Портье
Секретарь — это сотрудник , занимающий офисную или административную вспомогательную должность. Работа обычно выполняется в зоне ожидания, например, в вестибюле или на стойке регистрации организации или предприятия. Администратор звания присваивается человеку, нанятому организацией для приема или приветствия любых посетителей, пациентов или клиентов и ответа на телефонные звонки. [1] Термин стойка регистрациииспользуется во многих отелях для административного отдела, где обязанности администратора также могут включать бронирование и назначение номеров, регистрацию гостей, работу кассира, проверку кредитоспособности, управление ключами, а также обслуживание почты и сообщений. Таких администраторов часто называют клерками на стойке регистрации . Администраторы охватывают многие области работы, чтобы помочь предприятиям, в которых они работают, включая назначение встреч, регистрацию, ведение документации и другие офисные задачи. [2]
В деловые обязанности администратора может входить ответ на запросы посетителей о компании, ее продуктах или услугах, направление посетителей к месту назначения, сортировка и раздача почты, ответ на входящие звонки по многоканальным телефонам или, ранее в 20 веке, коммутатор , назначение встреч, регистрация, ведение записей, ввод данных с клавиатуры и выполнение множества других офисных задач, таких как отправка факсов или электронная почта. Некоторые секретари могут также выполнять обязанности бухгалтера или кассира . Некоторые, но не все офисы могут ожидать, что администратор будет подавать гостям кофе или чай, а также поддерживать порядок в вестибюле. [3]
Администратор также может взять на себя некоторые функции контроля доступа охранника для организации, проверяя личность сотрудников, выдавая пропуска для посетителей, а также наблюдая и сообщая о любых необычных или подозрительных лицах или действиях.
Администратор часто является первым деловым контактным лицом, которого встречает человек в любой организации. Организации обычно ожидают, что администратор всегда будет вести себя спокойно, вежливо и профессионально, независимо от поведения посетителя. Некоторые личные качества, которыми администратор должен обладать для успешного выполнения работы, включают внимательность, ухоженный вид, инициативность, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительности, позитивное отношение и надежность. Иногда работа может быть напряженной из-за взаимодействия со многими разными людьми с разными типами личности и от ожидания быстрого выполнения нескольких задач. [4]
В зависимости от отрасли должность администратора может иметь возможности для налаживания связей , чтобы перейти на другие должности в определенной области. Некоторые люди могут использовать этот тип работы как способ ознакомиться с офисной работой или узнать о других функциях или должностях в корпорации. Некоторые люди используют работу администратора как способ заработать деньги, преследуя возможности дальнейшего образования или другие карьерные интересы, например, в исполнительском искусстве или в качестве писателей.
В то время как многие люди, работающие администраторами, продолжают занимать эту должность на протяжении всей своей карьеры, некоторые администраторы могут перейти на другие административные должности, такие как представитель службы поддержки клиентов , диспетчер , интервьюеры , секретарь, помощник по производству , личный помощник или помощник руководителя . На небольших предприятиях, таких как кабинет врача или адвоката, администратор также может быть офис-менеджером .которому поручено разнообразие бизнес-операций среднего уровня управления. Например, в гостиничном бизнесе роль ночного администратора почти всегда сочетается с ежедневной консолидацией счетов и отчетностью, более известной как ночной аудит .
