Политика управления Коллекции закладывает основу для того, как музейных ручек ситуации , относящейся к их коллекции. Его можно определить как «подробное письменное заявление, объясняющее, почему музей работает и как он занимается своей деятельностью. Политика формулирует профессиональные стандарты музея в отношении предметов, оставленных на его попечении, и служит ориентиром для персонала ». [1]Поскольку музеи часто сталкиваются с вопросами, касающимися того, какие предметы им следует приобрести, как справиться с удалением или передачей предметов из коллекции или стандартами ухода за предметами; Крайне важно иметь хорошо написанную политику, которая может помочь предотвратить возможные проблемы со стороны музея. Профилактика - лучший подход при работе с операциями и объектами в коллекции, поэтому политика является важным документом, который можно рассматривать почти как границы, установленные, чтобы помочь гарантировать, что музей остается верным своей миссии, а также обеспечивает лучший уход для коллекции.
Написание политики
При написании политики убедитесь, что она охватывает все возможные факторы, которые могут повлиять на коллекцию, деятельность или персонал музея. Важно отметить, что не все музеи созданы одинаково, и поэтому им придется решать свои уникальные ситуации. Имея это в виду, необходимо также отметить, что «политика управления коллекциями должна быть написана таким образом, чтобы удовлетворять потребности конкретного музея, его коллекций и использования этих коллекций». [2] Чтобы гарантировать, что письменный полис может быть использован, музей должен быть осведомлен о текущих практиках и стандартах, которые необходимо включить. Политика также должна быть простой в применении, но при этом не должна быть чрезмерно сложной. На начальных этапах этого процесса музей и сотрудники должны работать вместе, чтобы разработать процедуры, пересмотреть политику и, при необходимости, пересмотреть, пока политика не будет завершена. Есть много того, что нужно учитывать, и довольно много работы, которая требуется для написания этого типа политики, но, как отмечает Американский альянс музеев, «процесс создания и реализации политики гораздо более важен и полезен для музея, чем актуальная политика. Политика может показаться конечным результатом, но на самом деле конечным результатом является широкое понимание этики и процедур, которые влияют на то, как работает музей ». [3]
Что должна включать политика
Хотя все музеи разные, ниже приведены некоторые из общих ключевых факторов, которые музей должен учитывать в своей политике.
Вводный раздел
Учитывая, что почти каждое решение, которое принимает музей, принимается с учетом его миссии , важно, чтобы оно было включено в политику. В заявлении о миссии говорится о направленности музея с точки зрения его целей, а также его ролей и ответственности перед публикой и коллекциями. Это утверждение помогает определять все, что делает музей, и на него следует регулярно ссылаться, чтобы решения по-прежнему соответствовали первоначальной цели музея. Заявления о миссии музея должны соответствовать стандартам Американского альянса музеев . [4]
Помимо заявления о миссии, политики обычно включают раздел, в котором описывается объем коллекции. Это полезная часть политики, которая «рассматривает историю коллекции; рассматривает его сильные и слабые стороны и текущее использование; и заявляет, что музей собирает, а что не собирает ». Политика коллекций или критерии отбора библиотеки, архива или музейного собрания - это изложение приоритетов учреждения в отношении приобретения новых материалов. Политики коллекций определяют процесс создания коллекций.
Даже самые крупные, наиболее финансируемые и самые известные библиотеки (такие как Библиотека Конгресса , Британская библиотека и Стэнфордский университет ) не могут приобретать, хранить , каталогизировать и поддерживать все произведения [5], поэтому для выбора требуется политика или набор критериев. который следует приобрести. Обычно политика коллекций связана с миссией или целью библиотеки: например, национальные библиотеки собирают материалы, относящиеся к этой стране или опубликованные на территории этой страны, академические библиотеки обычно собирают материалы, используемые в обучении и исследованиях в учреждении, которое они обслуживают [6] публичные библиотеки собирают материалы, которые должны удовлетворить потребности публики, которую они обслуживают.
Примеры политик коллекций включают:
- Заявления о политике в отношении коллекций [7] Библиотеки Конгресса (по полям)
- Заявление о политике в отношении коллекций Мемориальной библиотеки Б. Дэвиса Шварца [8] в Университете Лонг-Айленда
- Коллекции политика [9] из Национальной библиотеки Новой Зеландии (интегрированная цифровая и физическая политика)
- Политика сбора и хранения [10] для SunSITE ( цифровая библиотека )
Политика коллекций не только устанавливает приоритеты при закупке материалов, но и служит руководством, когда библиотекам предлагаются материалы или пожертвования в дар . Приобретение материалов может быть менее затратным, чем затраты на обработку (сортировка, каталогизация и т. Д.) И долгосрочное хранение многих материалов, и даже бесплатные подарки библиотекам обычно сопряжены с расходами.
Этот вводный раздел может также включать в себя историю музея,
Приобретения
В разделе политики, касающемся приобретений, указывается, следует ли включать предлагаемые объекты в коллекцию музея. В этом разделе политика также будет включать в себя, кто участвует в этом процессе принятия решений, и будет ли музей приобретать объект на постоянной или краткосрочной основе. Эти приобретения должны соответствовать объему коллекции, обозначенной музеем. Эта часть политики может также включать информацию, касающуюся поступлений от пожертвований и обеспечения того, чтобы все приобретенные объекты имели надлежащее право собственности и были получены законным путем. [2] Часть политики приобретения, как правило, также включает руководящие принципы работы с хранением, потенциальным использованием и авторским правом.
Выходов
Прекращение доступа - это «процесс, используемый для окончательного удаления объекта из коллекции музея или для документирования причин принудительного удаления». [11] Как и в случае с новыми приобретениями, политика полностью описывает шаги, которые музей предпримет при рассмотрении вопроса о безвозвратном удалении объекта из коллекции. Также укажите причины, по которым объект следует удалить, кто может предложить удаление и кто имеет окончательное голосование при удалении. Надлежащие методы вывоза и то, как музей будет использовать вырученные средства и объект для продажи, также являются ключевыми факторами, которые необходимо включить в политику. Музеи часто заявляют о своей приверженности Кодексу этики для музеев Американского альянса музеев, чтобы гарантировать, что «утилизация коллекций посредством продажи, торговли или исследовательской деятельности осуществляется исключительно для продвижения миссии музея» [3].
Займы
Раздел политики ссуды обычно включает процедуры как для входящих, так и исходящих ссуд. Сильная кредитная политика гарантирует, что ссуда будет способствовать достижению цели музея, что за объектом будут должным образом ухаживать и что система регистрации сможет отслеживать объект в течение всего срока ссуды ". [12] Некоторые другие Ключевые моменты в этой части политики относятся к тому, кому музей будет предоставлять ссуду; учреждениям, а не отдельным лицам, что предоставленный объект по-прежнему соответствует миссии музея и объему коллекции, потребностям в страховании, сроку ссуды и использованию фотографий .
Уход за коллекциями
Музеи служат цели защиты и сохранения объектов в своей коллекции. Чтобы обеспечить наилучший уход за объектами, музей использует эту часть политики для устранения всех факторов, относящихся к уходу за музейной коллекцией. Он также определит ключевых сотрудников, требуемый уровень подготовки для работы с объектами и тех, кто имеет доступ к коллекции. В этом разделе будут установлены стандарты, относящиеся к таким темам, как музейное хранение, комплексная борьба с вредителями, сохранение, управление записями, инвентаризация и управление рисками. Политика должна четко определять обязанности каждого сотрудника по защите объектов в коллекции.
Место хранения
Вполне вероятно, что не все экспонаты музея будут выставлены на одной выставке. Поэтому важно, чтобы в политике были изложены стандарты хранения, будь то локальное или удаленное. Политика касается надлежащих условий окружающей среды в складских помещениях, касающихся таких вещей, как уровень освещенности, температура и относительная влажность. В этой части политики также будут изложены стандарты, которые касаются правильной упаковки объектов в хранилище, чтобы гарантировать, что используются надлежащие материалы и что похожие объекты сгруппированы вместе.
Комплексная борьба с вредителями
Комплексная борьба с вредителями важна для защиты предметов музея от вредителей. В рамках этого раздела политики музей рассматривает то, что музей планирует сделать, чтобы не допустить попадания вредителей в музей. Он также может касаться любых продуктов, которые можно и нельзя использовать в музее или на самих объектах. При планировании готовности политика будет определять, как музей будет реагировать и кому следует сообщать о любых подозрительных действиях.
Сохранение
Музеи прилагают все усилия, чтобы обеспечить надлежащий уход за объектами в коллекции, но время от времени все же требуется консервация, чтобы поддерживать объекты в их идеальном состоянии. В части политики, касающейся сохранения, будет определено, кто имеет окончательное голосование по вопросу о том, можно ли обрабатывать объекты, есть ли у персонала обязанности, связанные с активным мониторингом объектов, и как музей покроет расходы на финансирование консервации. В нем также будут указаны конкретные реставраторы, с которыми можно связаться, а также информация о том, существуют ли какие-либо методы лечения, запрещенные для использования. Если у музея есть долгосрочный план консервации, его можно упомянуть здесь. [3]
Управление записями и документация
Это одна из ключевых ролей сотрудников, работающих с коллекциями. Без надлежащей документации объект почти не существует. Следовательно, крайне важно, чтобы политика соответствовала стандартам, относящимся к надлежащему управлению записями и документации, относящейся к объектам в коллекции. Как отмечает Американский альянс музеев, «при написании этого раздела музеи обычно ссылаются на типы создаваемых записей, информацию, содержащуюся в каждой записи, стороны, ответственные за ведение и документирование записей, а также любые процедуры и системы резервного копирования». [13]
Запасы
Инвентаризация коллекции музея используется для того, чтобы убедиться, что все предметы в коллекции учтены и находятся в правильном месте. В этом разделе политики будут указаны шаги, которые необходимо предпринять при выполнении инвентаризации. Также будет рассмотрено, как часто музей проводит всестороннюю инвентаризацию и выборочную инвентаризацию. Комплексные инвентаризации включают в себя проверку всей коллекции, при которой выборочные инвентаризации имеют дело с выбранным количеством случайных объектов в коллекции, которые необходимо будет найти и проверить на наличие инвентаря. В этой части политики также указываются шаги, которые необходимо предпринять, и кого уведомлять, если что-то отсутствует.
Управление рисками
Сотрудники музея могут надеяться, что катастрофа никогда не случится, но для музеев важно иметь план на случай, если таковой случится. Управление рисками в отношении политики управления коллекциями будет учитывать, что делает музей, чтобы наилучшим образом защитить объекты. Сюда входят темы, касающиеся противопожарной защиты, способов предотвращения плесени и безопасности. В музее также должен быть план действий в чрезвычайных ситуациях.
Примеры политики
Как указывалось ранее, не все политики будут одинаковыми. Не существует шаблона, который можно было бы использовать, но ниже приведены примеры политик, на которые может быть полезно ссылаться при написании политики.
Рекомендации
- ^ Malaro, MC, и Погани DeAngelis, I. (2012). Юридический букварь по управлению музейными коллекциями (третье изд.). Страница 46. Вашингтон, округ Колумбия: Смитсоновские книги.
- ^ a b Симмонс, JE (2010). Политики управления коллекциями. В RA Buck & JA Gilmore (Eds.), Museum Registration Methods (5-е изд., Стр. 24-29). Вашингтон, округ Колумбия: AAM Press.
- ^ a b c «Американский альянс музеев. 2012. Справочное руководство альянса, разрабатывающее политику управления коллекциями» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) на 24.06.2016 . Проверено 26 апреля 2016 .
- ^ «Американский альянс музеев» . Американский альянс музеев .
- ^ Попытки сделать это см. В Универсальной библиотеке .
- ^ Пожертвованные материалы могут подпадать под менее строгие критерии, и электронные материалы обычно выбираются из больших коллекций сериалов и баз данных, которые могут содержать смесь подходящих и несоответствующих материалов.
- ^ «Заявления о политике в отношении коллекций и дополнительные инструкции - Приобретения (Библиотека Конгресса)» . www.loc.gov .
- ^ «Заявление о политике в отношении коллекций Мемориальной библиотеки Б. Дэвиса Шварца» . 6 июля 2009 года Архивировано из оригинала 6 июля 2009 года.
- ^ «Дом - Национальная библиотека Новой Зеландии» . www.natlib.govt.nz .
- ^ «Политика сбора электронных библиотек SunSITE» . 4 июня 2009 года Архивировано из оригинала 4 июня 2009 года.
- ^ Malaro, MC, и Погани DeAngelis, I. (2012). Юридический букварь по управлению музейными коллекциями (третье изд.) Стр. 46. Вашингтон, округ Колумбия: Smithsonian Books.
- ^ REIBEL, DB (2008). Методы регистрации для малого музея (4-е изд.). Лэнхэм, Мэриленд: AltaMira Press.
- ^ «Американский альянс музеев. 2012. Справочное руководство Альянса по разработке политики управления коллекциями» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) на 24.06.2016 . Проверено 26 апреля 2016 .
- ^ http://www.metmuseum.org/about-the-met/policies-and-documents/collections-management-policy
- ^ http://www.flamuseums.org/site/assets/files/1277/mosh-jax.pdf
- ^ http://entomology.si.edu/Collections/NMNH_CMP_Sept-18-2006.pdf
- ^ «Архивная копия» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) 22 февраля 2016 года . Проверено 26 апреля 2016 .CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка )