Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску

В контексте архивной науки средство поиска - это инструмент организации, документ, содержащий подробные, проиндексированные и обработанные метаданные и другую информацию о конкретной коллекции записей в архиве . Вспомогательные средства часто состоят из документальной описи и описания материалов, их источника и структуры. [1] Помощь в поиске коллекции обычно составляется организацией по происхождению, происхождению , архивистом или библиотекарем во время архивной обработки . Помощь в поиске служит для поиска конкретной информации в коллекции.[2] Помощь при поиске также может помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами. [3]

Главный читальный зал Библиотеки Конгресса
Средства поиска используются, чтобы помочь специалистам в области информации и исследователям находить материалы в архиве [4]
Каталог карточек в Библиотеке Конгресса
Каталог карточек в Библиотеке Конгресса

История поиска помощи отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы указателей для размещения бюрократических и административных записей. [5] Вспомогательными материалами в XIX и XX веках были бумажные документы, например списки или учетные карточки. В 21 веке они могут быть созданы в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартный машиночитаемый формат для помощи в поиске коллекций рукописей, широко используемый в США, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, - это закодированное архивное описание . [6]

Обзор [ править ]

Средства поиска существуют как центральный инструмент для взаимодействия пользователей и архивистов с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поисковые пособия стали предпочтительным средством взаимодействия пользователей с коллекцией в результате печатного характера большинства исторических материалов. Далее они объясняют, что справочное пособие в этой печатной форме предназначено для описания одной коллекции или расположения из аналогичного происхождения. [7]Клейтон МакГихи утверждает, что архивисты и репозитории предпочли помощь в поисках как средству организации своих коллекций, поскольку она позволяла им интеллектуально и физически контролировать предметы, которые они держали. Архивисты могли приобретать, удалять, редактировать и реорганизовывать материалы. Вспомогательные средства могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали то, что только архивисты могли знать об этих изменениях в коллекции. Коллекции на бумажной основе со вспомогательными приспособлениями гарантировали, что читатели должны будут полагаться на архивариуса при поиске и использовании материалов. [8]

Содержание справочного пособия может различаться в зависимости от типа описываемого материала. Обычно вспомогательное средство поиска включает в себя описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, относящуюся к коллекции, а также ограничения на использование материалов или доступ к ним. [2] Вспомогательные средства могут быть подробными описаниями со списком содержимого. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH , AAT или другого контролируемого словаря , и могут давать перекрестные ссылки на связанные коллекции в других репозиториях. Элементы данных, необходимые для средств поиска, определены Международным советом архивов [9] в Общем международном стандартном архивном описании ( ISAD (G)). [10] Существуют различные национальные реализации ISAD (G), такие как Describing Archives: A Content Standard , используемый в США.

Создание [ править ]

Часто процесс создания справочника начинается с архивного описания. Например, закодированное архивное описание требует базового описания коллекции, списка контролируемых терминов словаря, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных. [11] Ввиду отсутствия универсального стандарта для поиска вспомогательных средств [12] эти элементы часто используются в качестве основы.

Компоненты [ править ]

Основное описание, Коллекция Обзор, или Краткая информация , как правило, первая секция нахождения помощи, содержащая информацию о создателе коллекции, физическом пространстве коллекция занимает в архиве, а также диапазон дат и абстрактный его документов. [13] Биографические / Историческая справка описывает коллекцию с точки зрения периода времени она была создана, предоставление справочной информации о человеке или организации. Он также может описать историю коллекции. В примечании « Объем и содержание» кратко объясняется происхождение коллекции., его расположение и диапазон дат, и в целом, какие материалы он содержит - письма, отчеты, фотографии, аудио / видео и т. д.

Раздел « Доступ и использование », содержащий информацию об использовании коллекции, например условия доступа и ограничения. Проблемы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, и то, принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит подробную информацию о связанных материалах, языке, инструкциях по цитированию, спонсорах и дате обработки. Условия поиска, как правило, представляют собой список предметных заголовков, любых личных, корпоративных или фамильных имен, географических заголовков и жанровых терминов, которые относятся к содержанию коллекции.

Организация - это способ, которым была заказана коллекция (как правило, в соответствии, насколько это возможно, с ее первоначальным порядком ). Иерархические уровни организации обычно состоят из групп записей, содержащих серии , которые, в свою очередь, содержат коробки, папки и элементы. [14]

Список публикаций приведен список материалов в коллекции до коробки и папки уровня. [15] Описания серий, содержащие заголовок, даты публикации и краткое описание содержания каждой серии. Описания серий могут также включать диапазон контейнеров, заявление о типе соглашения и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, эмбарго на публичный доступ на определенный период по причинам конфиденциальности).

Оцифровка и средства поиска [ править ]

Закодированное архивное описание (EAD) [ править ]

Закодированное архивное описание было создано в 1998 году для использования в качестве средств поиска в онлайн-среде. Его создание позволило ввести в США единый национальный стандарт для поиска терминологии помощи. [16]

Кандида Фентон пишет: «Определение типа документа с закодированным архивным описанием (EAD DTD) - это непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного средства поиска в архиве. Стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды. , а также для обеспечения обмена записями между репозиториями ". [17]

Однако иерархический формат средств поиска EAD вызвал некоторые споры среди пользователей, поскольку архивисты отметили, что он увековечивает ту же путаницу в отношении средств поиска для пользователей. [18]

Взаимодействие с пользователем и средства поиска [ править ]

Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся все чаще доступными в цифровом виде, и от архивистов больше нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям во всех их нуждах. [7] Клейтон МакГихи выразил озабоченность по поводу отсутствия взаимодействия между средствами поиска в различных библиотеках и репозиториях. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться на связи с быстрым обменом и распространением информации, средства поиска должны взаимодействовать с электронными библиотеками. Лаура Фарли утверждала, что обе эти озабоченности по поводу скорости изменения информации и необходимости адаптации могут быть дополнены добавлением пользовательских аннотаций к средствам поиска в Интернете. Фарли также отметил, что комментарии пользователей могут помочь архивариусам выделить полезные элементы, не указанные в дошедшем до нас справочнике. Она заключает, что

Интерактивные средства совместного поиска с пользовательскими аннотациями возможны для репозитория любого размера и бюджета, что приведет к созданию более полных ресурсов для пользователей и архивистов ... Чтобы добиться успеха в привлечении пользователей, архивисты должны открыться для нового сотрудничества с разнообразными сообществами за пределами академический мир, отказавшись от роли хранителей записей и приглашая к открытому общению с пользователями. [19]

См. Также [ править ]

  • Архивное дело
  • Архивная обработка
  • Фонды
  • Происхождение
  • Закодированное архивное описание

Сноски [ править ]

  1. ^ «Помощь в поисках архивных и рукописных коллекций | Редкие и рукописные коллекции» . Redlibrary.cornell.edu . Проверено 25 марта 2018 .
  2. ^ a b "Поисковая помощь | Общество американских архивистов" . www2.archivists.org . Проверено 1 апреля 2018 .
  3. ^ "В поисках помощи | Общество американских архивистов" . www2.archivists.org . Проверено 15 апреля 2019 .
  4. ^ Хайсмит, Кэрол М. (2009), Главный читальный зал Библиотеки Конгресса в здании Томаса Джефферсона , получено 20 апреля 2019 г.
  5. ^ "Откройте для себя средства поиска!" . Блог библиотеки и архивов Канады . 2012-02-28 . Проверено 1 апреля 2018 .
  6. ^ "Разработка закодированного архивного описания DTD (Официальный сайт EAD, Библиотека Конгресса)" . www.loc.gov . Проверено 1 апреля 2018 .
  7. ^ a b Фройнд, Луанна; Томс, Элейн Г. (апрель 2016 г.). «Взаимодействие со средствами поиска архивов: взаимодействие со средствами поиска архивов». Журнал Ассоциации информационных наук и технологий . 67 (4): 994–1008. DOI : 10.1002 / asi.23436 .
  8. ^ МакГахи, Клейтон (март 2018). «Обеспечение доступности специальных коллекций для пользователей: помощь». Международный журнал правовой информации . 46 (1): 31–38. DOI : 10.1017 / jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 . 
  9. ^ "Международный совет архивов |" . www.ica.org . Проверено 1 апреля 2018 .
  10. ^ "ISAD (G): Общее международное стандартное описание архивов, второе издание | Международный совет архивов" . 2010-08-18. Архивировано из оригинала на 2010-08-18 . Проверено 1 апреля 2018 .
  11. ^ "Передовой опыт LC EAD в Библиотеке Конгресса (поиск средств)" . www.loc.gov . Проверено 23 апреля 2018 .
  12. ^ «Стандарты для архивного описания: Глава 5» . www.archivists.org . Проверено 5 апреля 2018 .
  13. ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальных коллекциях: как читать пособие» . guides.lib.purdue.edu . Проверено 19 апреля 2018 .
  14. ^ "уровни организации | Общество американских архивистов" . www2.archivists.org . Проверено 20 октября 2018 .
  15. ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальных коллекциях: как читать пособие» . guides.lib.purdue.edu . Проверено 5 апреля 2018 .
  16. ^ МакГахи, Клейтон (2018). «Обеспечение доступа пользователей к специальным коллекциям: вспомогательные средства». Международный журнал правовой информации . 46 (1): 31–38. DOI : 10.1017 / jli.2018.2 . ISSN 0731-1265 . 
  17. Перейти ↑ Fenton, Candida (2010). «Использование контролируемой лексики и тезаурусов в британских онлайн-пособиях по поиску». Журнал Общества архивистов . 31 (2): 187–205. DOI : 10.1080 / 00379816.2010.506792 . ISSN 0037-9816 . 
  18. ^ Шейр, Венди (2006). «Первая запись: отчет о качественном исследовательском исследовании опыта пользователей-новичков со средствами поиска в Интернете». Журнал архивной организации . 3 (4): 49–85. DOI : 10.1300 / j201v03n04_04 . ISSN 1533-2748 . 
  19. ^ Фарли, Лаура (2015-05-27). Совместная помощь и архивист: как пользовательские аннотации меняют роль каждого . OCLC  913171735.

Внешние ссылки [ править ]

  • Разделы пособия от Purdue University