Этот раздел нуждается в дополнительных ссылках для проверки . ( декабрь 2021 г. ) |
Тайм-менеджмент — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные виды деятельности, особенно для повышения эффективности , результативности и производительности . Он включает в себя уравновешивание различных требований к человеку, связанных с работой , общественной жизнью , семьей , хобби , личными интересами и обязательствами, с конечной природой времени. Эффективное использование времени дает человеку « выбор » расходовать или управлять деятельностью в свое время и в соответствии с целесообразностью. [1]Тайм-менеджменту может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых для управления временем при выполнении конкретных задач, проектов и целей в установленные сроки. Первоначально тайм-менеджмент относился только к деловой или рабочей деятельности, но со временем этот термин расширился и стал включать личную деятельность. Система тайм-менеджмента представляет собой продуманную комбинацию процессов, инструментов, техник и методов. Управление временем обычно является необходимостью в любом управлении проектами , поскольку оно определяет время и объем завершения проекта.
Основные темы, возникающие в литературе по тайм-менеджменту, включают следующее:
Различия в том, как культура рассматривает время, могут повлиять на то, как они распоряжаются своим временем. Например, линейное представление времени — это способ представления времени как линейного течения от одного момента к другому. Это линейное восприятие времени преобладает в Америке, а также в большинстве стран Северной Европы, таких как Германия, Швейцария и Англия. [2] Люди в этих культурах, как правило, придают большое значение продуктивному управлению временем и склонны избегать решений или действий, которые могут привести к потере времени. [2]Этот линейный взгляд на время коррелирует с тем, что эти культуры более «монохронны» или предпочитают делать только одно дело за раз. Вообще говоря, этот культурный взгляд приводит к лучшему сосредоточению на выполнении одной задачи и, следовательно, к более продуктивному управлению временем.
Другой культурный вид времени — мультиактивный вид времени. В полиактивных культурах большинство людей считают, что чем больше действий или задач выполняется одновременно, тем лучше. Это создает ощущение счастья. [2] Мультиактивные культуры «полихронны» или предпочитают выполнять несколько задач одновременно. Этот мультиактивный вид времени широко используется в большинстве стран Южной Европы, таких как Испания, Португалия и Италия. [2] В этих культурах люди часто склонны тратить время на вещи, которые они считают более важными, например, придают большое значение завершению социальных разговоров. [2]В деловой среде они часто мало обращают внимания на то, как долго длятся встречи, а сосредотачиваются на проведении встреч высокого качества. В целом, культурный центр, как правило, сосредоточен на синергии и творчестве, а не на эффективности. [3]
Окончательный взгляд на культурное время представляет собой циклический взгляд на время. В циклических культурах время не считается ни линейным, ни связанным с событиями. Поскольку дни, месяцы, годы, времена года и события повторяются регулярно, время рассматривается как циклическое. С этой точки зрения время не рассматривается как потраченное впустую, потому что оно всегда вернется позже, следовательно, его количество неограниченно. [2] Этот циклический взгляд на время распространен в большинстве стран Азии, включая Японию и Китай. В культурах с циклическими представлениями о времени более важно правильно выполнять задачи, поэтому большинство людей будут тратить больше времени на размышления о решениях и их влиянии, прежде чем действовать в соответствии со своими планами. [3]Большинство людей в циклических культурах склонны понимать, что другие культуры имеют разные взгляды на время, и осознают это, когда действуют на мировой арене. [4]
В некоторой литературе по тайм-менеджменту особое внимание уделяется задачам, связанным с созданием среды, способствующей «реальной» эффективности. Эти стратегии включают в себя такие принципы, как:
Также важно время решения задач. Поскольку задачи, требующие высокого уровня концентрации и умственной энергии, часто выполняются в начале дня, когда человек более отдохнувший. Литература [ какая? ] также фокусируется на преодолении хронических психологических проблем, таких как прокрастинация .
Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ) или синдрома дефицита внимания (СДВ). [5] Диагностические критерии включают чувство неудовлетворенности, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением многими одновременными проектами и проблемы с завершением. [6] [ нужна страница ] Даниэль Амен фокусируется на префронтальной коре , которая является самой недавно развившейся частью мозга. Он управляет, среди прочего, функциями концентрации внимания, управления импульсами, организацией, обучением на собственном опыте и самоконтролем. Некоторые авторы [ количественно ]утверждают, что изменение работы префронтальной коры возможно, и предлагают решение. [7]
Стратегии тайм-менеджмента часто связаны с рекомендацией ставить личные цели. В литературе особое внимание уделяется таким темам, как:
Эти цели записываются и могут быть разбиты на проект , план действий или простой список задач. Для отдельных задач или целей может устанавливаться рейтинг важности, устанавливаться сроки выполнения, назначаться приоритеты. Результатом этого процесса является план со списком задач, расписанием или календарем действий. Авторы могут рекомендовать ежедневные, еженедельные, месячные или другие периоды планирования, связанные с различным объемом планирования или обзора. Это делается различными способами, а именно:
Техника, которая долгое время использовалась в управлении бизнесом , — это категоризация больших данных по группам. Эти группы часто обозначаются A, B, C и D — отсюда и название. Деятельность ранжируется по следующим общим критериям:
Затем каждая группа ранжируется по приоритету - для дальнейшего уточнения приоритетов некоторые люди предпочитают затем принудительно ранжировать все элементы «B» как «A» или «C». ABC-анализ может включать более трех групп. [8]
АВС-анализ часто сочетается с анализом Парето . [ нужна ссылка ]
Принцип Парето — это идея о том, что 80 % последствий происходят из 20 % причин. Применительно к производительности это означает, что 80% результатов можно достичь, выполнив 20% задач. [9] Если производительность является целью тайм-менеджмента, то эти задачи должны иметь более высокий приоритет. [10]
«Метод Эйзенхауэра» [11] или «принцип Эйзенхауэра» — это метод, который использует принципы важности и срочности для организации приоритетов и рабочей нагрузки. Этот метод основан на цитате, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру : «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». [12] Эйзенхауэр не претендовал на это лично, а приписывал его (неназванному) «бывшему президенту колледжа». [13]
Используя принцип принятия решений Эйзенхауэра, задачи оцениваются с использованием критериев важные/неважные и срочные/несрочные [14] [15] , а затем помещаются в соответствующие квадранты в матрице Эйзенхауэра (также известной как «ящик Эйзенхауэра» или « решение Эйзенхауэра»). Матрица » [16] ). Затем задачи в квадрантах обрабатываются следующим образом.
POSEC — это аббревиатура от «Расставить приоритеты путем организации, рационализации, экономии и участия». Метод диктует шаблон, который подчеркивает непосредственное чувство эмоциональной и денежной безопасности среднего человека. Это предполагает, что, уделяя внимание своим личным обязанностям в первую очередь, человек лучше подготовлен к выполнению коллективных обязанностей. [18]
Аббревиатуре присуща иерархия самореализации, которая отражает иерархию потребностей Абрахама Маслоу .
Тайм-менеджмент также охватывает способы устранения задач, которые не представляют ценности для человека или организации.
По словам корреспондента Wall Street Journal Джареда Сандберга, [19] списки задач «не являются ключом к продуктивности, [которой] они пытаются быть». Он сообщает, что, по оценкам, «30% подписчиков тратят больше времени на управление своими списками, чем на заполнение того, что в них есть».
Исполнительный директор по программному обеспечению Элизабет Хендриксон утверждает [20] , что строгое соблюдение списков задач может создать «тиранию списка дел», которая заставляет человека «тратить время на второстепенные действия».
Любая форма стресса считается изнурительной для обучения и жизни; даже если приспособляемость может быть приобретена, ее последствия разрушительны. [21] Но стресс — неизбежная часть повседневной жизни, и Райнхольд Нибур полагает, что лучше противостоять ему, как если бы иметь «спокойствие, чтобы принять то, что нельзя изменить, и иметь смелость изменить то, что можно изменить».
Частью установления приоритетов и целей является эмоция «беспокойство», и ее функция состоит в том, чтобы игнорировать настоящее и зацикливаться на будущем, которое никогда не наступит, что приводит к бесплодной трате времени и энергии. Это ненужные затраты или ложный аспект, который может помешать планам из-за человеческого фактора. Метод Эйзенхауэра — это стратегия, используемая для борьбы с беспокойством и скучно-императивными задачами. [22] Беспокойство как стресс является реакцией на ряд факторов окружающей среды; понимание того, что это не является частью личности, дает человеку возможность управлять ими. Спортсмены под руководством тренера называют такое управление «приведением лица в игру». [23]
Меняться тяжело, а повседневный образ жизни — это самая глубоко укоренившаяся привычка из всех. Чтобы устранить неприоритеты в учебном времени, предлагается разделить задачи, фиксировать моменты, пересматривать методы обработки задач, откладывать неважные задачи (понимая, что текущая актуальность задачи и чувство срочности отражают желания человека, а не задачу). важности), управлять жизненным балансом (отдых, сон, досуг) и обманывать свободное и непродуктивное время (прослушивание аудиозаписей лекций, просмотр презентаций лекций в очереди и т. д.). [24]
Необязательными факторами, влияющими на тайм-менеджмент, являются привычки, отсутствие определения задач (отсутствие ясности), чрезмерная защита работы, чувство вины за невыполнение целей и последующее избегание текущих задач, определение задач с более высокими ожиданиями, чем их ценность (более - квалифицирующий), сосредоточение внимания на делах, имеющих явный позитивный взгляд, без оценки их важности для личных потребностей, задачах, требующих поддержки и времени, групповых интересах, конфликтах и т. д. [25] Привычный систематический процесс становится средством, которое человек может использовать с собственностью для эффективного управления временем.
Список задач (также называемый списком дел или «делами, которые нужно сделать») — это список задач , которые необходимо выполнить, например, работа по дому или шаги по завершению проекта. Это инструмент инвентаризации , который служит альтернативой или дополнением к памяти .
Списки задач используются в самоуправлении, управлении бизнесом , управлении проектами и разработке программного обеспечения . Он может включать более одного списка.
Когда один из пунктов списка задач выполнен, задача ставится галочка или вычеркивается . Традиционный метод состоит в том, чтобы написать их на листе бумаги ручкой или карандашом , обычно в блокноте или планшете. Списки задач также могут иметь форму контрольных списков на бумаге или в программном обеспечении .
Писательница Джули Моргенштерн предлагает, что можно и чего нельзя делать в тайм-менеджменте, в том числе:
В настоящее время доступны многочисленные цифровые эквиваленты, в том числе приложения для управления личной информацией (PIM) и большинство КПК . Существует также несколько веб-приложений для списка задач, многие из которых бесплатны.
Списки задач часто составляются в виде дневника и располагаются по уровням. Простейшая многоуровневая система включает в себя общий список дел (или файл с задачами) для записи всех задач, которые необходимо выполнить человеку, и ежедневный список дел, который создается каждый день путем переноса задач из общего списка дел. . Альтернативой является создание «списка дел, которые нельзя делать», чтобы избежать ненужных задач. [26]
Списки задач часто расставляются по приоритетам следующим образом.
Совершенно иной подход , выступающий против расстановки приоритетов, предложил британский писатель Марк Форстер в своей книге «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента». Это основано на идее работы с «закрытыми» списками дел вместо традиционного «открытого» списка дел. Он утверждает, что традиционные бесконечные списки дел фактически гарантируют, что часть вашей работы останется невыполненной. Этот подход пропагандирует выполнение всей вашей работы каждый день, и если вы не можете этого сделать, это поможет вам диагностировать, где вы идете не так и что нужно изменить. [31]
Различные авторы подчеркивали потенциальные трудности со списками дел, такими как следующие.
Многие компании используют программное обеспечение для отслеживания рабочего времени сотрудников, оплачиваемых часов и т. д., например, программное обеспечение для управления юридической практикой .
Многие программные продукты для тайм-менеджмента поддерживают несколько пользователей. Они позволяют человеку давать задания другим пользователям и использовать программное обеспечение для общения и определения приоритетов задач.
Приложения со списками задач можно рассматривать как легковесный менеджер личной информации или программное обеспечение для управления проектами .
Современные приложения списка задач могут иметь встроенную иерархию задач (задачи состоят из подзадач, которые также могут содержать подзадачи), могут поддерживать несколько методов фильтрации и упорядочения списка задач и могут позволять связывать произвольно длинные заметки для каждой задачи. [ нужна ссылка ]
В отличие от концепции, позволяющей пользователю использовать несколько методов фильтрации, по крайней мере один программный продукт дополнительно содержит режим, в котором программное обеспечение будет пытаться динамически определять лучшие задачи для любого заданного момента. [35]
Системы управления временем часто включают часы или веб-приложение, используемое для отслеживания рабочего времени сотрудника. Системы тайм-менеджмента дают работодателям представление о своей рабочей силе, позволяя им видеть, планировать и управлять временем сотрудников. Это позволяет работодателям управлять затратами на рабочую силу и повышать производительность. Система тайм-менеджмента автоматизирует процессы, избавляя от бумажной волокиты и утомительных задач.
Программа «Getting Things Done» была создана Дэвидом Алленом . Основная идея этого метода заключается в том, чтобы немедленно завершить все мелкие задачи, а большую задачу разделить на более мелкие задачи, чтобы начать выполнять их сейчас. Причина этого заключается в том, чтобы избежать информационной перегрузки или «замораживания мозгов», которые могут возникнуть, когда есть сотни задач. Суть GTD состоит в том, чтобы побудить пользователя излагать свои задачи и идеи на бумаге и организовывать их как можно быстрее, чтобы ими было легко управлять и их было легко увидеть.
« Техника помидора » Франческо Чирилло была первоначально задумана в конце 1980-х годов и постепенно совершенствовалась, пока не была определена позже в 1992 году. Эта техника является тезкой кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски) первоначально использовавшегося Чирилло во время его учебы в университете. «Помидор» описывается как фундаментальный показатель времени в технике и традиционно определяется как 30 минут, состоящий из 25 минут работы и 5 минут перерыва. Чирилло также рекомендует более длительный перерыв от 15 до 30 минут после каждых четырех помидоров. Путем экспериментов с участием различных рабочих групп и наставничества Чирилло определил, что «идеальный Помидор» должен длиться 20–35 минут. [36] [ самопубликованный источник? ]
Тайм-менеджмент связан со следующими понятиями.
Организационное управление временем — это наука о выявлении, оценке и сокращении потерь времени в организациях. Он определяет, сообщает и оценивает в финансовом отношении устойчивое время, потраченное впустую время и эффективное время в организации, а также разрабатывает экономическое обоснование для преобразования потраченного впустую времени в продуктивное время посредством финансирования продуктов, услуг, проектов или инициатив в качестве положительной отдачи от инвестиций.
Книги :
Системы :
Психология/нейронаука/психиатрия
Эванстон, Иллинойс.
(проверено 31 марта 2015 г.)
Библиотечные ресурсы об управлении временем |
|
В Викиверситете есть учебные ресурсы по тайм-менеджменту . |
Найдите тайм-менеджмент в Викисловаре, бесплатном словаре. |
В Wikiquote есть цитаты, связанные с: Тайм-менеджментом . |