Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
Показ мод одежды секретарей / клерков в Nordiska Kompaniet , Швеция, 1952 год.

Секретарь , административный профессиональный или личный помощник это человек , чья работа состоит в поддержке управления , в том числе руководителей, используя различные управления проектами , коммуникации , или организационные навыки. Однако эту роль не следует путать с ролью ответственного секретаря , который отличается от личного помощника.

Функции личного помощника могут полностью выполняться для оказания помощи одному другому сотруднику или могут быть в интересах более чем одного. В других ситуациях секретарь - это сотрудник общества или организации, который занимается перепиской , принимает новых членов и организует официальные встречи и мероприятия. [1] [2] [3]

Обязанности и функции [ править ]

Секретарь, также известный как личный помощник (ЛП) или помощник по административным вопросам , выполняет множество административных функций. Титул «секретарь» используется не так часто, как в прошлые десятилетия, и обязанности изменились в ответ на технологический век, требующий знаний в программном обеспечении, таком как Microsoft Office.набор приложений. Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать управление бюджетами, ведение бухгалтерского учета, посещение телефонных звонков, работу с посетителями, поддержку веб-сайтов, организацию поездок и подготовку отчетов о расходах. Секретари могут также управлять всеми административными деталями проведения конференции или собрания высокого уровня и нести ответственность за организацию питания для обеденного собрания. Часто руководители просят своего помощника вести протокол на собраниях и готовить документы собрания для рассмотрения. [4] В дополнение к протоколу, секретарь может нести ответственность за ведение всех официальных отчетов компании или организации. [2] Секретарь также считается «офис-менеджером».

Этимология [ править ]

Термин происходит от латинского слова secernere , «различать» или «отделять», пассивное причастие ( secretum ), означающее «отделенный», с возможной коннотацией чего-то частного или конфиденциального, как в случае с английским словом секрет. Secretarius был человек, таким образом, контроль за бизнесом доверительно, как правило , для мощного человека (короля, папы и т.д.). Поскольку в обязанности современного секретаря часто входит работа с конфиденциальной информацией, буквальное значение их титула остается верным. [5]

Происхождение [ править ]

С эпохи Возрождения до конца 19 века люди, участвовавшие в повседневной переписке и деятельности влиятельных людей, получали титул секретарей.

Со временем, как и многие другие титулы, этот термин стал применяться к большему количеству и разнообразным функциям, что привело к составным заголовкам, чтобы лучше определять различные секретарские работы, такие как генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто «секретарь» оставалось в употреблении либо в качестве сокращения, если это ясно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного (их) должностного лица (лиц), либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и обычными с увеличением бюрократии в государственном и частном секторах, для их описания были придуманы новые слова, такие как личный помощник .

Современные разработки [ править ]

В 1840-х и 1850-х годах появлялись коммерческие школы для обучения студентов мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы в канцелярии. [6] В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где учащиеся могли стать стенографистами «профессиональных и коммерческих людей». Первоначально эта школа была только для учеников мужского пола. В 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, а к 1890-м годам их число выросло до 500. [7]

В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки , все больше женщин начали выходить на поле, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря в основном ассоциировалась с женщинами. К 1930-м годам на должности секретарей стало меньше мужчин.

В целях повышения профессионализма секретарей США в 1942 году была создана Ассоциация национальных секретарей . Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников, который называется экзамен на сертифицированных профессиональных секретарей (CPS). Впервые он был введен в 1951 году.

К середине 20 века потребность в секретаршах была огромной, и в офисах и организациях существовали большие секретарские пулы . В некоторых случаях спрос был достаточно большим, чтобы стимулировать набор секретарей из-за границы; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин приехать в США и занять временные или постоянные секретарские должности. [8] Для помощи секретарям из других стран было создано несколько организаций, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке . [9]

В 1952 году Мэри Барретт, президент Ассоциации национальных секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент Dictaphone Corporation, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфус учредили специальный праздник Дня секретаря , чтобы отметить упорный труд сотрудников в офисе. Праздник прижился, и в четвертую неделю апреля его отмечают в офисах по всему миру. Она была переименована в « Неделю административного специалиста », чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшнего секретаря и других административных работников и избежать затруднений у тех, кто считает, что «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.

Современная занятость [ править ]

В бизнесе многие должностные инструкции совпадают. Однако, хотя административный помощник - это общий термин, не обязательно подразумевающий непосредственную работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для всех административных задач, и его часто называют «привратником». Другие названия, описывающие должности, похожие на должности обычного секретаря или частично совпадающие с ними, - это офисный координатор, исполнительный помощник, офис-менеджер и административный специалист.

  • На самом базовом уровне секретарь - это обычно машинистка-аудиосистема с небольшим количеством административных ролей. Очень важно хорошее владение преобладающим офисным языком и умение печатать . С более высокими оценками и большим опытом они начинают брать на себя дополнительные роли и тратить больше времени на поддержание физических и электронных файлов, работу с почтой, ксерокопирование, отправку электронных писем клиентам, заказ канцелярских принадлежностей и ответы на телефоны. [10]
  • Более опытный помощник руководителя может потребоваться для быстрого набора текста с использованием технических или иностранных языков, организации дневников, маршрутов и встреч, а также выполнения административных обязанностей, которые могут включать бухгалтерский учет . Секретарь / исполнительный помощник также может контролировать доступ к менеджеру, становясь таким образом влиятельным и доверенным помощником. Исполнительные помощники доступны для связи в нерабочее время с помощью новых электронных методов связи для консультаций. Специализированные секретари на более высоком уровне также включают медицинских и юридических секретарей / личных помощников.
  • Самая большая разница между генеральным секретарем и квалифицированными исполнительными помощниками заключается в том, что исполнительный помощник должен иметь возможность активно взаимодействовать с широкой общественностью, поставщиками, клиентами и любым другим лицом или группой, с которыми исполнительный орган несет ответственность за взаимодействие. По мере того, как уровень взаимодействия руководителя увеличивается, увеличивается и уровень навыков, требуемых от помощника руководителя, который работает с руководителем. Те исполнительные помощники, которые работают с корпоративными служащими, должны уметь подражать стилю, корпоративной философии и корпоративной личности руководителя, на которого они работают.На современном рабочем месте продвижение исполнительных помощников взаимозависимо от успеха руководителя и способности обоих обеспечить бесперебойную работу команды, тогда как оценка места работы отражает эффективность исполнительных секретарей друг друга на данный момент.

Это следует отличать от секретаря компании , занимающего руководящую должность в компании, ответственного за соблюдение законодательных и нормативных требований.

Обучение [ править ]

В Соединенных Штатах необходимы различные навыки и способность адаптироваться к новым ситуациям. Таким образом, четырехлетняя степень часто является предпочтительной, а двухлетняя степень обычно является обязательной. Другой вариант - получить профессиональный сертификат национальной ассоциации. [ необходима цитата ]

Исполнительный помощник [ править ]

Гражданское [ править ]

Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником по управлению) сильно отличается от работы административного помощника. Во многих организациях помощник руководителя занимает высокопоставленное место в административной иерархии. Исполнительные помощники работают на должностного лица или руководителя компании (как в частных, так и в государственныхучреждения) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление деятельности таких организаций. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и определении политики. Исполнительный помощник выполняет обычные функции управления перепиской, подготовки исследований и общения, часто с одним или несколькими помощниками по административным вопросам или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Исполнительный помощник также действует как «привратник», понимая в той или иной степени требования исполнительной власти, и благодаря этому пониманию может решить, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения исполнительных полномочий. время.

Исполнительный помощник может время от времени действовать в качестве доверенного лица для руководителей, представляя его / ее / их на встречах или коммуникациях, а также управляя проектом по выпуску отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Исполнительный помощник отличается от административного помощника (работа, которая часто является частью карьерного роста исполнительного помощника) тем, что от него ожидается более высокая степень деловой хватки, способность управлять проектами, а также способности влиять на других от имени исполнительной власти. Раньше от руководителей требовалось иметь аттестат о среднем образовании , но все чаще рабочие места требуют степени бакалавра . [11]

Военные [ править ]

В Министерстве обороны США звание военного помощника (MA) или исполнительного помощника (EA) обычно принадлежит полковникам , подполковникам и старшим лейтенантам армии, ВВС и морской пехоты США , а также старшим майорам и капитанам флота , командирам и старшим лейтенантам. которые находятся в прямой поддержке министра обороны , заместителя министра обороны и других должностных лиц гражданской обороны вплоть до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генеральных офицеров или флагманов .

У министра обороны также есть генерал-лейтенант или вице-адмирал в качестве старшего военного помощника.

Как и их гражданские коллеги, EA также являются источником принятия решений, определения политики и будут руководить всем военным и гражданским персоналом, поддерживающим гражданское должностное лицо, генерального офицера или флагмана. EA часто взаимозаменяемы с другими старшими офицерами аналогичного ранга, имеющими звание начальника штаба в других обслуживающих организациях, возглавляемых флагманом или генеральным офицером. В случае объединенных боевых командований и основных служб начальник штаба часто сам является генеральным офицером или флагманом, как правило, на уровне 1 или 2 звезды, но его или ее не следует путать с 4-звездочные офицеры, имеющие звание начальника штаба армии или начальника штаба военно-воздушных сил . [12]

См. Также [ править ]

  • Клерк
  • Юридический секретарь
  • Офисная леди
  • Личный ассистент
  • Регистратор

Ссылки [ править ]

  1. ^ "Информация о работе секретаря | Национальная служба занятости" . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 . Проверено 3 февраля 2014 года .
  2. ^ а б Роберт, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные Правила порядка Роберта (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5.
  3. ^ Роберт III, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные краткие правила порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9.
  4. ^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 29 марта 2012 . Проверено 8 декабря 2013 года .
  5. ^ «Секретарь - определение и многое другое из бесплатного словаря Merriam-Webster» . Merriam-webster.com. 31 августа 2012 . Проверено 3 февраля 2014 года .
  6. ^ Mullaney, Мари Marmo; Гильберт, Розмари К. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин самостоятельности и экономических возможностей: стратегическое предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968» . История образования Ежеквартально . 58 (1): 65–93. DOI : 10,1017 / heq.2017.49 . ISSN 0018-2680 . 
  7. Перейти ↑ Weiss, J (1981). «Образование для канцелярской работы: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 : 416.
  8. Скотт, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Разыскиваются секретари через Атлантику» . Глазго Геральд . п. 9.
  9. ^ Сиб, Каролина (19 июля 1971). «Английские девушки в Нью-Йорке: они больше не пойдут домой» . Нью-Йорк . С. 34–38.
  10. ^ «Секретари / машинистки» . Карьера в NHS . Проверено 1 января 2012 года .
  11. ^ Rampell, Catherine (9 сентября 2014). «Колледж стал новым дипломом средней школы» . Вашингтон Пост . Проверено 6 июля, 2016 .
  12. ^ Справочник военного помощника / старшего офицера . Проверено 11 июня 2013 г.

Дальнейшее чтение [ править ]

  • Национальная ассоциация парламентариев®, Комитет по образованию (1993). В центре внимания Секретарь . Индепенденс, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев®. ISBN 1-884048-25-0.
  • Коверт, Брайс (4 мая 2015 г.). «Медленная смерть секретаря» . Новая Республика . Проверено 18 мая 2018 года .
  • Теоретико-методологическая дискуссия в сфере секретариата: различия и особенности
  • Учебные пособия по специальностям, занимаемым женщинами в 1960-1970-е годы.

Внешние ссылки [ править ]

  • Американское общество административных специалистов
  • Административные профессиональные ресурсы
  • iaap - Международная ассоциация административных специалистов