Запрос предложения

Запрос предложений ( RFP ) является документом , который ходатайствует предложение, часто с помощью торгов процесса, организацией или компанией , заинтересованной в закупке о наличии товара , обслуживания или ценного актива, потенциальным поставщикам представить бизнес - предложения . ^[1] Он подается в начале цикла закупок, либо на этапе предварительного исследования, либо на этапе закупки.

Обзор [ править ]

RFP используется, когда запрос требует технических знаний, специальных возможностей или когда запрашиваемый продукт или услуга еще не существует, и предложение может потребовать исследований и разработок для создания того, что запрашивается.

Запрос предложений представляет предварительные требования к товару или услуге и может в различной степени определять точную структуру и формат ответа поставщика. Эффективные запросы предложений обычно отражают стратегию и краткосрочные / долгосрочные бизнес-цели, обеспечивая подробное понимание того, какие поставщики смогут предложить подходящую точку зрения. ^[2]

Подобные запросы включают запрос предложения (RFQ), при котором клиент может просто искать ценовое предложение , и запрос информации (RFI), когда клиенту требуется дополнительная информация от поставщиков перед отправкой RFP. За RFI обычно следует RFP или RFQ. ^[3]

В принципе, запрос предложения:

• Информирует поставщиков о том, что организация стремится к закупкам, и побуждает их прилагать все усилия.
• Требует от компании указать, что она предлагает приобрести. Если анализ требований был подготовлен правильно, его можно довольно легко включить в документ запроса.
• Предупреждает поставщиков о том, что процесс отбора является конкурентоспособным.
• Обеспечивает широкое распространение и отклик.
• Гарантирует, что поставщики фактически отвечают установленным требованиям.
• Обычно ожидается, что она будет следовать структурированной процедуре оценки и отбора, чтобы организация могла продемонстрировать беспристрастность - решающий фактор в закупках в государственном секторе.

Технические характеристики [ править ]

Запрос предложения обычно включает в себя нечто большее, чем просто запрос цены. Другая запрошенная информация может включать в себя основную корпоративную информацию и историю, финансовую информацию (может ли компания предоставлять без риска банкротства ), технические возможности (используемые при крупных закупках услуг, если элемент ранее не производился или требование могло быть выполнено различные технические средства), информацию о продукте, такую ​​как наличие на складе и предполагаемый период завершения, а также отзывы клиентов, которые можно проверить для определения пригодности компании (включая образовательный и военный опыт ее сотрудников, участвующих в проекте - выпускников колледжей и тех, кто закончил степени могут добавить "ценность" от участника торгов).

Повсеместная доступность Интернета вынудила многие правительственные учреждения обратиться либо к государственным веб-сайтам, либо к веб-сайтам, управляемым поставщиками, которые предоставляют списки запросов предложений, а также RFI и RFQ. Многие из них позволяют поставщикам бесплатно подписаться на получение электронных писем с запросами в целом или по определенным категориям продуктов или услуг, в отношении которых есть интерес. В некоторых случаях весь процесс выполняется в режиме онлайн с ответами в виде отсканированных документов или файлов PDF, загруженных на сервер; в других случаях или по юридическим причинам ответ должен быть отправлен на бумажном носителе и / или на CD / DVD-диске или флэш-накопителе по почте или в службу доставки.

В вооруженных силах многих стран запрос предложения часто направляется для выполнения оперативных требований (OR), после чего военный орган по закупкам обычно издает подробную техническую спецификацию, по которой потенциальные подрядчики будут делать тендеры (т. Е. Заявки). В гражданских целях запрос предложения обычно является частью сложного процесса продаж , также известного как корпоративные продажи .

RFP часто включают спецификации товара, проекта или услуги, по которым запрашивается предложение. Чем более подробны спецификации, тем больше шансов, что представленное предложение будет точным. Обычно запросы предложений отправляются утвержденному поставщику или списку поставщиков.

Претенденты возвращают предложение к установленной дате и времени. Поздние предложения могут рассматриваться или не рассматриваться, в зависимости от условий первоначального запроса предложений. Предложения используются для оценки пригодности в качестве поставщика, продавца или институционального партнера. Обычно организации проводят подробный процесс отбора поставщиков, чтобы составить короткий список поставщиков, которых следует пригласить для дальнейших раундов переговоров. Этот процесс отбора может быть либо моделями оценки поставщиков, либо внутренними обсуждениями внутри организации покупателя. По предложениям могут проводиться обсуждения (часто для уточнения технических возможностей или выявления ошибок в предложении, или во многих случаях для согласования цены). В большинстве случаев только избранные участники торгов могут быть приглашены к участию в последующих торгах или их могут попросить представить свои лучшие технические и финансовые предложения, обычно называемыеЛучшее и окончательное предложение (BAFO) . Последующие изменения могут именоваться Лучшим и пересмотренным окончательным предложением (BARFO) .

Как только обе стороны, т.е. организация-покупатель и организация-продавец, согласятся о технических и коммерческих условиях предложения, они могут перейти к следующим шагам, таким как подписание контракта, техническое задание, которое формализует сделки купли-продажи.

Сегодня многие организации все больше сотрудничают в разработке запросов предложений; это особенно верно для университетов и других крупных государственных структур, которые покупают крупные технологии. Группы, выпускающие RFP, запрашивают конкретные варианты использования, а не предоставляют список функций, и гарантируют, что у них есть возможность включить демонстрации, вебинары и встречи как часть процесса RFP, чтобы убедиться, что они имеют четкое представление обо всех конкурирующих продуктах, прежде чем приступить к покупка. ^[4]

Другие запросы [ править ]

• Запрос ассоциации (РФ), также известный как запрос о партнерстве или просьбах о союзе, является предложением от одной стороны к другому для действующих совместно ( как правило , в бизнесе) и совместное использование выгод от этой совместной деятельности.
• Запрос на выражение интереса (RFEI) является частью процесса обнаружения EOI (выражение интереса) для сбора информации о потенциальной закупке запрашиваемых услуг, аналогично запросу предложений, который иногда делается до публикации запроса предложений.
• Запрос информации (RFI) является предложением запросить у потенциального продавца или поставщика услуг , чтобы определить , какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя и знать возможности продавца с точкой зрения предложений и сильными продавца. RFI обычно используются при крупных закупках, где требование потенциально может быть выполнено несколькими альтернативными способами. Однако RFI не является приглашением к участию в торгах, не является обязательным ни для покупателя, ни для продавцов и может привести или не привести к RFP или RFQ.
• Запрос котировок (предложений) используется , когда дискуссии с участниками не требуется ( в основном , когда характеристики продукта или услуги , которые уже известны) , и когда цена является основным или единственным фактором при выборе победителя конкурса. Запрос предложений также может использоваться до выпуска полномасштабного запроса предложений для определения общих ценовых диапазонов. В этом сценарии продукты, услуги или поставщики могут быть выбраны из результатов запроса предложений для дальнейшего исследования с целью написания более полного запроса предложений. В коммерческой деловой практике запрос предложений является наиболее часто используемой формой запросов предложений, поскольку многие компании не понимают различий между запросами предложений и поэтому по умолчанию используют запрос предложений.
• Запрос квалификации (RFQ) , также известный как предварительный отбор вопросника (PQQ) является документом , часто распространяются до начала процесса RFP. Он используется для сбора информации о поставщиках из нескольких компаний для создания пула потенциальных клиентов. Это упрощает процесс рассмотрения запроса предложений за счет предварительного составления короткого списка кандидатов, соответствующих требуемой квалификации.
• Запрос раствора (RFS) похож на RFP, но более открытой и целом. Это дает поставщику или поставщику максимальную гибкость из всех RFx при выражении своего решения или комбинации продуктов и услуг. ^[5]
• Запрос на тендер (RFT), также известный как приглашение на тендер (ITT), чаще используется правительствами.

См. Также [ править ]

Ссылки [ править ]