Офисное администрирование (сокращенно Office Ad и сокращенно OA ) - это набор повседневных действий, связанных с обслуживанием офисного здания, финансовым планированием , ведением учета и выставлением счетов , личным развитием , физическим распределением и логистикой в пределах организация. Работник , который проводит эти мероприятия обычно называют администратор офиса или офис - менеджер,и играет ключевую роль в инфраструктуре любой организации, независимо от ее масштаба. Многие административные должности требуют от кандидата высоких навыков работы с программными приложениями Microsoft Word , Excel и Access . [1]
Офисный администратор
Администратор офиса несет ответственность за обеспечение того , чтобы административная деятельность в рамках организации эффективной работы, обеспечивая структуру для других сотрудников в рамках всей организации. Эти действия могут варьироваться от ответственности за управление человеческими ресурсами , бюджетами и записями до выполнения роли надзора за другими сотрудниками. Эти обязанности могут варьироваться в зависимости от работодателя и уровня образования. [2]
Набор навыков
Важность офисного администратора для организации очень велика из-за возложенных на него обязанностей; следовательно, для того, чтобы сотрудник мог работать эффективно и продуктивно, требуется специальная подготовка, а именно:
- Обучение начислению заработной платы, которое предполагает ответственность за то, чтобы все сотрудники получали свои платежные ведомости вовремя.
- Наличие хороших коммуникативных навыков для координации с другими сотрудниками в организации.
- Возможность контролировать вспомогательных работников
- Способность адаптироваться к меняющимся условиям и новым технологиям, которые могут быть реализованы, например, установка нового программного обеспечения.
- Проявляя хорошую инициативу
- Способность работать в стрессовых условиях, когда перед ними стоит задача, имеющая жизненно важное значение для организации. [3]
Роли
Существует широкий спектр ролей, которые можно связать с офисным администратором. Организации часто рекламируют вакансии помощников по административным вопросам, ориентированные на студентов, которые в настоящее время учатся или окончили среднюю школу или колледж . Это дает сотруднику возможность получить опыт или построить карьеру, работая полный рабочий день или проходя стажировку во время летних каникул.
Служащие на стойке регистрации играют ключевую роль в управлении организацией, поскольку им доверяют организацию и приветствие клиентов, поставщиков и посетителей напрямую с помощью электронной почты , телефонных звонков или прямой почтовой рассылки . Сотрудник, выполняющий роль регистратора, должен демонстрировать хорошие организационные навыки, навыки общения и обслуживания клиентов, чтобы обеспечить эффективность. [4] Администратор должен знать о мошенниках, которые пытаются получить внутреннюю информацию о офисе или медицинском учреждении, чтобы злоупотребить или использовать ее. [5] Другие обязанности администратора:
- Обеспечение того, чтобы исходящая и входящая почта распределялась по нужному отделу в организации.
- Организация и помощь коллегам в проведении встреч , конференций и прямых телефонных звонков, когда это необходимо
- Общение с представителями общественности при проведении расследования
- Управление и поддержка файловой системы, внедренной в организации, например, информационных систем.
- Канцелярские обязанности, связанные с заказом оборудования, канцелярских принадлежностей и другого необходимого инвентаря [6]
Персональные помощники обычно ассоциируются с помощниками офис-менеджера в поддержании эффективности их повседневной работы; это обеспечивается секретарской поддержкой и помощью. Чтобы стать персональным помощником, сотрудник должен иметь опыт работы на предыдущих административных должностях, что влечет за собой использование компьютеров и информационных систем. Как и любая другая роль, связанная с офисным администратором, должность личного помощника требует, чтобы сотрудник был организован, демонстрировал профессионализм и имел способность работать под давлением, когда ему дается жизненно важная задача. [7] Персональный помощник должен выполнять следующие ежедневные обязанности:
- Ввод, регистрация и управление данными, которые хранятся в офисной системе организации.
- Обеспечение того, чтобы все контакты со сторонними лицами обрабатывались через них
- Организация транспорта и встреч, важных для офис-менеджера
- Обеспечение подготовки документов, отчетов и презентаций до любых встреч
- Обработка писем и писем, полученных в переписке с офис-менеджером
Офис-менеджер
Офис - менеджер несет ответственность за обеспечение того , чтобы офисные обязанности организаций будут завершены и эффективны, а также контроль других сотрудников. Роль офис-менеджера более требовательна, чем другие административные должности, включая такие навыки и квалификацию, как большой административный опыт, компетентность в человеческих ресурсах , навыки отчетности, делегирование полномочий , процессы управления и способность общаться с другими членами организации. [8] [9]
Обязанности
В обязанности офис-менеджера входит: [10]
- Организовывать операции и процедуры офиса, выполняя несколько административных задач, например, проектируя и внедряя новые системы хранения документов.
- Назначение задач сотрудникам и отслеживание их прогресса
- Подбор , отбор и обучение новых сотрудников
- Развитие сотрудников с помощью коучинга и консультирования
- Составление годовых бюджетов
- Профессиональное развитие , например, путем посещения внешних тренингов
Рекомендации
- ^ http://www.careerfaqs.com.au/news/news-and-views/opportunities-in-office-administration/
- ^ "Архивная копия" . Архивировано из оригинала на 2015-10-18 . Проверено 20 октября 2015 .CS1 maint: заархивированная копия как заголовок ( ссылка )
- ^ «Краткая история офисного администрирования» . Национальная академия здоровья и бизнеса | Обучение в колледже в Онтарио . 2014-06-04 . Проверено 26 октября 2015 .
- ^ «Возможности офисного администрирования» . CareerFAQs . Проверено 26 октября 2015 .
- ^ «Как научить сотрудников администрации вашей практики» . www.healthcarebusinesstoday.com . Проверено 9 апреля 2018 .
- ^ «Должностная инструкция - регистратор» (PDF) . Описание работы . Maca.gov. 2015-05-30.
- ^ Агентство, финансирование навыков. "Информация о вакансиях личного помощника | Национальная служба занятости" . nationalcareersservice.direct.gov.uk . Проверено 2 ноября 2015 .
- ^ "Образец описания работы офис-менеджера | Monster.com" . Ресурсный центр по найму монстров . Проверено 2 ноября 2015 .
- ^ «Возможности офисного администрирования» . CareerFAQs . Проверено 2 ноября 2015 .
- ^ "Образец описания работы офис-менеджера | Monster.com" . Ресурсный центр по найму монстров . Проверено 3 ноября 2015 .