Автоматизация документооборота

Автоматизация документов (также известная как сборка документов или управление документами ) - это проектирование систем и рабочих процессов, которые помогают в создании электронных документов . К ним относятся системы на основе логики, которые используют сегменты уже существующего текста и / или данных для сборки нового документа. Этот процесс все чаще используется в определенных отраслях для составления юридических документов, контрактов и писем. Системы автоматизации документов также могут использоваться для автоматизации всего условного текста, переменного текста и данных, содержащихся в наборе документов.

Системы автоматизации позволяют компаниям минимизировать ввод данных, сократить время, затрачиваемое на корректуру, и снизить риски, связанные с человеческой ошибкой . Дополнительные преимущества включают в себя: экономию времени и финансовых средств за счет уменьшения объема обработки бумаги, загрузки документов, хранения, распределения, почтовых / отгрузок, факсов, телефона, рабочей силы и отходов.

Сборка документа [ править ]

Основные функции заключаются в замене громоздкого ручного заполнения повторяющихся документов системами на основе шаблонов, где пользователь отвечает на вопросы собеседования, задаваемые программным обеспечением, или на экране ввода данных. Собранная информация затем заполняет документ, чтобы сформировать хороший первый черновик ». ^[1] Современные более совершенные системы автоматизации документов позволяют пользователям создавать свои собственные данные и правила (логику) без необходимости программирования.

Хотя программное обеспечение для автоматизации документооборота используется в основном в сфере юридических , финансовых услуг и управления рисками , его можно использовать в любой отрасли, которая создает документы на основе транзакций. Хорошим примером того, как можно использовать программное обеспечение для автоматизации документооборота, являются коммерческие ипотечные документы. Типичная коммерческая ипотечная сделка может включать несколько документов, в том числе:

Некоторые из этих документов могут содержать от 80 до 100 страниц с сотнями необязательных абзацев и элементов данных. Программное обеспечение для автоматизации документооборота может автоматически вводить правильные переменные документа на основе данных транзакции. Кроме того, некоторые программы автоматизации документов могут создавать комплект документов, в котором все связанные документы инкапсулируются в один файл, что упрощает и ускоряет обновление и совместную работу.

Более простые программные приложения, которые легче изучить, также можно использовать для автоматизации подготовки документов без излишней сложности. Например, Pathagoras позиционирует себя как систему сборки документов «простой текст, поля не допускаются». Менеджеры буфера обмена позволяют пользователю сохранять часто используемые фрагменты текста, организовывать их в логические группы, а затем быстро обращаться к ним для вставки в окончательные документы.

В управлении цепочкой поставок [ править ]

В логистике используется много документов . Они называются: счета-фактуры , упаковочные листы / квитанции / листы (манифесты), списки содержимого, билеты для отбора, формы подтверждения прибытия / отчеты многих типов (например, паспорт безопасности материалов , поврежденные товары, возвращенные товары, подробные / сводные и т. Д.), Импорт / экспорт , доставка , коносамент (BOL) и т. д. Эти документы обычно представляют собой контракты между грузополучателем и грузоотправителем , поэтому они очень важны для обеих сторон и любого посредника, например, для сторонней логистики.компания (3PL) и правительства . Обработка документов в центрах логистики , управления цепочками поставок и распределения обычно выполняется вручную или полуавтоматически с использованием сканеров штрих-кода , программного обеспечения и настольных лазерных принтеров . Есть некоторые производители высокоскоростных систем автоматизации документооборота, которые автоматически сравнивают документ, напечатанный лазером, с заказом и либо вставляют, либо автоматически прикладывают вложенный бумажник / пакет в транспортный контейнер (обычно гибкий полиэтиленовый пакет илигофрированный картон / жесткий контейнер). См. Ниже ссылки на видео на внешних веб-сайтах, показывающие эти системы автоматизации документооборота. Защита конфиденциальности и кражи личных данных являются основными проблемами, особенно с ростом электронной коммерции , Интернет / Интернет - магазин и торговый канал (другие, последние ссылки каталог и по почте покупок) , что делает его более важным , чем когда - либо , чтобы гарантировать правильный документ женат или связан с правильным заказом или доставкой каждый раз. Программное обеспечение для создания документов: ERP , WMS , TMS , устаревшее промежуточное ПО.и большинство пакетов бухгалтерского учета. ^{[ необходима цитата ]}

В ряде исследовательских проектов рассматривается более широкая стандартизация и автоматизация документов в грузовой отрасли . ^[2]^[3]

В юридических услугах [ править ]

Технологии автоматизации могут использоваться при производстве юридических документов, таких как трудовые договоры и документы по имущественному планированию, возможно, с использованием онлайн-интерфейса или дерева решений. ^[4] В крупных юридических фирмах системы сборки документов часто используются для систематизации работы, например, путем создания сложных списков условий и первых проектов кредитных соглашений. ^[5]^[6]

С либерализацией рынка юридических услуг Великобритании, инициированной Законом о юридических услугах 2007 года, крупные учреждения расширили свои услуги, включив в них юридическую помощь своим клиентам. ^[7]^[8] Большинство из этих компаний используют некоторые элементы технологии автоматизации документооборота для предоставления юридических документов через Интернет. ^[9] Это было замечено как предвестие тенденции к коммерциализации, когда такие технологии, как автоматизация документооборота, приводят к тому, что юридические услуги с низкой маржой в больших объемах «упаковываются» и предоставляются аудитории массового рынка. ^[10]^[11]^[12]

В страховании [ править ]

Страховые полисы и сертификаты, в зависимости от типа, полисные документы также могут содержать сотни страниц и включать конкретную информацию о застрахованном. Как правило, в прошлом эти пакеты страховых документов создавались а) путем набора писем произвольной формы, б) добавления заранее напечатанных брошюр, в) редактирования шаблонов и г) настройки графики с необходимой информацией, затем ручной сортировки и вставки всех документы в один пакет и отправка их застрахованному. Различные документы, входящие в один пакет, могут включать в себя следующие виды документов:

Приветственное письмо
Договор
Сертификат
Документы государственной политики
Перечень застрахованных предметов и страховых сумм
Поправки
Всадники
идентификационная карта
Информация о компании
Маркетинговые материалы (другие товары)
Данные

На то, чтобы собрать один пакет, может потребоваться много работы. В большинстве систем администрирования политик система генерирует какое-то заявление о политике в качестве отправной точки, но может потребоваться настроить и дополнить другие необходимые материалы.

См. Также [ править ]

Состав документа
Документальное моделирование
Обработчик документов
Интеллектуальный документ
Обработчик шаблонов
Оборотный документ

Ссылки [ править ]

^ Статья: Нарушение традиционных бизнес-моделей юридических фирм с помощью Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1
^ «e-FREIGHT - интегрированный проект в рамках 7-й рамочной программы ЕС» . e-Freight. Архивировано из оригинального 30 мая 2012 года . Проверено 23 ноября 2012 года .
^ ИАТА . Стандарты Cargo-XML: модернизация грузовых авиаперевозок .
^ Рейес, Эдуардо. «Кто боится компьютерного поколения?» . Вестник юридического общества . Общество юристов Англии и Уэльса . Дата обращения 3 мая 2019 .
^ «Как ИТ меняют правовой сектор» . Информационный век . Bonhill Group plc. 20 декабря 2010 . Дата обращения 3 мая 2019 .
^ Шамай, Марк-Анри; Уиддоусон, Джулс. «Клиентские услуги - Дистанционные отношения» . Журнал юридических технологий . Архивировано из оригинала 2 ноября 2010 года . Дата обращения 3 мая 2019 .
^ Статья: Готовьтесь к большому взрыву и закону Tesco Джон Робинс The Times
↑ Статья: Поездка в магазины может закончиться разводом ^{[ постоянная мертвая ссылка ]} Эллен Келлехер The Financial Times
^ Статья: Почему юридические услуги крупных брендов - плохая новость для адвокатов Нил Роуз Гардиан (вторник, 2 ноября 2010 г.)
↑ Статья: Commoditisation of Legal Services - What It Mes for the Future of Legal Practice Архивировано 20 июля 2011 г. в Wayback Machine Sylvia Lowe Law Gazette
↑ Статья: От сделанного на заказ к товару. Архивировано 29 января 2011 г. в журнале Wayback Machine, профессор Ричард Сасскинд, OBE Legal Technology Journal (2006).
↑ Статья: Товарно-сырьевой бизнес. Архивировано 4 марта 2012 г. в Wayback Machine, профессор Ричард Сасскинд, OBE The Law Society Gazette (четверг, 13 апреля 2006 г.)

[1] Статья: Нарушение традиционных бизнес-моделей юридических фирм с помощью Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1

[2] «e-FREIGHT - интегрированный проект в рамках 7-й рамочной программы ЕС» . e-Freight. Архивировано из оригинального 30 мая 2012 года . Проверено 23 ноября 2012 года .

[3] ИАТА . Стандарты Cargo-XML: модернизация грузовых авиаперевозок .

[4] Рейес, Эдуардо. «Кто боится компьютерного поколения?» . Вестник юридического общества . Общество юристов Англии и Уэльса . Дата обращения 3 мая 2019 .

[5] «Как ИТ меняют правовой сектор» . Информационный век . Bonhill Group plc. 20 декабря 2010 . Дата обращения 3 мая 2019 .

[6] Шамай, Марк-Анри; Уиддоусон, Джулс. «Клиентские услуги - Дистанционные отношения» . Журнал юридических технологий . Архивировано из оригинала 2 ноября 2010 года . Дата обращения 3 мая 2019 .

[7] Статья: Готовьтесь к большому взрыву и закону Tesco Джон Робинс The Times

[8] Статья: Поездка в магазины может закончиться разводом ^{[ постоянная мертвая ссылка ]} Эллен Келлехер The Financial Times

[9] Статья: Почему юридические услуги крупных брендов - плохая новость для адвокатов Нил Роуз Гардиан (вторник, 2 ноября 2010 г.)

[10] Статья: Commoditisation of Legal Services - What It Mes for the Future of Legal Practice Архивировано 20 июля 2011 г. в Wayback Machine Sylvia Lowe Law Gazette

[11] Статья: От сделанного на заказ к товару. Архивировано 29 января 2011 г. в журнале Wayback Machine, профессор Ричард Сасскинд, OBE Legal Technology Journal (2006).

[12] Статья: Товарно-сырьевой бизнес. Архивировано 4 марта 2012 г. в Wayback Machine, профессор Ричард Сасскинд, OBE The Law Society Gazette (четверг, 13 апреля 2006 г.)

[1]