Информационная система бухгалтерского учета

Часть серии по
Бухгалтерский учет
Историческая ценность Постоянная покупательная способность Управление Налог
Основные типы Аудит Бюджет Расходы Судебно-медицинская экспертиза Финансовый Фонд Правительственный Управление Социальное Налог
Ключевые идеи Отчетный период Начисление Постоянная покупательная способность Экономическая организация Справедливая стоимость Постоянный концерн Историческая ценность Принцип сопоставления Существенность Признание выручки Расчетная единица
Выбранные аккаунты Ресурсы Наличные Стоимость проданных товаров Амортизация  / Амортизация Беспристрастность Затраты Доброжелательность Пассивы Выгода Доход
Стандарты бухгалтерского учета Общепринятые принципы Общепринятые стандарты аудита Конвергенция Международные стандарты финансовой отчетности Международные стандарты аудита Принципы управленческого учета
Финансовые отчеты Годовой отчет Бухгалтерский баланс Поток наличных денег Беспристрастность Доход Обсуждение руководства Примечания к финансовой отчетности
Бухгалтерия Банковская сверка Дебет и кредит Двойная система входа ФИФО и ЛИФО Журнал Главная книга  / Главная книга T счета Пробный баланс
Аудиторская проверка Финансовый Внутренний Фирмы Отчет
Люди и организации Бухгалтеров Бухгалтерские организации Лука Пачоли
Разработка История Исследовать Положительный учет Закон Сарбейнса – Оксли
v т е

Учет как информационная система (АИС) представляет собой систему сбора, хранения и обработки финансовой и учета данных, которые используются лицами , принимающими решения . Информационная система бухгалтерского учета, как правило, представляет собой компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. Полученные в результате финансовые отчеты могут использоваться руководством внутри компании или извне другими заинтересованными сторонами, включая инвесторов , кредиторов и налоговые органы. Информационные системы бухгалтерского учета предназначены для поддержки всех бухгалтерских функций и видов деятельности, включая аудит , финансовый учет.и отчетность, -управленческий / управленческий учет и налоги . Наиболее распространенными системами бухгалтерской информации являются модули аудита и финансовой отчетности.

История [ править ]

Традиционно бухгалтерский учет ведется исключительно вручную. Опыт и навыки отдельного бухгалтера имеют решающее значение в бухгалтерских процессах. Даже использование ручного подхода может быть неэффективным и неэффективным. Информационные системы бухгалтерского учета решают многие из вышеперечисленных проблем. AIS могут поддерживать автоматизацию обработки большого количества данных и предоставлять своевременную и точную информацию.

Ранние бухгалтерские информационные системы были разработаны для расчета заработной платы в 1970-х годах. Изначально информационные системы бухгалтерского учета разрабатывались собственными силами, поскольку не было готовых решений. Такие решения были дорогими в разработке и сложными в обслуживании. Поэтому многие практикующие бухгалтеры предпочли ручной подход, а не компьютерный. Сегодня информационные системы бухгалтерского учета чаще продаются в виде готовых пакетов программного обеспечения от крупных поставщиков, таких как Microsoft, Sage Group, SAP AG | SAP и Oracle Corporation | Oracle, где они настраиваются и настраиваются в соответствии с бизнес-процессами организации . Малые предприятия часто используют недорогие программные пакеты для бухгалтерского учета, такие как Tally.ERP 9., MYOB и Quickbooks. Крупные организации часто выбирают системы ERP. По мере роста потребности в подключении и консолидации других бизнес-систем информационные системы бухгалтерского учета были объединены с более крупными и централизованными системами, известными как планирование ресурсов предприятия.(ERP). Раньше, имея отдельные приложения для управления различными бизнес-функциями, организациям приходилось разрабатывать сложные интерфейсы для взаимодействия систем друг с другом. В ERP такая система, как бухгалтерская информационная система, построена как модуль, интегрированный в набор приложений, которые могут включать производство, цепочку поставок, человеческие ресурсы. Эти модули интегрированы вместе и могут получать доступ к одним и тем же данным и выполнять сложные бизнес-процессы. Сегодня облачные бухгалтерские информационные системы становятся все более популярными как для малых и средних предприятий, так и для крупных организаций из-за снижения затрат. С внедрением информационных систем бухгалтерского учета многие предприятия отказались от функций, связанных с низким уровнем квалификации, операционного и операционного учета.

Пример архитектуры [ править ]

AIS обычно следует многоуровневой архитектуре, разделяющей представление для пользователя, обработку приложений и управление данными на отдельных уровнях. Уровень представления управляет тем, как информация отображается и просматривается функциональными пользователями системы (через мобильные устройства, веб-браузеры или клиентское приложение). Вся система поддерживается централизованной базой данных, в которой хранятся все данные. Сюда могут входить данные транзакций, сгенерированные из основных бизнес-процессов (закупки, инвентаризация, бухгалтерский учет) или статические основные данные.на который ссылаются при обработке данных (записи учетных записей сотрудников и клиентов и параметры конфигурации). По мере совершения транзакций данные собираются из бизнес-событий и сохраняются в базе данных системы, где их можно извлечь и преобразовать в информацию, полезную для принятия решений. Уровень приложения извлекает необработанные данные, хранящиеся на уровне базы данных журналов , обрабатывает их на основе настроенной бизнес-логики и передает их на уровень представления для отображения пользователям. Например, рассмотрите отдел счетов к оплате при обработке счета-фактуры. В информационной системе бухгалтерского учета клерк по счетам к оплате вводит счет , предоставленный поставщиком., в систему, где он затем сохраняется в базе данных. При получении товаров от поставщика создается поступление, которое также вводится в AIS. Перед тем, как отдел кредиторской задолженности произведет оплату поставщику, уровень обработки приложений системы выполняет трехстороннее сопоставление, при котором автоматически сопоставляет суммы в счете-фактуре с суммами в квитанции и первоначальном заказе на поставку. После завершения сопоставления менеджеру по счетам к оплате будет отправлено электронное письмо для утверждения. Отсюда можно создать ваучер , и в конечном итоге продавцу можно будет заплатить.

Преимущества и последствия [ править ]

Большим преимуществом компьютерных информационных систем бухгалтерского учета является то, что они автоматизируют и оптимизируют отчетность , развивают расширенное моделирование и поддерживают интеллектуальный анализ данных. ^[1] Отчетность - это основной инструмент, позволяющий организациям точно видеть обобщенную и своевременную информацию, используемую для принятия решений и финансовой отчетности.. Информационная система бухгалтерского учета извлекает данные из централизованной базы данных, обрабатывает и преобразует их и, в конечном итоге, генерирует сводку этих данных в виде информации, которая теперь может быть легко использована и проанализирована бизнес-аналитиками, менеджерами или другими лицами, принимающими решения. Эти системы должны обеспечивать своевременность отчетов, чтобы лица, принимающие решения, не действовали на основе старой, нерелевантной информации и, скорее, могли действовать быстро и эффективно на основе результатов отчетов. Укреплениеявляется одним из отличительных признаков отчетности, поскольку людям не нужно просматривать огромное количество транзакций. Например, в конце месяца финансовый бухгалтер объединяет все оплаченные ваучеры, создавая отчет в системе. Уровень приложений системы предоставляет отчет с общей суммой, уплаченной поставщикам за конкретный месяц. В крупных корпорациях, которые генерируют большие объемы транзакционных данных, создание отчетов даже с помощью AIS может занять дни или даже недели.

После волны корпоративных скандалов со стороны крупных компаний, таких как Tyco International , Enron и WorldCom , основной упор был сделан на принуждение публичных компаний к внедрению строгих мер внутреннего контроля в свои системы, основанные на транзакциях. Это было закреплено в законе с принятием Закона Сарбейнса-Оксли от 2002 года, который предусматривал, что компании должны составлять отчет о внутреннем контроле, в котором указывается, кто несет ответственность за структуру внутреннего контроля организации, и описывается общая эффективность этого контроля. ^[2] Поскольку большая часть этих скандалов связана с бухгалтерской практикой компаний, Сарбейнс Оксли делает упор навнедрены компьютерные бухгалтерские информационные системы. Сегодня поставщики AIS рекламируют свои функции управления, управления рисками и соответствия, чтобы гарантировать надежность и защиту бизнес-процессов и безопасность активов организации (включая данные).

Реализация [ править ]

В последние годы многие крупные и малые и средние предприятия переходят на рентабельную облачную информационную систему бухгалтерского учета.

Оглядываясь назад, можно сказать, что большинство организаций, даже более крупных, нанимают внешних консультантов либо из числа издателей программного обеспечения, либо консультантов, которые разбираются в организации и помогают выбрать и реализовать идеальную конфигурацию с учетом всех компонентов.

Шаги по внедрению системы бухгалтерской информации заключаются в следующем:

Подробный анализ требований

где опрашиваются все лица, задействованные в системе. Текущая система полностью изучена, включая проблемы, и собрана полная документация по системе - транзакции, отчеты и вопросы, на которые необходимо ответить. Потребности пользователей, которых нет в текущей системе, изложены и задокументированы. Пользователи включают всех, от высшего руководства до ввода данных. Анализ требований не только предоставляет разработчику конкретные потребности, но и помогает пользователям принять изменения. Пользователи, у которых есть возможность задавать вопросы и вносить свой вклад, гораздо более уверены и восприимчивы к изменениям, чем те, кто бездельничает и не выражает своих опасений.

Системный дизайн (синтез)

Анализ тщательно анализируется, и создается новая система. Система, которая окружает систему, часто бывает самой важной. Какие данные необходимо ввести в систему и как это будет обрабатываться? Какая информация должна выходить из системы, как она будет форматироваться? Если мы знаем, что нужно сделать, мы знаем, что нам нужно добавить в систему. Выбранная программа должна будет должным образом обрабатывать этот процесс. Система построена с контрольными файлами, образцами основных записей и возможностью выполнять процессы на тестовой основе. Система предназначена для включения соответствующих средств внутреннего контроля и предоставления руководству информации, необходимой для принятия решений. Целью информационной системы бухгалтерского учета является предоставление актуальной, значимой, надежной, полезной и актуальной информации. Для достижения этой цели,система спроектирована таким образом, что транзакции вводятся по мере их совершения (вручную или в электронном виде), а информация немедленно становится доступной для управления в режиме онлайн.

После того, как система спроектирована, создается RFP с подробным описанием требований и основного дизайна. Продавцов просят ответить на предложение, предоставить демонстрацию продукта и конкретно ответить на потребности организации. В идеале поставщик должен вводить контрольные файлы, образцы основных записей и иметь возможность показать, как обрабатываются транзакции, что приводит к информации, необходимой руководству для принятия решений. Запрос предложений на инфраструктуру информационных технологий следует за выбором программного продукта, поскольку этот программный продукт обычно предъявляет особые требования к инфраструктуре. Иногда программное обеспечение и инфраструктура выбираются у одного и того же поставщика. В противном случае организация должна гарантировать, что поставщики будут работать вместе, не указывая пальцем.когда есть проблема с программным обеспечением или инфраструктурой.

Документация

По мере разработки система документируется. Документация включает документацию поставщика системы и, что более важно, процедуры или подробные инструкции, которые помогают пользователям обрабатывать каждый процесс, специфичный для организации. Большая часть документации и процедур находится в Интернете, и было бы полезно, если бы организации могли добавлять к справке инструкции, предоставляемые поставщиком программного обеспечения. О документации и процедурах, как правило, думают позже, но они представляют собой страховой полис и инструмент, используемый во время тестирования и обучения - до запуска. Документация тестируется во время обучения, поэтому при запуске системы не возникает сомнений в ее работоспособности и в том, что пользователи уверены в изменениях.

Тестирование

Перед запуском все процессы тестируются от ввода до вывода с использованием документации в качестве инструмента, чтобы гарантировать, что все процессы тщательно задокументированы и что пользователи могут легко следовать процедурам: они знают, что это работает и что процедуры будут выполняться последовательно. Отчеты просматриваются и проверяются, чтобы не было мусора на выходе. Это делается в тестовой системе, которая еще не полностью заполнена данными в реальном времени. К сожалению, большинство организаций запускают системы до тщательного тестирования, что усугубляет разочарование конечных пользователей, когда процессы не работают. В ходе этого процесса могут быть изменены документация и процедуры. Все идентифицированные транзакции должны быть проверены на этом этапе.Все отчеты и онлайн-информация должны проверяться и отслеживаться через контрольный журнал, чтобы руководство было уверено, что транзакции будут обрабатываться согласованно и что на информацию можно будет полагаться при принятии решений.

Подготовка

Перед запуском всех пользователей необходимо обучить процедурам. Это означает, что инструктор использует процедуры, чтобы показать каждому конечному пользователю, как выполнять процедуры. Процедуры часто необходимо обновлять во время обучения, поскольку пользователи описывают свои уникальные обстоятельства, а «дизайн» изменяется с этой дополнительной информацией. Затем конечный пользователь выполняет процедуру с инструктором и документацией. Затем конечный пользователь выполняет процедуру только с документацией. В этом случае конечный пользователь остается один с поддержкой, лично или по телефону, со стороны тренера или другого специалиста по поддержке. Это до преобразования данных.

Конверсия данных

Разработаны инструменты для преобразования данных из текущей системы (которая была задокументирована при анализе требований) в новую систему. Данные отображаются из одной системы в другую, и создаются файлы данных, которые будут работать с разработанными инструментами. Перед окончательным преобразованием конверсия тщательно тестируется и проверяется. Есть резервная копия, поэтому при необходимости ее можно перезапустить.

Запуск

Система реализуется только после выполнения всего вышеперечисленного. О дате запуска знает вся организация. В идеале текущая система сохраняется и часто работает «параллельно» до тех пор, пока новая система не заработает в полную силу и не заработает должным образом. С нынешним программным обеспечением для массового рынка, используемым тысячами компаний и доказавшим свою эффективность, «параллельный» запуск, который является обязательным с программным обеспечением, специально разработанным для компании, обычно не проводится. Однако это верно только при соблюдении описанного выше процесса, когда система тщательно документируется и тестируется, а пользователи проходят обучение перед запуском.

Инструменты

Доступны онлайн-ресурсы для помощи в стратегическом планировании информационных систем бухгалтерского учета. Информационные системы и финансовые формы помогают в определении конкретных потребностей каждой организации, а также в распределении ответственности по задействованным принципам. ^[3]

Служба поддержки

Конечные пользователи и менеджеры имеют постоянную поддержку в любое время. При обновлении системы происходит аналогичный процесс, и все пользователи тщательно информируются об изменениях, обновляются эффективным образом и проходят обучение.

Многие организации предпочли ограничить время и деньги, затрачиваемые на анализ, проектирование, документацию и обучение, и сразу перейти к выбору и внедрению программного обеспечения. Если выполняется подробный анализ требований с уделением достаточного времени анализу, реализация и текущая поддержка будут минимальными. Организации, которые пропускают шаги по обеспечению соответствия системы их потребностям, часто остаются с разочарованными конечными пользователями, дорогостоящей поддержкой и устаревшей или неверной информацией. Что еще хуже, эти организации строят систему не один раз, а трижды.

Эволюция [ править ]

Информационная система бухгалтерского учета характеризуется большим количеством различных подходов и методологий за последние 50 лет. Из-за ограничений и недостатков предыдущих моделей каждая новая модель развивалась. Интересно, что после создания новейшей техники новые или новейшие модели эволюции не устраняют и не заменяют старую или предыдущую технику мгновенно. Однако несколько поколений и одноранговых систем существует в разных учреждениях, организациях, группах одновременно и, возможно, существует в одном или том же учреждении. Аналогичным образом, обновленный инспектор должен знать функциональные особенности всех подходов AIS, с которыми он может столкнуться. В настоящее время можно выделить четыре подхода, которые развивались за последние 50 лет. ^[4]

• Модель ручного процесса
• Модель плоского файла
• Система модели базы данных
• Модель REA (ресурс, событие и агенты)

Карьера [ править ]

Многие профессионалы AIS работают в консалтинговых фирмах, крупных корпорациях, страховых компаниях, финансовых компаниях, государственных учреждениях и аудиторских фирмах, а также в других типах компаний. С развитием технологий традиционная практика бухгалтерского учета переместится в практику информационных систем бухгалтерского учета. Профессиональные организации бухгалтерского учета и информационных технологий работают над новыми направлениями бухгалтерских программ и отраслевых практик. Системные аудиторы - один из лучших вариантов за последние два десятилетия, они изучают средства управления, обработку данных, целостность данных, общую работу, обслуживание, безопасность и другие аспекты всех типов информационных систем, используемых предприятиями. Некоторые должности в этой области работы включают финансового менеджера, финансового эксперта и финансового директора. Другие должности: аналитик компьютерных систем,менеджер компьютерных информационных систем, инженер-программист или программист, специализирующийся на финансовом программном обеспечении.

Существуют отраслевые ассоциации, предлагающие сертификаты, относящиеся к области AIS, включая CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE и CITP.

См. Также [ править ]

• Бухгалтерское программное обеспечение
• Сравнение бухгалтерских программ
• Список программных пакетов ERP
• Окончательные счета

Ссылки [ править ]