Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
«Цифровое архивирование» перенаправляется сюда. Информацию о долгосрочном архивировании цифровых носителей см. В разделе Сохранение цифровых данных .
«СЭД» перенаправляется сюда. Чтобы узнать об аэропорте с аббревиатурой ИКАО "EDMS", см. Straubing Wallmühle Airport .

Система управления документами ( DMS ) - это система, используемая для получения, отслеживания, управления и хранения документов, а также для уменьшения количества бумаги. Большинство из них способны вести учет различных версий, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории). В случае управления цифровыми документами такие системы основаны на компьютерных программах. Этот термин частично перекликается с концепциями систем управления контентом . Он часто рассматривается как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связан с управлением цифровыми активами , визуализацией документов , системами рабочих процессов и системами управления записями .

История [ править ]

Начиная с 1980-х годов, ряд поставщиков начали разрабатывать программные системы для управления бумажными документами. Эти системы имели дело с бумажными документами , которые включали не только печатные и опубликованные документы, но также фотографии , отпечатки и т. Д.

Позже разработчики начали писать систему второго типа, которая могла бы управлять электронными документами , то есть всеми этими документами или файлами, созданными на компьютерах и часто хранящимися в локальных файловых системах пользователей . Самые ранние системы электронного управления документами (EDM) управляли либо собственными типами файлов, либо ограниченным числом форматов файлов . Многие из этих систем позже [ когда? ] стали известны как системы обработки изображений документов , поскольку они сосредоточены на захвате, хранении, индексировании и поиске форматов файлов изображений.. Системы EDM эволюционировали до точки, в которой системы могли управлять любым типом файлового формата, который может храниться в сети. Приложения расширились и стали включать в себя электронные документы, инструменты для совместной работы , возможности обеспечения безопасности, рабочего процесса и аудита .

Эти системы позволили организации захватывать факсы и формы, сохранять копии документов в виде изображений и хранить файлы изображений в репозитории для обеспечения безопасности и быстрого поиска (поиск стал возможным, потому что система обрабатывала извлечение текста из документа. в процессе захвата, а функция индексатора текста обеспечивала возможность извлечения текста ).

В то время как многие системы EDM хранят документы в их собственном файловом формате (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые системы управления документами на базе Интернета начинают хранить контент в форме HTML . Эти системы управления политиками [1] требуют, чтобы контент был импортирован в систему. Однако после импорта контента программное обеспечение действует как поисковая система, поэтому пользователи могут быстрее находить то, что они ищут. Формат HTML позволяет лучше применять возможности поиска, такие как полнотекстовый поиск и поиск по корням. [2]

Компоненты [ править ]

Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, управление версиями, метаданные, безопасность, а также возможности индексирования и поиска. Вот описание этих компонентов:

ТемаОписание
МетаданныеМетаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные могут, например, включать дату сохранения документа и личность пользователя, хранящего его. DMS может также автоматически извлекать метаданные из документа или предлагать пользователю добавить метаданные. Некоторые системы также используют оптическое распознавание символов на отсканированных изображениях или выполняют извлечение текста в электронных документах. Полученный в результате извлеченный текст может использоваться для помощи пользователям в поиске документов путем определения возможных ключевых слов или обеспечения возможности полнотекстового поиска, или может использоваться сам по себе. Извлеченный текст также может храниться как компонент метаданных, храниться вместе с документом или отдельно от документа в качестве источника для поиска в коллекциях документов. [3]
ИнтеграцияМногие системы управления документами пытаются предоставить функции управления документами непосредственно другим приложениям, чтобы пользователи могли извлекать существующие документы непосредственно из репозитория системы управления документами, вносить изменения и сохранять измененный документ обратно в репозиторий в качестве новой версии, не выходя из приложение. Такая интеграция обычно доступна для множества программных инструментов, таких как системы управления рабочими процессами и контентом , обычно через интерфейс прикладного программирования (API) с использованием открытых стандартов, таких как ODMA , LDAP , WebDAV и веб-службы SOAP или RESTful . [4][5]
ЗахватыватьЗахват в первую очередь включает в себя прием и обработку изображений бумажных документов со сканеров или многофункциональных принтеров . Программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) часто используется, независимо от того, интегрировано ли оно в аппаратное обеспечение или как автономное программное обеспечение, для преобразования цифровых изображений в машиночитаемый текст. Программное обеспечение оптического распознавания меток (OMR) иногда используется для извлечения значений флажков или пузырьков. Захват может также включать прием электронных документов и других компьютерных файлов. [6]
Проверка достоверности данныхПравила проверки данных могут проверять наличие сбоев в документах, отсутствующих подписей, орфографических ошибок и других проблем, рекомендуя варианты исправления в реальном времени перед импортом данных в DMS. Дополнительная обработка в форме гармонизации и изменения формата данных также может применяться как часть проверки данных. [7] [8]
ИндексированиеИндексирование отслеживает электронные документы. Индексирование может быть таким же простым, как отслеживание уникальных идентификаторов документов; но часто он принимает более сложную форму, обеспечивая классификацию с помощью метаданных документов или даже с помощью словарных указателей, извлеченных из содержимого документов. Индексирование существует в основном для поддержки запросов и поиска информации. Одной из важнейших областей для быстрого поиска является создание топологии или схемы индекса . [9]
Место храненияХраните электронные документы. Хранение документов часто включает в себя управление этими же документами; где они хранятся, как долго, перенос документов с одного носителя на другой ( иерархическое управление хранением ) и возможное уничтожение документа.
поискПолучить электронные документы из хранилища. Хотя понятие поиска конкретного документа простое, поиск в электронном контексте может быть довольно сложным и мощным. Можно поддерживать простой поиск отдельных документов, позволяя пользователю указывать уникальный идентификатор документа и заставляя систему использовать базовый индекс (или неиндексированный запрос в своем хранилище данных) для извлечения документа. [9] Более гибкий поиск позволяет пользователю указать частичные условия поиска, включающие идентификатор документа и / или части ожидаемых метаданных. Обычно это возвращает список документов, соответствующих условиям поиска пользователя. Некоторые системы предоставляют возможность указывать логическое выражение.содержащие несколько ключевых слов или примеров фраз, которые, как ожидается, будут присутствовать в содержимом документов. Поиск для этого типа запроса может поддерживаться ранее созданными индексами [9] или может выполнять более трудоемкий поиск по содержимому документов, чтобы вернуть список потенциально релевантных документов. См. Также Получение документа .
РаспределениеДокумент, готовый к распространению, должен быть в формате, который нельзя легко изменить. Оригинальная мастер-копия документа обычно никогда не используется для распространения; скорее, электронная ссылка на сам документ более распространена. Если документ должен распространяться электронным способом в нормативной среде, то должны быть соблюдены дополнительные критерии, включая гарантии отслеживаемости и контроля версий, даже в других системах. [10] Этот подход применяется к обеим системам обмена документами, если целостность документа является обязательной.
БезопасностьБезопасность документов жизненно важна для многих приложений для управления документами. Требования соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными в зависимости от типа документов. Например, в США такие стандарты, как ISO 9001 и ISO 13485 , а также правила Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США диктуют, как следует осуществлять процесс контроля документов. [11] Системы управления документами могут иметь модуль управления правами, который позволяет администратору предоставлять доступ к документам на основе типа только определенным людям или группам людей. Маркировка документа во время печати или создания PDF-файла является важным элементом, препятствующим изменению или непреднамеренному использованию.
Рабочий процессРабочий процесс - это сложный процесс, и некоторые системы управления документами имеют либо встроенный модуль рабочего процесса [12], либо могут интегрироваться с инструментами управления рабочим процессом. [5]Есть разные типы рабочего процесса. Использование зависит от среды, в которой применяется система электронного документооборота (СЭД). Ручной рабочий процесс требует, чтобы пользователь просмотрел документ и решил, кому его отправить. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, которое определяет поток документа через организацию: например, счет-фактура проходит процесс утверждения, а затем направляется в отдел расчетов с поставщиками. Динамические правила позволяют создавать ветви в рабочем процессе. Простым примером может быть ввод суммы счета-фактуры, и если сумма ниже определенной установленной суммы, она следует разными маршрутами через организацию. Расширенные механизмы рабочего процесса могут управлять контентом или сигнализировать о внешних процессах, пока действуют эти правила.
СотрудничествоСовместная работа должна быть неотъемлемой частью СЭД. В своей базовой форме совместная EDMS должна позволять авторизованному пользователю извлекать документы и работать с ними. Доступ для других пользователей должен быть заблокирован на время работы над документом. Другие расширенные формы сотрудничества действуют в режиме реального времени, позволяя нескольким пользователям одновременно просматривать и изменять (или размечать) документы. Полученный документ является исчерпывающим, включая все пользовательские дополнения. Сотрудничество в системах управления документами означает, что различные пометки каждого отдельного пользователя во время сеанса совместной работы записываются, что позволяет отслеживать историю документа. [13]
Управление версиямиУправление версиями - это процесс, при котором документы регистрируются в системе управления документами или из нее, что позволяет пользователям получать предыдущие версии и продолжать работу с выбранной точки. Управление версиями полезно для документов, которые со временем меняются и требуют обновления, но может потребоваться вернуться к предыдущей копии или сослаться на нее. [13]
ПоискПоиск находит документы и папки с использованием атрибутов шаблонов или полнотекстового поиска. Документы можно искать, используя различные атрибуты и содержимое документа.
Федеративный поискЭто относится к возможности расширения возможностей поиска для получения результатов из нескольких источников или из нескольких DMS на предприятии. [14]
ИздательскийПубликация документа включает в себя процедуры вычитки , коллегиального или публичного рецензирования, авторизации, печати и утверждения и т. Д. Эти шаги обеспечивают осмотрительность и логическое мышление. Любое неосторожное обращение может привести к неточности документа и, следовательно, ввести в заблуждение или расстроить его пользователей и читателей. В отраслях, регулируемых законодательством, некоторые процедуры должны быть завершены, что подтверждается соответствующими подписями и датой (датами) подписания документа. Обратитесь к подразделам ISO ICS 01.140.40 и 35.240.30 для получения дополнительной информации. [15] [16]

Опубликованный документ должен быть в формате, который нелегко изменить без специальных знаний или инструментов, и при этом он должен быть доступен только для чтения или переноситься. [17]

Воспроизведение в печатном видеВоспроизведение документов / изображений часто необходимо в системе управления документами, и следует учитывать поддерживаемые ею устройства вывода и возможности воспроизведения. [18]

Стандартизация [ править ]

Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов контроля документов, которые используются в их конкретной области. Ниже приводится список некоторых соответствующих документов ISO. Подразделения ICS 01.140.10 и 01.140.20. [19] [20] ISO также опубликовала серию стандартов, касающихся технической документации , подпадающих под раздел 01.110. [21]

  • ISO 2709 Информация и документация - Формат для обмена информацией
  • ISO 15836 Информация и документация - Набор элементов метаданных Dublin Core
  • ISO 15489 Информация и документация - Управление записями
  • ISO 21127 Информация и документация - Справочная онтология для обмена информацией о культурном наследии
  • ISO 23950 Информация и документация - Поиск информации (Z39.50) - Определение прикладной службы и спецификация протокола
  • ISO 10244 Управление документами - Определение и анализ бизнес-процессов
  • ISO 32000 Управление документами - Портативный формат документов
  • ISO / IEC_27001 Спецификация системы менеджмента информационной безопасности

Контроль документов [ править ]

Правительственные постановления требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Эти отрасли включают бухгалтерский учет (например, 8-я директива ЕС , Закон Сарбейнса-Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например, Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинских устройств ( FDA ), производство крови, клетки и тканевые продукты (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). [22] В некоторых отраслях действуют более строгие требования к контролю документации из-за типа информации, которую они хранят для обеспечения конфиденциальности, гарантии или других строго регулируемых целей. Примеры включают защищенную медицинскую информацию.(PHI) в соответствии с требованиями HIPAA или строительной проектной документации, необходимой для гарантийных периодов. План стратегии информационных систем (ISSP) может формировать информационные системы организации в среднесрочной и долгосрочной перспективе. [23]

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, являются свидетельством того, что документы находятся под контролем. Несоблюдение может привести к штрафам, потере бизнеса или ущербу репутации компании.

Ниже приведены важные аспекты управления документами:

  • проверка и утверждение документов перед выпуском
    • обзоры и согласования
  • обеспечение четкой идентификации изменений и исправлений
  • обеспечение доступности соответствующих версий применимых документов в «точках использования»
  • обеспечение того, чтобы документы оставались читаемыми и идентифицируемыми
  • обеспечение идентификации и управления внешними документами (такими как документы, предоставленные заказчиком или руководства для поставщиков)
  • предотвращение «непреднамеренного» использования устаревших документов

Интегрированный DM [ править ]

Интегрированное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и удаления «документов» на предприятии. В этом контексте «документы» - это любые из множества информационных активов, включая изображения, офисные документы, графику и рисунки, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами [ править ]

Бумажные документы давно используются для хранения информации . Однако бумага может быть дорогостоящей, а при чрезмерном использовании - расточительной. Программное обеспечение для управления документами - это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать сохраненную информацию. Программное обеспечение для управления документами - это электронный шкаф, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. [24] Программное обеспечение помогает предприятиям объединять бумажные и цифровые файлы и сохранять их в едином хранилище после сканирования и импорта цифровых форматов . [25] Одним из наиболее важных преимуществ управления цифровыми документами является то, что вам понравится «отказоустойчивая» среда для защиты всех вашихдокументы и данные. [26]

См. Также [ править ]

  • Технология сотрудничества в строительстве
  • Управление коммуникациями с клиентами
  • Распространение данных
  • Автоматизация документооборота
  • Документация
  • Управление корпоративным контентом
  • Информационное хранилище
  • Информационная наука
  • Интеллектуальный документ
  • База знаний
  • Управление знаниями
  • Библиотечное дело
  • Управление данными о продукте
  • Ревизионный контроль
  • Управление сниппетом
  • Таксономия (общая)
  • Система управления техническими данными
  • Техническая документация

Ссылки [ править ]

  1. ^ Система управления политиками. Архивировано 29 октября 2011 г. на Wayback Machine.
  2. ^ Сдерживание: Создание поиск проще в архив 11 января 2012 в Wayback Machine
  3. ^ Парсонс, М. (2004). Эффективное управление знаниями для юридических фирм . Издательство Оксфордского университета. п. 234. ISBN 9780195169683. Проверено 19 мая 2018 .
  4. ^ Шивакумар, SK (2016). Управление корпоративным контентом и поиском для создания цифровых платформ . Джон Вили и сыновья. п. 93. ISBN 9781119206828. Проверено 19 мая 2018 .
  5. ^ а б Флетчер, АН; Brahm, M .; Паргманн, Х. (2003). Управление рабочим процессом с помощью SAP WebFlow: Практическое руководство . Springer Science & Business Media. С. 15–16. ISBN 9783540404033. Проверено 19 мая 2018 .
  6. ^ Уэббер, М .; Уэббер, Л. (2016). Управление ИТ: политики и процедуры . Wolters Kluwer. п. 41-4. ISBN 9781454871323. Проверено 19 мая 2018 .
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Оценка вариантов интегрированной системы управления документами (IDMS) для Министерства транспорта Аризоны (ADOT) . Департамент транспорта Аризоны. п. 158. Правила проверки данных должны быть встроены в саму форму, а не выполняться в среде постобработки. Это обеспечивает использование интерактивного опыта в реальном времени. Часто для проверки данных требуется поиск в базе данных. Правила должны разрешать этот запрос к базе данных, предоставляя пользователю возможность выбора в режиме реального времени на основе результатов запроса.
  8. ^ Морли, Д .; Паркер, CS (2014). Понимание компьютеров: сегодня и завтра, всесторонний . Cengage Learning. п. 558–559. ISBN 9781285767277. Проверено 19 мая 2018 .
  9. ^ a b c Meurant, G. (2012). Введение в системы электронного документооборота . Академическая пресса. п. 120. ISBN 9780323140621. Проверено 19 мая 2018 .
  10. ^ Соммервилл, Дж .; Крейг, Н. (2006). Внедрение ИТ в строительстве . Рутледж. п. 130. ISBN 9781134198986. Проверено 19 мая 2018 .
  11. Перейти ↑ Skipper, SL (2015). Как создать систему контроля документов на соответствие требованиям ISO 9001: 2015, ISO 13485: 2016 и FDA . Качественная пресса ASQ. п. 156. ISBN. 9780873899178. Проверено 19 мая 2018 .
  12. ^ Остерберри, D. (2012). Управление цифровыми активами . CRC Press. С. 27–28. ISBN 9781136033629. Проверено 19 мая 2018 .
  13. ^ a b Остербери, Д. (2012). Управление цифровыми активами . CRC Press. п. 30. ISBN 9781136033629. Проверено 19 мая 2018 .
  14. Перейти ↑ White, M. (2012). Корпоративный поиск . O'Reilly Media, Inc., стр. 73–74. ISBN 9781449330408. Проверено 19 мая 2018 .
  15. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.40: Издательское дело» . Архивировано 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 года .
  16. ^ Международная организация по стандартизации. «35.240.30: ИТ-приложения в информации, документации и издательском деле» . Архивировано 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 года .
  17. ^ Корпорация OnSphere. «Управление документами СОП в проверенной среде» (PDF) . Архивировано из оригинального (PDF) 4 сентября 2011 года . Проверено 25 апреля 2011 года .
  18. ^ Meurant, G. (2012). Введение в системы электронного документооборота . Академическая пресса. п. 16. ISBN 9780323140621. Проверено 19 мая 2018 .
  19. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.10: Написание и транслитерация» . Архивировано 7 июля 2009 года . Проверено 14 июля 2008 года .
  20. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.20: Информатика» . Архивировано 5 декабря 2008 года . Проверено 14 июля 2008 года .
  21. ^ Международная организация по стандартизации. «01.110: Техническая документация на продукцию» . Архивировано 6 июня 2011 года . Проверено 15 июля 2008 года .
  22. ^ «Свод федеральных правил, раздел 21, часть 1271» . Управление по контролю за продуктами и лекарствами. Архивировано 10 октября 2011 года . Проверено 31 января 2012 года .
  23. Перейти ↑ Wiggins, Bob (2000). Эффективное управление документами: открытие корпоративных знаний (2-е изд.). Гауэр. п. 25. ISBN 9780566081484. Архивировано 13 января 2018 года . Проверено 9 апреля +2016 . На организационном уровне план стратегии информационных систем (ISSP) - это способ в общих чертах определить, какие информационные системы организация должна иметь в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от трех до пяти лет [...]).
  24. ^ «Системы управления документами - Руководство покупателя» . Архивировано 10 января 2017 года . Проверено 10 января 2017 года .
  25. ^ Chaouni, Мамун (5 февраля 2015). «7 мощных преимуществ использования системы управления документами». Архивировано 10 января 2017 года на Wayback Machine.
  26. ^ ash-conversions (13 февраля 2020 г.). «Преимущества системы управления документами и 9 вещей, на которые стоит обратить внимание» . Эш Конверсионс Интернэшнл . Дата обращения 7 мая 2020 .

Внешние ссылки [ править ]

  • Программное обеспечение / Управление документами в Curlie