 | Эта статья требует дополнительных ссылок для проверки . ( сентябрь 2009 г. ) ( Узнайте, как и когда удалить это сообщение-шаблон ) |
Автоматизация корпоративных форм - это общекорпоративная компьютерная система или набор систем для управления, распространения, заполнения и обработки бумажных форм, приложений, опросов, контрактов и других документов. Он играет жизненно важную роль в концепции безбумажного офиса .
Корпорация JetForm впервые использовала термин «автоматизация корпоративных форм» в середине 1990-х годов для описания своего решения по автоматизации документооборота. Позднее этот процесс был приобретен Adobe Systems , и теперь он является частью набора продуктов Adobe LiveCycle . В 2004 году Efficient Technology Inc стала первой компанией, применившей этот термин к программному обеспечению как услуге .
Автоматизация корпоративных форм относится к автоматизации бумажных процессов, которые в первую очередь полагаются на документы (формы, приложения и т. Д.), Которые сохраняют бумажный вид и удобство, даже если они не распечатаны для взаимодействия. Чтобы считаться решением «автоматизации корпоративных форм», система должна соответствовать требованиям к корпоративному программному обеспечению и, в частности, быть ориентирована на автоматизацию документооборота и бумажных форм.
Воздействие [ править ]
Организации внедряют корпоративные программные решения для автоматизации основных функций и крупных процессов, поскольку в этих областях обеспечивается наибольшая экономия затрат по сравнению с небольшими проектами. Внедрение корпоративного уровня часто стоит более 100 000 долларов, и поэтому для экономии затрат требуется много месяцев. Таким образом, организации игнорируют автоматизацию более мелких функций из-за отсутствия немедленной финансовой выгоды или экономии средств. По мере того, как функции становятся более автоматизированными, а стоимость программного обеспечения для корпоративных систем падает, организации начинают автоматизировать функции нижнего уровня, чтобы стать более эффективными. Кроме того, с появлением таких стандартов, как модель PDF от Adobe, и моделей услуг, таких как Quik !, компании стремятся автоматизировать заполнение форм с помощью решений для автоматизации корпоративных форм.
Автоматизация форм также оказывает положительное «зеленое» влияние на окружающую среду. Чтобы сократить отходы и выбросы углерода, компании ищут способы отказаться от бумаги. Система автоматизации корпоративных форм может полностью исключить использование бумаги или значительно сократить количество бумаги, используемой компанией, а также сократить расходы на доставку, а также расходы на печать и хранение бумажных форм. Кроме того, автоматизация бумажных процессов значительно сокращает время, необходимое для выполнения транзакций, что приводит к меньшему количеству ошибок, отклонений и исправлений - и высвобождает время, затрачиваемое пользователями на ручной труд.
Реализация [ править ]
DMS [ править ]
Современная реализация концепции безбумажного офиса имеет два основных направления: создание документов и управление документами. Поскольку основные системы уже полностью вытеснили бумагу (например, планирование ресурсов предприятия , управление взаимоотношениями с клиентами , программное обеспечение для бухгалтерского учета и т. Д.), Бумага, которая остается в использовании, в основном генерируется процессами, которые собирают данные, создают отчеты и распространяют сообщения. По мере развития программного обеспечения и компьютеров первой проблемой было управление существующими и устаревшими документами с помощью систем управления документами .
Системы управления документами и архивирования предлагают некоторые функции автоматизации форм. Обычно система управления документами начинает работать с документом, когда документ сканируется или отправляется в систему. Многие системы управления документами могут считывать документы с помощью оптического распознавания символов (OCR) и использовать эти данные в системе управления документами. Хотя эта технология важна для безбумажного офиса [1], она не затрагивает в первую очередь процессы, которые генерируют бумагу.
Конечным шагом к отказу от бумаги является изменение способа создания документов. В 1993 году Adobe Systems представила Portable Document Format (PDF) для универсального обмена документами на большинстве компьютерных платформ. Этот формат заложил основу для создания, транспортировки, обработки и архивирования электронных документов - и в 2008 году стал стандартом ISO. [2] Кроме того, модель PDF установила метод автоматизации форм, которые могут быть предварительно заполнены существующими данными и введены вручную на экране ПК, что может уменьшить или исключить печатные формы.
Инструменты реализации [ править ]
Типичная реализация автоматизации корпоративных форм обычно сочетает в себе:
- Библиотека электронных версий бумажных документов (формат PDF или сопоставимый формат)
- Хранилище данных существующих данных или веб-страниц, которые собирают данные для заполнения форм
- Программное обеспечение, которое предварительно заполняет существующие данные из баз данных и хранилищ данных в электронные формы
- Программное обеспечение, сохраняющее незавершенные или частично заполненные формы
- Программное обеспечение, которое собирает и переводит данные электронной формы
- Системы рабочих процессов, управляющие взаимодействием с формами и данными
- Двусторонний обмен сообщениями между формами и системами во время отправки и проверки
- Программное обеспечение для штрих-кодов, которое сопоставляет изображения форм с данными электронных форм
- Решения для цифровой подписи с электронным захватом подписей
Проблемы реализации [ править ]
Основная проблема при использовании этих технологий - это планирование ресурсов и затраты на внедрение. Однако все необходимые технологии существуют по крайней мере с 2000 года. Кроме того, Конгресс США подписал Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN), который позволяет компаниям принимать цифровые подписи в качестве действительных подписей. Даже во время действия закона компании не спешили принимать такие решения из-за затрат и навыков, необходимых для их проектирования, строительства и обслуживания по разумной цене.
Вторичной задачей является интеграция электронных форм в существующий процесс, благодаря чему можно получить доступ к существующим хранилищам данных и передать их в формы и из них. Хотя существуют инструменты, помогающие с интеграцией, для большинства реализаций требуется специальное программирование для конкретных форм и источников данных.
Многие из этих проблем решаются с помощью решений промежуточного программного обеспечения, технологических платформ и сервисов, которые связывают эти части воедино. Разработчики решений EAI, известных как « Интеграция корпоративных приложений» («EAI»), постоянно внедряют новые рентабельные методы, позволяющие использовать возможности веб-интерфейса и централизованного управления, а также использовать унаследованные системы. [3] С каждым развитием технологий EAI автоматизация корпоративных форм становится все проще в реализации и управлении.
См. Также [ править ]
Ссылки [ править ]
- ^ Уокер, Ричард (2007-08-07). «Достижение безбумажного офиса» (PDF) . Efficient Technology Inc . Архивировано из оригинального (PDF) на 2011-07-15 . Проверено 11 сентября 2009 . CS1 maint: обескураженный параметр ( ссылка )
- ^ «ISO 32000-1: 2008» . Международная Организация Стандартизации. 1 июля 2008 г.
- ^ Рух, Уильям A .; Maginnis, Francis X .; Браун, Уильям (2001). Интеграция корпоративных приложений: краткое техническое описание Wiley . John Wiley & Sons, Inc., стр. 1–11 . ISBN 0-471-37641-8.
