Из Википедии, бесплатной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску
Эта статья о сотруднике. Для теологической доктрины см Receptionism .
Ресепшн в Стокгольме , Швеция

Приемная является сотрудником принимая должность или административную позицию поддержки. Работа обычно выполняется в зоне ожидания , таких как лобби или фронт - офиса стол организации или бизнеса. Титульный администратор приписывается человеку, который нанят в организации для приема или приветствия посетителей, пациентов или клиентов и ответа на телефонные звонки. [1] Термин " стойка регистрации"используется во многих отелях для административного отдела, где в обязанности администратора также может входить резервирование номеров и их назначение, регистрация гостей, работа кассира, проверка кредитоспособности, контроль ключей, а также обслуживание почты и сообщений. Таких портье часто называют служащими на стойке регистрации . Служащие на стойке регистрации занимаются многими областями работы, помогая предприятиям, в которых они работают, включая назначение встреч, ведение делопроизводства, ведение документации и другие офисные задачи. [2]

Обязанности [ править ]

Администратор Белого дома Уильям Симмонс за своим столом в 1946 году беседует с посетителем.

Деловые обязанности администратора могут включать в себя ответы на запросы посетителей о компании и ее продуктах или услугах, направление посетителей к месту их назначения, сортировку и раздачу почты, ответы на входящие звонки на многолинейные телефоны или, ранее в 20 веке, коммутатор , назначение встреч, ведение делопроизводства, ведение документации, ввод с клавиатуры / данных и выполнение множества других офисных задач, таких как отправка факсов или электронная почта. Некоторые администраторы также могут выполнять бухгалтерские или кассовые операции . Некоторые, но не все офисы могут ожидать, что администратор будет подавать гостям кофе или чай и поддерживать порядок в вестибюле. [3]

Администратор может также взять на себя некоторые функции контроля доступа охранника для организации, проверяя идентификацию сотрудников, выдавая пропуски для посетителей, а также наблюдая и сообщая о любых необычных или подозрительных лицах или действиях.

Администратор часто является первым деловым контактом, которого встречает человек в любой организации. Организации обычно ожидают, что администратор всегда будет вести себя спокойно, вежливо и профессионально, независимо от поведения посетителя. Некоторые личные качества, которыми должен обладать администратор для успешного выполнения своей работы, включают внимательность, ухоженный внешний вид, инициативу, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительность, позитивное отношение и надежность. Время от времени работа может вызывать стресс из-за взаимодействия с множеством разных людей с разными типами личности, и ожидается, что они будут быстро выполнять несколько задач. [4]

Возможности для продвижения [ править ]

Стойка регистрации в отеле Hampton Inn в Нью-Йорке , США

В зависимости от отрасли у администратора в приемной могут быть возможности для нетворкинга , чтобы продвинуться на другие должности в определенной области. Некоторые люди могут использовать этот тип работы как способ познакомиться с офисной работой или узнать о других функциях или должностях в корпорации. Некоторые люди используют работу в приемной как способ заработать деньги, преследуя дальнейшие возможности для получения образования или другие карьерные интересы, например, в исполнительском искусстве или в качестве писателей.

В то время как многие люди, работающие в приемной, продолжают занимать эту должность на протяжении всей своей карьеры, некоторые администраторы могут перейти на другие административные должности, такие как представитель службы поддержки клиентов , диспетчер , интервьюеры , секретарь, помощник по производству , личный помощник или помощник руководителя . В небольших компаниях, таких как кабинет врача или юриста, администратор также может быть офис-менеджером.который отвечает за выполнение разнообразных бизнес-операций среднего звена. Например, в гостиничном бизнесе роль ночного администратора почти всегда совмещается с выполнением ежедневной консолидации счетов и отчетности, более известной как ночной аудит .

Когда администраторы уходят с работы, они часто попадают в другие области карьеры, такие как продажи и маркетинг, связи с общественностью или другие занятия со СМИ.

Вначале регистраторами были несколько известных людей, например Бетти Уильямс , со-лауреат Нобелевской премии мира 1976 года . [5] Ряд знаменитостей работали секретарями до того, как стали известными, например, певица и автор песен Наоми Джадд [6] и покойная Линда Маккартни , фотограф, предприниматель и жена Битла Пола Маккартни. [7] Среди других известных людей, которые начинали свою карьеру в качестве администратора или работали на местах, были активистка за гражданские права Роза Паркс [8] и бывший генеральный директор Hewlett-Packard Карли Фиорина . [9]

Эволюция и новые технологии [ править ]

Некоторые владельцы малого и среднего бизнеса нанимают живого удаленного администратора вместо штатного администратора, работающего на полную ставку, благодаря достижениям в области коммуникационных технологий. [10] Как следует из самой фразы, удаленный администратор в режиме реального времени занимается телефонными звонками в компанию, находящуюся в другом месте, используя серверы телефонной частной телефонной станции (PBX). Большинство современных служб приема могут принимать сообщения, просматривать и переадресовывать звонки, отвечать на основные часто задаваемые вопросы и заполнять веб-формы. Многие службы также могут назначать встречи и принимать заказы по кредитной карте. Некоторые из старых служб администратора существуют уже несколько десятилетий, но они часто работают совсем не так, как современные службы. [11] [12]

Достижения в области сенсорного экрана и технологии двустороннего видео меняют способ работы некоторых секретарей. Новые типы систем виртуальных видеорегистраторов теперь позволяют администраторам в реальном времени, внутри или удаленно управлять зонами офисного холла из удаленных мест. Эти виртуальные регистраторы не только отвечают на телефонные звонки, но и приветствуют пришедших посетителей, используя камеру обнаружения движения, чтобы «видеть» посетителей, когда они входят в здание. Затем удаленный регистратор отображается в видеоокне на настенном ЖК-экране [1] или настольном моноблоке. Затем администратор видеосъемки и посетители могут общаться с помощью двусторонней видеосвязи, что позволяет администратору управлять одной или несколькими зонами офисного вестибюля из центра.

Развитие автоматизации делопроизводства устранило работу некоторых администраторов. Например, на телефонный звонок может ответить автосекретарь . Тем не менее, администратор, обладающий сильными офисными / техническими навыками, а также обладающий вежливостью, тактом и дипломатией, по-прежнему считается активом делового имиджа компании и по-прежнему очень востребован в деловом мире.

Следовательно, считается, что технологии не заменят регистратора, а улучшат качество обслуживания клиентов. [13] Устранение повторяющихся задач администратора, выполняемых вручную, и изменение их целевого назначения для предоставления более персонализированных услуг встречи и приветствия. Сочетание людей и технологий может обрабатывать до 2800 посетителей в день, обеспечивая при этом гибкую цифровую службу приема .

См. Также [ править ]

  • Секретарь

Ссылки [ править ]

  1. ^ "Ресепшн Информация о вакансии | Национальная служба занятости" . Национальный карьерный сервис.direct.gov.uk. 2012-01-27 . Проверено 2 марта 2014 .
  2. ^ «День регистраторов» . Дни года . Проверено 9 июня 2016 .
  3. ^ «BBC News - виртуальная секретарша Брент Совета маркирован„трюк “ » . Bbc.co.uk. 2013-08-21 . Проверено 2 марта 2014 .
  4. ^ "Информация о вакансии администратора в отеле | Национальная служба занятости" . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27 . Проверено 2 марта 2014 .
  5. ↑ Райдер, Крис (20 марта 2020 г.). «Некролог Бетти Уильямс» . Хранитель . Проверено 16 марта 2021 года .
  6. ^ Mussen, Dale (14 мая 2014). «Национальный день приемных» . WYRK . Проверено 4 апреля 2021 года .
  7. ↑ Похороны Линды Маккартни , CNN.com, 20 апреля 1998 г., получено с Archive.org 24 июля 2012 г.
  8. ^ Шипп, ER (25 октября 2005). "Роза Паркс, 92 года, символ-основатель движения за гражданские права, умирает" . Нью-Йорк Таймс . п. 2 . Проверено 1 января 2010 года .
  9. Рианна Хоровиц, Джейсон (26 ноября 2015 г.). «Для Карли Фиорины перипатетическое детство помогло построить мировоззрение» . Нью-Йорк Таймс . ISSN 0362-4331 . Проверено 3 декабря 2015 года . 
  10. ^ "Администратор" . Карьера в NHS . Проверено 2 марта 2014 .
  11. ↑ Эриксон, Чарльз (10 мая 2015 г.). «Старое время службы автоответчика Stroudsburg выдерживает старый школьный подход» . Рекорд Поконо . Дата обращения 13 мая 2015 .
  12. ^ "Система управления посетителями" . Суббота, 28 ноября 2020 г.
  13. ^ "Должны ли технологии заменить людей?" . Решения Vpod . Проверено 2 мая 2021 .