Секретарь , административный профессиональный или личный помощник это человек , чья работа состоит в поддержке управления , в том числе руководителей, используя различные управления проектами , коммуникации , или организационные навыки. Однако эту роль не следует путать с ролью ответственного секретаря , который отличается от личного помощника.
Функции личного помощника могут полностью выполняться для помощи одному другому сотруднику или могут быть в интересах более чем одного. В других ситуациях секретарь - это сотрудник общества или организации, который занимается перепиской , принимает новых членов и организует официальные встречи и мероприятия. [1] [2] [3]
Обязанности и функции
Секретарь, также известный как личный помощник (ЛП) или помощник по административным вопросам , может выполнять множество административных функций. Титул «секретарь» используется не так часто, как в прошлые десятилетия, и обязанности изменились в ответ на технологический век, требующий знаний в программном обеспечении, таком как набор приложений Microsoft Office . Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать управление бюджетами, ведение бухгалтерского учета, посещение телефонных звонков, работу с посетителями, поддержку веб-сайтов, организацию поездок и подготовку отчетов о расходах. Секретари могут также управлять всеми административными деталями проведения конференции или собрания высокого уровня и нести ответственность за организацию питания для обеденного собрания. Часто руководители просят своего помощника вести протокол на собраниях и готовить документы собрания для рассмотрения. [4] Помимо протокола, секретарь может нести ответственность за ведение всех официальных отчетов компании или организации. [2] Секретарь также считается «офис-менеджером».
Этимология
Термин происходит от латинского слова secernere , «различать» или «отделять», пассивное причастие ( secretum ), означающее «отделенный», с возможной коннотацией чего-то частного или конфиденциального, как в случае с английским словом секрет. Secretarius был человек, таким образом, контроль за бизнесом доверительно, как правило , для мощного человека (короля, папы и т.д.). Поскольку в обязанности современного секретаря часто входит работа с конфиденциальной информацией, буквальное значение их титула остается верным. [5]
Источник
С эпохи Возрождения до конца 19 века люди, участвовавшие в повседневной переписке и деятельности влиятельных людей, получали титулы секретарей.
Со временем, как и многие другие титулы, этот термин стал применяться к большему количеству и разнообразным функциям, что привело к составным заголовкам, чтобы лучше определять различные секретарские работы, такие как генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто «секретарь» оставалось в употреблении либо в качестве сокращения, если это ясно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного (-их) должностного лица (-ей), либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и обычными с увеличением бюрократии в государственном и частном секторах, были также придуманы новые слова для их описания, например, личный помощник .
Современные разработки
В 1840-х и 1850-х годах появлялись коммерческие школы для обучения студентов мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы в канцелярии. [6] В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где учащиеся могли стать стенографистами «профессиональных и коммерческих людей». Первоначально эта школа была только для учеников мужского пола. В 1871 г. в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, а к 1890-м гг. Их число выросло до 500. [7]
В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки , все больше женщин начали работать в этой сфере, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря в основном ассоциировалась с женщинами. К 1930-м годам на должности секретарей стало меньше мужчин.
В целях повышения профессионализма секретарей Соединенных Штатов в 1942 году была создана Ассоциация национальных секретарей . Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников, который называется экзамен на сертифицированных профессиональных секретарей (CPS). Впервые он был введен в 1951 году.
К середине 20-го века потребность в секретаршах была огромной, и офисы и организации имели большие секретарские пулы . В некоторых случаях спрос был достаточно большим, чтобы стимулировать набор секретарей из-за границы; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин приехать в США и занять временные или постоянные секретарские должности. [8] Несколько организаций были созданы для помощи секретарям из других стран, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке . [9]
В 1952 году Мэри Барретт, президент Ассоциации национальных секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент Dictaphone Corporation, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфус учредили специальный праздник Дня секретаря , чтобы отметить упорный труд сотрудников в офисе. Праздник прижился, и в четвертую неделю апреля его отмечают в офисах по всему миру. Она была переименована в « Неделю административного специалиста », чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшнего секретаря и других административных работников и избежать затруднений у тех, кто считает, что «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.
Современная занятость
В бизнесе многие должностные инструкции совпадают. Однако, хотя административный помощник - это общий термин, не обязательно подразумевающий непосредственную работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для всех административных задач, и его часто называют «привратником». Другие названия, описывающие должности, аналогичные или частично совпадающие с должностями традиционного секретаря, - это офисный координатор, исполнительный помощник, офис-менеджер и административный специалист.
- На самом базовом уровне секретарь - это обычно машинистка с небольшим количеством административных ролей. Очень важно хорошее владение преобладающим офисным языком и умение печатать . С более высокими оценками и с большим опытом они начинают брать на себя дополнительные роли и тратить больше времени на поддержание физических и электронных файлов, работу с почтой, ксерокопирование, отправку электронных писем клиентам, заказ канцелярских принадлежностей и ответы на телефонные звонки. [10]
- Более опытный помощник руководителя может потребоваться для быстрого набора текста с использованием технических или иностранных языков, составления дневников, составления расписаний и встреч, а также выполнения административных обязанностей, которые могут включать бухгалтерский учет . Секретарь / исполнительный помощник также может контролировать доступ к менеджеру, становясь таким образом влиятельным и доверенным помощником. Исполнительные помощники доступны для связи в нерабочее время с помощью новых электронных методов связи для консультаций. Специализированные секретари на более высоком уровне также включают медицинских и юридических секретарей / личных помощников.
- Самая большая разница между генеральным секретарем и квалифицированными исполнительными помощниками заключается в том, что исполнительный помощник должен иметь возможность активно взаимодействовать с широкой общественностью, поставщиками, клиентами и любым другим лицом или группой, с которыми исполнительный орган несет ответственность за взаимодействие. По мере того, как уровень взаимодействия руководителя увеличивается, увеличивается и уровень навыков, требуемых от помощника руководителя, который работает с руководителем. Те исполнительные помощники, которые работают с корпоративными служащими, должны уметь подражать стилю, корпоративной философии и корпоративной личности руководителя, на которого они работают. На современном рабочем месте продвижение исполнительных помощников взаимозависимо от успеха руководителя и способности обоих обеспечивать бесперебойную работу команды, тогда как оценка места работы отражает эффективность исполнительных секретарей друг друга на данный момент.
Это следует отличать от секретаря компании , занимающего руководящую должность в компании, ответственного за соблюдение законодательных и нормативных требований.
Обучение
В Соединенных Штатах необходимы различные навыки и способность адаптироваться к новым ситуациям. Таким образом, четырехлетняя степень часто является предпочтительной, а двухлетняя степень обычно является обязательной. Другой вариант - получить профессиональный сертификат национальной ассоциации. [ необходима цитата ]
Помощник руководителя
Гражданское лицо
Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником по управлению) сильно отличается от работы административного помощника. Во многих организациях исполнительный помощник занимает высокую должность в административной иерархии. Исполнительные помощники работают на должностного лица или руководителя компании (как в частных, так и в государственных учреждениях) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на руководство такими организациями. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и определении политики. Исполнительный помощник выполняет обычные функции управления перепиской, подготовки исследований и общения, часто с одним или несколькими помощниками по административным вопросам или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Помощник руководителя также действует как «привратник», понимая в той или иной степени требования руководителя, и благодаря этому пониманию может решать, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения полномочий руководителя. время.
Исполнительный помощник может время от времени выступать в качестве доверенного лица для руководителей, представляя его / ее / их на встречах или коммуникациях, а также управляя проектами по выпуску отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Исполнительный помощник отличается от административного помощника (работа, которая часто является частью карьерного роста исполнительного помощника) тем, что от него ожидается более высокая степень деловой хватки, способность управлять проектами, а также способности влиять на других от имени исполнительной власти. Раньше от помощников руководителей требовалось иметь аттестат об окончании средней школы , но все чаще рабочие места требуют степени бакалавра . [11]
Военный
В министерстве обороны США , звание военного помощника (MA) или исполнительного помощника (EA) , как правило , проводится армией, ВВС и морской пехоты полковников , подполковников и старших майоров и флота капитанов , командиров и старших командиров лейтенант которые находятся в прямой поддержке министра обороны , заместителя министра обороны и других должностных лиц гражданской обороны вплоть до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генеральных офицеров или флагманов .
У министра обороны также есть генерал-лейтенант или вице-адмирал в качестве старшего военного помощника.
Как и их гражданские коллеги, EA также являются источником принятия решений, определения политики и будут руководить всем военным и гражданским персоналом, поддерживающим гражданское должностное лицо, генерал-офицера или флагмана. EA часто взаимозаменяемы с другими старшими военными офицерами эквивалентного ранга, имеющими звание начальника штаба в других обслуживающих организациях, возглавляемых флагманом или генеральным офицером. В случае объединенных боевых командований и основных командиров, начальник штаба часто сам является генерал-офицером или флагманом, как правило, на уровне 1 или 2 звезды, но его или ее не следует путать с 4-звездочные офицеры, имеющие звание начальника штаба армии или начальника штаба ВВС . [12]
Смотрите также
- Клерк
- Юридический секретарь
- Офисная леди
- Личный помощник
- Регистратор
Рекомендации
- ^ "Информация о работе секретаря | Национальная служба занятости" . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 . Проверено 3 февраля 2014 года .
- ^ а б Роберт, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные правила порядка Роберта (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5.
- ^ Роберт III, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные краткие правила порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9.
- ^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США» . Bls.gov. 29 марта 2012 . Проверено 8 декабря 2013 года .
- ^ «Секретарь - определение и многое другое из бесплатного словаря Merriam-Webster» . Merriam-webster.com. 31 августа 2012 . Проверено 3 февраля 2014 года .
- ^ Маллани, Мари Мармо; Гильберт, Розмари К. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин самостоятельности и экономических возможностей: стратегическое предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968» . История образования Ежеквартально . 58 (1): 65–93. DOI : 10,1017 / heq.2017.49 . ISSN 0018-2680 .
- ^ Вайс, Дж (1981). «Образование для канцелярской работы: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 : 416.
- ^ Скотт, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Разыскиваются секретари через Атлантику» . Глазго Геральд . п. 9.
- ^ Сибом, Кэролайн (19 июля 1971 г.). «Английские девушки в Нью-Йорке: они больше не пойдут домой» . Нью-Йорк . С. 34–38.
- ^ «Секретарши / машинистки» . Карьера в NHS . Проверено 1 января 2012 года .
- ^ Рэмпелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Диплом колледжа стал новым дипломом средней школы» . Вашингтон Пост . Проверено 6 июля, 2016 .
- ^ Справочник военного помощника / старшего офицера . Проверено 11 июня 2013 г.
дальнейшее чтение
- Национальная ассоциация парламентариев®, Комитет по образованию (1993). В центре внимания Секретарь . Индепенденс, Миссури: Национальная ассоциация парламентариев®. ISBN 1-884048-25-0.
- Коверт, Брайс (4 мая 2015 г.). «Медленная смерть секретаря» . Новая Республика . Проверено 18 мая 2018 года .
- Теоретико-методологические дебаты в сфере секретариата: различия и особенности
- Учебные пособия по профессиям, занимаемым женщинами в 1960-1970-е годы.
Внешние ссылки
- Американское общество административных специалистов
- Административные профессиональные ресурсы
- iaap - Международная ассоциация административных специалистов