

Отраслевые записи представляют собой те записи, которые являются общими и применимы только к определенной отрасли или набору отраслей. Примеры включают, помимо прочего, записи медицинской отрасли (например, Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования ), записи фармацевтической и пищевой промышленности.

Записи о задержании по закону [ править ]

Документы , подлежащие хранению по закону, - это те записи, которые, как правило, юридическим советником или персоналом, отвечающим за соблюдение нормативных требований, должны храниться в течение определенного периода времени либо государством, либо предприятием, а также для решения потенциальных проблем, связанных с аудитами соответствия и судебными разбирательствами. . Таким записям присваиваютсяпризнаки юридического удержания в дополнение к классификациям, полученным в результате классификации предприятий или отрасли.

Характеристики данных юридического удержания могут включать, помимо прочего, такие вещи, как флаги юридического удержания (например, юридическое удержание = True или False), организация, управляющая юридическим удержанием, описания того, почему записи должны храниться на законных основаниях, какой период времени должны храниться записи. удерживаемый, и место удержания.

График хранения записей [ править ]

График хранения записей - это документ, часто разрабатываемый с использованием концепций архивной оценки и анализа деловой и правовой среды в рамках предполагаемых юрисдикций, в котором указывается, как долго определенные типы записей должны храниться, прежде чем они могут быть уничтожены.

Управление физическими записями [ править ]

Управление физическими записями включает в себя различные дисциплины или возможности и может опираться на различные формы опыта.

Идентификационные записи
Если предмет представлен как юридическая запись, он должен быть аутентифицирован. Судебным экспертам может потребоваться изучить документ или артефакт, чтобы определить, что это не подделка , и что любое повреждение, изменение или отсутствующее содержимое задокументировано. В крайних случаях предметы могут быть подвергнуты микроскопическому , рентгеновскому , радиоуглеродному датированию или химическому анализу. Этот уровень аутентификации встречается редко, но требует особой осторожности при создании и хранении записей организации.
Хранение записей
Записи должны храниться таким образом, чтобы они были доступны и защищены от ущерба окружающей среде. Типичный бумажный документ можно хранить в картотеке в офисе. Однако в некоторых организациях используются файловые комнаты со специальными средствами контроля окружающей среды, включая температуру и влажность . Жизненно важные записи, возможно, потребуется хранить в сейфе или хранилище, устойчивом к стихийным бедствиям, для защиты от пожара, наводнения, землетрясений и конфликтов. В крайних случаях, элемент может потребовать защиты от стихийных бедствий и открытого доступа, например, оригинал подписанной Конституции США . Возможно, потребуется проконсультироваться с инженерами-строителями, чтобы определить, может ли файловая комната эффективно выдерживать вес полок и картотек.заполненный бумагой; Исторически некоторые военные корабли были спроектированы так, чтобы учесть вес своих рабочих процедур на бумаге как часть уравнения балласта [ необходима цитата ] (современные технологии ведения учета перенесли большую часть этой информации в электронное хранилище). В дополнение к хранению документов на месте многие организации имеют собственные удаленные центры документации или заключают контракты с коммерческими центрами документации.
Получение записей
Помимо возможности хранить записи, предприятия должны также создать надлежащие возможности для поиска записей, если они необходимы для такой цели, как аудит или судебный процесс, или в случае уничтожения. Возможности поиска записей становятся сложными при работе с электронными записями, особенно когда они не были должным образом помечены или классифицированы для обнаружения.
Обращение записей
Отслеживание записи, когда она находится вне места обычного хранения, называется распространением. Часто это делается с помощью простых письменных процедур записи. Однако во многих современных средах записи используются компьютеризированные системы, включающие сканеры штрих-кодов , или технологию радиочастотной идентификации ( RFID ) для отслеживания перемещения записей. Их также можно использовать для периодического аудита для выявления несанкционированного перемещения записи.
Удаление записей
Удаление записей не всегда означает уничтожение . Он также может включать передачу в исторический архив, музей или частному лицу. Уничтожение записей должно быть санкционировано законом, уставом, постановлением или операционной процедурой, и записи следует утилизировать с осторожностью, чтобы избежать непреднамеренного раскрытия информации. Процесс должен быть хорошо документирован, начиная с графика хранения записей и политик и процедур, утвержденных на самом высоком уровне. Следует вести инвентаризацию уничтоженных записей, включая подтверждение того, что они были уничтожены. Записи никогда не следует просто выбрасывать как мусор. Большинство организаций используют такие процессы, как измельчение, измельчение бумаги или сжигание.

Имеющиеся в продаже продукты могут управлять записями во всех активных, неактивных, архивных процессах, планировании хранения и удалении. Некоторые также используют технологию RFID для отслеживания физического файла.

Управление цифровыми записями [ править ]

Общие принципы управления записями применимы к записям любого формата. Однако цифровые записи вызывают определенные проблемы. Сложнее обеспечить сохранение и защиту содержимого, контекста и структуры записей, когда записи не имеют физического существования. Это имеет важные последствия для аутентичности, надежности и достоверности записей.

В области управления цифровыми записями проводится много исследований. Проект « Международное исследование постоянных подлинных записей в электронных системах» (InterPARES) является одним из примеров такой инициативы. На базе школы библиотеки, архивные и информационных исследований в Университете Британской Колумбии в Ванкувере, Британская Колумбия, Канада, проект InterPARES является совместным проектом между исследователями по всему миру привержены разработке теории и методологии для обеспечения надежности, точность и подлинность цифровых записей.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления цифровых записей были произведены в министерстве обороны США , [12] Национального архив Соединенного Королевства и Европейской комиссией, [18] , чья MoReq ( требования модели для управления электронных документов ) спецификация была переведен как минимум на двенадцать языков при финансовой поддержке Европейской комиссии .

Особые опасения вызывает возможность доступа и чтения цифровых записей с течением времени, поскольку быстрые темпы изменений в технологии могут сделать программное обеспечение, используемое для создания записей, устаревшим, в результате чего записи станут нечитаемыми. Для решения этой проблемы проводится значительный объем исследований под заголовком « Сохранение цифровых данных» . Public Record Office Victoria (Прит) находится в Мельбурне, Австралия опубликовала Викторианская Стратегия электронных записей (VERS)который включает стандарт сохранения, длительного хранения и доступа к постоянным электронным записям. Стандарт VERS был принят всеми правительственными ведомствами штата Виктория. Цифровой архив был создан PROV, чтобы позволить широкой публике получить доступ к постоянным записям. Архивы Новая Зеландия также создает цифровой архив.

Электронная налоговая отчетность

Электронные налоговые отчеты - это компьютерные / не бумажные версии записей, требуемых налоговыми органами, такими как Налоговая служба . Существует значительная путаница в отношении того, что считать приемлемыми цифровыми записями для IRS , поскольку эта концепция относительно нова. Этот предмет обсуждается в Публикации 583 и Бюллетене 1997-13 , но без конкретных подробностей.

Предприятия и частные лица, желающие преобразовать свои бумажные записи в сканированные копии, могут подвергнуться риску, если они это сделают. Например, неясно , примет ли аудитор IRS отсканированную копию квитанции о покупке в формате JPEG , PNG или PDF для вычтенной статьи расходов.

Текущие проблемы [ править ]

Соблюдение нормативных требований и юридические вопросы

Хотя государственное управление, здравоохранение и юристы имеют долгую историю ведения делопроизводства, корпоративный сектор, как правило, проявляет меньший интерес. Ситуация изменилась в последние годы из-за новых требований соответствия, отчасти вызванных скандалами, такими как дело Enron / Andersen и недавними проблемами в Morgan Stanley . Вопросы соблюдения корпоративных документов, включая требования к срокам хранения и необходимость раскрытия информации в результате судебных разбирательств, стали рассматриваться как важные. Статуты, такие как закон США Сарбейнса-Окслипривели к большей стандартизации практики управления записями. С 1990-х годов переход к электронным документам вызвал необходимость в тесных рабочих отношениях между менеджерами по документам и ИТ-менеджерами, особенно в юридических аспектах, с упором на соблюдение требований и управление рисками.

Безопасность

Конфиденциальность , защита данных и кража личных данных вызывают все больший интерес. В результате возросла роль менеджера записей в защите записей организации. Необходимость гарантировать, что личная информация не сохраняется без надобности, привела к большему вниманию к графикам хранения и удалению записей.

Прозрачность

Повышенное значение прозрачности и подотчетности в государственном управлении, отмеченное повсеместным принятием законов о свободе информации, привело к акценту на необходимости управлять записями, чтобы они были легко доступны для общественности. Например, в Соединенном Королевстве раздел 46 Закона о свободе информации 2000 г. требует, чтобы правительство опубликовало Свод правил управления записями для государственных органов. [19] Аналогичным образом, законодательство Европейского Союза о защите данных и экологической информации, требующее от организаций раскрытия информации по запросу, создает потребность в эффективном управлении такими записями.

Принятие и реализация

Внедрение необходимых изменений в организационную культуру является серьезной проблемой, поскольку управление записями часто рассматривается как ненужная или низкоприоритетная административная задача, которую можно выполнять на самых низких уровнях в организации. Ущерб репутации, причиненный плохим управлением записями, показал, что за управление записями ответственность несут все люди в организации.

Вопрос , который был очень спорным среди менеджеров записей были некритическим принятием электронных систем документооборота и управления документами .

Влияние Интернета и социальных сетей

Другой вопрос, представляющий большой интерес для менеджеров по документации, - это влияние Интернета и связанных с ним социальных сетей, таких как вики , блоги , форумы и компании, такие как Facebook и Twitter , на традиционные методы, принципы и концепции управления записями, поскольку многие из них инструменты позволяют быстро создавать и распространять записи, часто даже в анонимной форме.

Управление жизненным циклом записей

Сложная задача для многих предприятий связана с отслеживанием записей на протяжении всего их информационного жизненного цикла, чтобы всегда было ясно, где существует запись или существует ли она вообще. Отслеживание записей на протяжении их жизненных циклов позволяет персоналу, занимающемуся управлением записями, понимать, когда и как применять правила, связанные с записями, например правила юридического хранения или уничтожения.

Перевод бумажных документов в электронный вид

По мере того, как мир становится все более цифровым по своей природе, постоянно растущей проблемой для сообщества по управлению документами является преобразование существующих или поступающих бумажных документов в электронную форму. Такие преобразования чаще всего выполняются с целью экономии затрат на хранение, места для хранения и в надежде сократить время поиска записей.

Такие инструменты, как сканеры документов , программное обеспечение для оптического распознавания символов и системы электронного документооборота , используются для облегчения таких преобразований.

Образование и сертификация [ править ]

Многие колледжи и университеты предлагают программы на получение степени в области библиотечных и информационных наук, которые охватывают управление записями. Кроме того, существуют профессиональные организации, которые предоставляют отдельную профессиональную сертификацию для практиков без диплома, обозначение Certified Records Manager или CRM.

Системы управления электронными документами [ править ]

Электронный документ и система управления записями является компьютерная программа или набор программ , используемых для отслеживания и сохранения записей. Этот термин отличается от систем обработки изображений и управления документами, которые специализируются на вводе бумаги и управлении документами соответственно. Системы электронного управления записями обычно предоставляют специализированные функции безопасности и аудита, адаптированные к потребностям руководителей документации.

Национальные архивы и документации (NARA) одобрили Министерство обороны США стандарта 5015,2 как «адекватную и соответствующая основу для решения основных задач управления записями в автоматизированной среде , которая все больше характеризует создание и использование записей». [20] Поставщики управления записями могут быть сертифицированы как соответствующие DoD 5015.2-STD после проверки Командой совместного тестирования на совместимость, которая создает процедуры тестовых примеров, пишет подробные и сводные окончательные отчеты по сертифицированным 5015.2 продуктам и проводит инспекцию на месте програмное обеспечение. [21]

Национальный архив Великобритании опубликовал два набора функциональных требований для содействия развитию рынка программного обеспечения для электронного управления записями (1999 и 2002 годы). [22] Он запустил программу оценки продуктов на соответствие требованиям 2002 года. Хотя эти требования изначально были сформулированы в сотрудничестве с центральным правительством, они были с энтузиазмом восприняты многими частями более широкого государственного сектора в Великобритании и других частях мира. Программа тестирования закрыта; Национальный архив больше не принимает заявки на тестирование. Требования Национального архива на 2002 год остаются в силе.

Европейская комиссия опубликовала « MoReq », требования модели для электронных записей и управления документами в 2001 году [23] , хотя и не формальный стандарт, широко рассматривается и упоминается как стандарт. [24] [25] [26] [27] [28] Это было профинансировано программой Комиссии IDA и было разработано по инициативе Форума DLM . Основное обновление MoReq, известное как MoReq2, было опубликовано в феврале 2008 года. [29] Оно также было инициировано Форумом DLM и профинансировано Европейской Комиссией, на этот раз в рамках программы IDABC (преемницы IDA). [30]MoReq2 сопровождается фреймворком для тестирования программного обеспечения и XML-схемой; режим тестирования программного обеспечения был согласован на конференции DLM Forum в Тулузе в декабре 2008 года.

В Национальном архиве Австралии (НАА) , опубликованный функциональные спецификации для электронных управления записями Software Systems (ERMS), и связанные с ними принципы реализации функциональных спецификаций для управления электронных документов Systems Software, как тяги экспозиции в феврале 2006 года [31]

Архивы Новой Зеландии опубликовали в июне 2005 г. «Дискреционную передовую практику» Стандарт систем электронного учета (Стандарт 5), выпущенный в соответствии с разделом 27 Закона о публичных записях 2005 г. [32]

Центры коммерческой документации [ править ]

Центры коммерческой документации - это объекты, которые предоставляют организациям услуги по хранению бумажных документов. В некоторых случаях они также предлагают хранилище для записей, хранящихся в электронных форматах. Коммерческие архивные центры обеспечивают хранение бумажных документов высокой плотности, а некоторые предлагают хранилища с контролируемым климатом для чувствительных небумажных и критических (жизненно важных) бумажных носителей. Существует торговая организация для коммерческих архивных центров (например, PRISM International), однако не все поставщики услуг являются ее членами.

См. Также [ править ]

  • Корпоративная память
  • Разработка и внедрение систем делопроизводства ( DIRKS )
  • Стандарт критериев проектирования для приложений программного обеспечения для управления электронными записями (DoD 5015.2)
  • Визуализация документов
  • Управление документами
  • Управление корпоративным контентом ( ECM ) или управление контентом
  • Общество управления информацией и записями
  • Машиносчитываемые документы
  • Безбумажный офис
  • Система архивации изображений и связи
  • Жизненный цикл записей
  • Таксономия управления записями
  • Менеджер по записи
  • Система управления реляционной базой данных
  • График хранения
  • Национальный архив Соединенного Королевства,
  • Управление национальных архивов и документации США

Ссылки [ править ]

  1. ^ ARMA International. «Глоссарий терминов управления записями и информацией, 3-е издание» . ARMA International. Архивировано из оригинала на 2013-09-28.
  2. ^ a b c d Международная организация по стандартизации - ISO (2001). «ISO 15489-1: 2001 - Информация и документация - Управление записями - Часть 1: Общие» . Международная организация по стандартизации - ISO. Архивировано 2 апреля 2014 года.
  3. ^ Мегилл, Кеннет (2005). Корпоративная память: записи и управление информацией в век знаний (2-е изд.). Мюнхен: KG Saur / Thomson.
  4. ↑ Энтони Тарантино (25 февраля 2008 г.). Руководство, риски и соответствие руководству . ISBN 978-0-470-09589-8.
  5. ^ Дэвид, Р. (2017). Вклад управления записями в аудиторские заключения и подотчетность в правительстве. Южноафриканский журнал управления информацией, 19 (1), 1-14. https://doi.org/10.4102/sajim.v19i1.771
  6. ^ Йео, Джеффри (2007). «Концепции записи (1): доказательства, информация и устойчивые представления». Американский архивист . 70 (2): 315–343. DOI : 10.17723 / aarc.70.2.u327764v1036756q .
  7. ↑ Schellenberg, TR (октябрь 1956 г.). «Оценка современных рекордов» . Бюллетени Национального архива (8). Архивировано 24 ноября 2016 года.
  8. ^ «Глоссарий записей и терминов управления информацией, 3-е издание» . ARMA International. Архивировано из оригинального 27 сентября 2013 года . Проверено 3 сентября 2016 года .
  9. ^ Пирс-Моисей, Ричард. «Рекорд» . Глоссарий терминологии архивов и записей . Общество американских архивистов. Архивировано 24 ноября 2016 года . Проверено 23 ноября 2016 года .
  10. ^ Мюллер, S .; Feith, JA; Фруин, Р. (1968). Артур Х. Ливитт (ред.). Руководство по организации и описанию архивов (1898 г.) (2-е изд.). Нью-Йорк.
  11. ^ Кук, Терри (1997). «Прошлое - это пролог: история архивных идей с 1898 года и будущий сдвиг парадигмы» . Archivaria . 43 : 17–63. Архивировано 24 ноября 2016 года . Проверено 23 ноября 2016 года .
  12. ^ a b Помощник министра обороны по сетям и информационной интеграции, главный информационный директор Министерства обороны (25 апреля 2007 г.). «Стандарт Министерства обороны США 5015.02 (DoD Std 5012.02), Стандарт критериев проектирования приложений программного обеспечения для управления электронными записями» (PDF) . Министерство обороны США - Министерство обороны США. Архивировано из оригинального (PDF) 22 февраля 2013 года.
  13. ^ "Записи и управление информацией (RIM) - ARMA International" . www.arma.org . Проверено 7 марта 2020 .
  14. ^ Хейл, Джудит (декабрь 2011 г.). Сертификация на основе результатов: как разработать действенную, оправданную и рентабельную программу . ISBN компании John Wiley & Sons, Inc. 978-1-118-02724-0. Архивировано 27 сентября 2013 года.
  15. ^ Хьюм, Тони (июнь 2012). «Управление информацией: Совместное использование подхода IBM». Обзор деловой информации . 29 (2): 99–104. DOI : 10.1177 / 0266382112449221 . S2CID 154276859 . 
  16. ^ Caravaca, Мария Мата (май 2017). «Элементы и отношения в схеме классификации записей» . JLIS.it . 8 (2): 19–33.
  17. ^ Джереми К. Максвелл; Энни И. Антон; Питер Свайр; Мария Риаз; Кристофер М. МакКроу (июнь 2012 г.). «Таксономия юридических перекрестных ссылок для рассуждений о соответствии требованиям». Разработка требований . 17 (2): 99–115. DOI : 10.1007 / s00766-012-0152-5 . S2CID 15603509 . 
  18. ^ Европейская комиссия (2011). MoReq2010, модульные требования к системам записей, основные сервисы и подключаемые модули, версия 1.1, том 1 . Европейская комиссия. DOI : 10.2792 / 2045 . ISBN 978-92-79-18519-9.
  19. ^ «Код управления записями» . Национальный архив . Архивировано 2 февраля 2016 года.
  20. ^ https://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/automated_recordkeeping_requirements.html Архивировано 9 апреля 2005 г. на Wayback Machine
  21. ^ http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html Архивировано 16 марта 2005 г. в Wayback Machine
  22. ^ http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/function.htm. Архивировано 13 февраля 2006 г., в Wayback Machine.
  23. ^ http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644 Архивировано 25 декабря 2007 г., в Wayback Machine
  24. ^ "Архивная копия" . Архивировано из оригинала на 2009-02-10 . Проверено 20 декабря 2008 .CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка )
  25. ^ http://www.eneclann.ie/Records_Management/legislation_standards.html Архивировано 5 февраля 2009 г. на Wayback Machine
  26. ^ «Общество квалифицированных архивистов: Скрытая рука проекта Malvine» . thesocietyofqualifiedarchivists.blogspot.com . Архивировано 17 июля 2009 года . Проверено 9 мая 2018 .
  27. ↑ Переговоры по лабиринту стандартов RM. Архивировано 11 ноября 2007 г. в Wayback Machine.
  28. ^ "Архивная копия" . Архивировано из оригинала на 2009-02-10 . Проверено 20 декабря 2008 .CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка ) (На французском)
  29. ^ "Дом - MoReq2" . www.moreq2.eu . Архивировано 19 июля 2011 года . Проверено 9 мая 2018 .
  30. ^ "Архивная копия" . Архивировано из оригинала на 2008-03-02 . Проверено 18 марта 2008 .CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка )
  31. ^ Национальный архив Австралии. «Система электронного документооборота (СЭДД)» . Национальный архив Австралии. Архивировано 06.10.2011.
  32. ^ Закон о публичных записях 2005 г. Архивировано 18 октября 2008 г. в Wayback Machine

Внешние ссылки [ править ]

  • Общепринятые принципы ведения документации ARMA
  • Служба управления записями Listserv