Управление расходами относится к системам, развернутым бизнесом для обработки, оплаты и аудита расходов, инициированных сотрудниками. Эти расходы включают, помимо прочего, расходы на поездки и развлечения. Управление расходами включает в себя политики и процедуры, регулирующие такие расходы, а также технологии и услуги, используемые для обработки и анализа связанных с ними данных.
Программное обеспечение для управления заявлением о расходах, процессами авторизации, аудита и погашения может быть получено от организаций, которые предоставляют лицензионное программное обеспечение, услуги по внедрению и поддержке, или, альтернативно, от поставщиков программного обеспечения как услуги (SaaS). Поставщики SaaS предлагают веб-приложения по запросу, управляемые третьей стороной, для повышения эффективности управления расходами.
Шаги
Автоматизация управления расходами имеет два аспекта: процесс, которому следует сотрудник, чтобы заполнить заявление о расходах (например, регистрация квитанции в отеле или отправка записей мобильного телефона), и учетные записи операций или финансовый персонал берут на себя обязательство обрабатывать требование в финансовой системе .
Как правило, ручной процесс будет включать работника завершая бумаги, электронную таблицу или графический интерфейс пользователя основанное отчет о расходах , которые они затем вперед, вместе с соответствующими налоговыми накладными (квитанции), в качестве менеджера или другого контроллера для утверждения. После утверждения претензии менеджер направляет ее в бухгалтерию для обработки. Затем сотрудники бухгалтерии вводят каждую статью расходов в финансовую систему компании, прежде чем подавать претензию и квитанции. При реализации «Программное обеспечение как услуга» эти процессы в значительной степени автоматизированы, а процессы представления и утверждения выполняются в электронном виде.
Автоматизация управления расходами - это средство, с помощью которого организация может значительно снизить транзакционные издержки и улучшить контроль управления при регистрации, подсчете и обработке корпоративных расходов. Независимое исследование, оценивающее использование автоматизированных систем управления расходами, подтвердило, что стоимость обработки претензии по расходам снижается по мере увеличения уровня автоматизации.
Организации могут автоматизировать свои процессы управления расходами по таким причинам, как соблюдение требований, снижение затрат, контроль и продуктивность сотрудников. [1]
Типы
Бизнес-стратегии адаптированы к различным типам управления расходами:
- Таблицы. Таблицы могут быть простым и дешевым способом отслеживать расходы, но вместе с ними у них есть бумажные квитанции, которые можно потерять или повредить. Это также может быть трудоемким методом и может сбивать с толку, если сотрудники не умеют пользоваться электронными таблицами.
- Бумажные формы: бумажные формы хорошо подходят для бумажных чеков. Это также недорогой способ управления отчетами о расходах. Однако это может привести к большому количеству ручной работы по регистрации и отслеживанию этих отчетов как для сотрудников, утверждающих, так и для людей, которым необходимо оплачивать счета в бухгалтерии.
- Программное обеспечение: Программное обеспечение снижает рабочую нагрузку, но также может стоить дороже на начальном этапе внедрения. Согласно отчету Aberdeen Group «Лучшее в своем классе управление расходами на T&E: как они это делают» [2], программное обеспечение может решить основные проблемы, связанные с соблюдением требований, ручным трудом, временем утверждения и стоимостью отчетности о расходах в целом.
Управление расходами на телекоммуникации
Управление расходами на телекоммуникации (TEM) - это процесс управления расходами на связь крупных предприятий, который включает фиксированную передачу голоса и данных, мобильные устройства, унифицированные коммуникации и совместную работу (UCC), VoIP и любые другие услуги, связанные с ИТ. [ необходима цитата ] Управление беспроводными и проводными услугами и расходами на активы обозначено как управление расходами на телекоммуникации. Исторически расходы на телекоммуникации управлялись как общие услуги. В последние годы все больше и больше организаций связывают расходы на связь с ИТ-услугами. Это изменение в управлении связано со сдвигом в глобальных бизнес-стратегиях в сторону развивающихся технологий. [3]
Управление командировочными расходами
Управление командировочными расходами (часто называемое «T + E») определяется как средство для организации и управления организацией командировок и расходами для командировочного сотрудника. [4]
Управление расходами на технологии
Управление технологическими расходами или управление ИТ-расходами - это управление технологическими затратами, такими как лицензии на программное обеспечение, компьютерное оборудование, приложения и т. Д. Управление технологическими расходами также включает управление услугами, связанными с технологией ( SaaS , PaaS и т. Д.). Действия по управлению технологическими расходами часто выполняются с использованием различных технологических инструментов ( ведомость ИТ , программное обеспечение для управления , рабочие процессы и т. Д.). [ необходима цитата ]
Смотрите также
Рекомендации
- ^ http://www.aberdeen.com/research/10158/10158-rr-effortless-te-reporting/content.aspx
- ^ «Лучшее в своем классе управление расходами на T&E: как они это делают»,
- ^ Бассо, Луис Аугусто Карвалью и Клаудио (2014-01-01). Управление расходами на телекоммуникации для крупных организаций . iUniverse. ISBN 9781491720028.
- ^ Енох, Маркус (2016-04-01). Устойчивый транспорт, управление мобильностью и планы поездок . Рутледж. ISBN 9781317047650.